现代人力资源管理视角下的高校人事档案管理

李淑艳

（江苏经贸职业技术学院人事处，江苏南京，211168）

随着我国高职教育教学和人事制度改革的不断深入，高职院校人事管理模式也随之发生转变，由过去传统的“以事为中心”的人事管理发展为现代的“以人为中心”的人力资源管理。人力资源管理是高职院校管理的核心，高职院校是高知识、高技能人才的聚集地，发现人才、培养人才、合理使用人才是高职院校人力资源管理的重中之重。而人事档案作为个人和社会的实践载体，在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大作用。为此，高职院校有必要创新人事档案管理，充分挖掘档案信息资源，为全面促进人力资源开发服务。

1 人事档案与人力资源管理的关系

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、图表及其他各种形式的历史记录。具有现实性、真实性、动态性和机密性的特点。

人力资源管理，是指运用现代化的科学方法，对与一定物力相结合的人力合理的培训、组织和调配，使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目标。具有动态性、战略性、前瞻性、系统性的特点。

人事档案管理是人力资源管理的重要组织部分。两者相辅相成，不可分离，人力资源管理的核心是以人为中心，强调对人的管理，尊重人，重视人，根本目标是知人善任，选贤举能。而要知人，就要全方位的了解人，了解的方法除直接考察人员的现实表现外，还必须通过人事档案掌握其全面情况。人力资源的合理配置、人才培养、人事管理、社会保障等工作都需要真实、可靠的人员信息为依据和支撑，而这些信息的获取和利用，而人事档案的科学化、规范化管理，又会促进人力资源的开发和管理水平的提升。

2 创新人事档案管理，提升高职院校人事档案在人力资源管理中的支撑和服务功能

2.1 运用信息化手段为领导决策提供数据支撑

目前，江苏各高校人事档案基本上都已经实现了纸质档案的实体管理和信息化管理并重的管理模式，并正在逐步推进人事档案数字化建设，实现人事档案原件纸质管理和数字化管理的双轨制运行模式。以江苏经贸职业技术学院为例，我校2000年开始使用江苏省委组织部研发的干部人事档案管理系统软件，2008年11月开始使用省委组织部与益康信达软件技术有限公司联合研发的新版系统组织（人事）管理信息系统（高校网络版），该系统由四套组件构成，即干部信息系统、档案管理系统、干部档案原件管理系统，领导查询系统。并根据需要在不断升级和完善。在组织人事部门内部通过局域网连接，可以多个用户在多台电脑上同时操作，数据实时共享。不同工作类别人员按照不同权限，通过不同的系统在同一数据库中进行工作，满足不同工作的要求。人事档案管理已由从前的以手工管理为主转化为以计算机管理为主。实现了干部档案日常工作计算机管理，可方便地完成档案基本信息录入、查询；档案的转进转出；档案目录的录入、打印及零散材料管理；档案“四统一”管理；各种规范登记簿生成及人员基本信息分项统计等相关工作。及时更新和维护，保证人事档案信息实时动态更新。统计信息实现与人员数据库及时联动，可以方便快捷地提供各种最新数据需求，可按性别构成、年龄结构、学历结构、职称结构等多角度进行统计分析；根据不同需求输出圆饼图、柱形图、折线图等多种格式统计图和二维统计表，一目了然。为领导决策提供翔实可靠的信息数据支撑。

2.2 开发人事档案信息资源为师资队伍建设服务

我国职业教育的发展迎来高潮。师资队伍是教育发展的基础条件，只有尽快培养一支业务熟练、技能精良的师资队伍，职业教育的跨越式发展才有可能实现。然而，与快速扩张的职业教育规模相比，师资力量不足问题日益突出。在学生数量迅速增长的同时，师资队伍却相对发展缓慢。数据显示，目前我国高职学校的生师比远未达到教育部规定的18：1至15：1的标准，而且还存在结构不合理、知识技能要求不达标等问题。解决高职院校师资人才短缺、结构不合理问题的有效途径是培养与引进相结合。因此，要充分挖掘人事档案信息资源，应用人事档案信息系统的统计数据，分析各专业现有教师的类型结构、学历层次、职称级别、年龄结构等，制定出切实可行的人力资源培养计划，鼓励教师提升学历学位、有计划地轮流选派教师参加非学历学位进修培训，安排教师到企业挂职锻炼，做访问工程师等，促使教师尽快具备双师素质。还可以利用人档案信息资源了解教职工相关信息，根据不同人才的能力和特点的不同，因事择人，用人以治事，充分发挥人才的相对优势，促进人才在各部门之间合理有序地流动，做到人尽其才，才尽其用，用好人才，用足人才，实现人力资源的合理配置。

2.3 创新人事档案管理理念，保障人事档案知情权

人事档案作为人才信息资源的载体，人事档案信息也归属于公共信息资源，属于信息公开的范畴，应取之于民，用之于民。但由于人事档案具有机密性这一特点，为了确保人事档案的保密和安全，现行的人事档案管理制度明确规定：“任何个人不得查阅和借阅本人及其直系亲属的档案”，人事档案的管理过程一直是完全保密的，人事档案对个人一直蒙着一层神秘的面纱。其实人事档案的很多材料都是由每个人自己填写和签字完成的，可以说每个人都是自己人事档案建立的参与者，可他们却对自己的档案知之甚少，不知道档案当中都有哪些材料。现今人们对人事档案信息的需求不断增加，对人事档案知情权的诉求欲加强烈。作为人事档案的管理者要站在科学发展的高度，解放思想，更新观念，勇于创新，树立“以人为本，立档为民”的服务意识。在开发档案信息资源的同时，适度公开人事档案信息，允许本人和及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，让档案信息流动起来，变死档案为活信息，提高档案利用效率。保障人事档案知情权的实现。如何在保证人事档案的机密性和安全性的前提下，向教职工本人和有关部门合理适度公开人事档案信息，这是每一个档案工作者面临的一道难题。难就难在“合理”二字，哪些内容可以开放，把握好这个度是关键。既要维护人事档案的完整与安全，保护国家组织机密和个人的隐私权，又要尽量满足个人和相关部门的知情权，保持知情权和隐私权的统一。“三龄二历”（年龄、工龄、党龄、学历、简历）是人事档案的核心内容，也是利用最多、最频繁的。每卷人事档案都要进行“三龄二历”的审核，并打印出基本信息审核表，本人签字确认，组织盖章。笔者认为这些基本信息对本人无密可保，可以向本人和有关部门适度公开，但是关于个人考察评价、处分、及有关身心健康等隐私材料是要绝对保密和限制利用的，既要保障人事档案知情权，又要保护个人的隐私权。同时，教职工本人了解档案信息内容，一方面可及时发现档案中存在的问题，及时补充完善；另一方面以后再填写档案材料时，就会认真仔细，内容规范准确，不会随意乱填。使人事档案更加真实、规范，既提升了案卷质量，又维护了当事人的合法权益。

2.4 创新服务方式，构建利用平台，实现资源共享。

虽然江苏各高校都使用了组织人事信息管理系统，人事档案实现了信息化管理，但由于人事档案信息管理系统是不允许接入公共网络的，只是在组织人事部门内部进行数据共享，其他人员和部门是无法登录也不允许访问的。人事档案信息管理系统没有和学校其他职能部门的相关系统进行对接，使人事档案信息管理系统成为信息“孤岛”，提供人事档案信息利用的方式基本上还是“你查我找，你需要我提供”单一的服务方式。为推进人事档案工作向资源建设型。我校于2013年构建了人力资源管理系统与培养平台（以下简称平台），平台的基础是数据库，没有数据，平台便成为无米之炊，在平台的构建过程中，工作量最大、最难的是信息数据的采集和录入，信息的数量和质量对系统功能的发挥具有直接影响。为快速准确地获取信息，首先，我们把人事信息管理系统中的相关数据导出，再导入到平台中加以锁定，这样既节省了大量的人力物力和时间，又保证人员基本信息的真实、准确。同时让教职工用自己的工号登录平台系统，在一周内完成已有信息的核对，对其他信息集如本人的教学、科研、奖励、家庭成员变化等情况进行补充录入，并用扫描仪或高拍仪等上传相应支撑材料原件。对学历学位、职称等信息的历次变化情况进行逐条添加并上传相应的证书原件，所有信息录入完毕提交。对原有信息有异议的可以提出申请，由人事档案部门进行核查，确实有误的予以更正。无误的告知当事人并解释清楚。平台设置为二级管理模式，先由各部门（院系）的人事秘书审核本部门（院系）人员提交的信息和支撑材料。再由人事部门汇同组织部、教务处、科技处等相关部门，按照业务权限的分配分解任务，审核教职工提交的相关信息。如组织部负责审核职务、职级、政治面貌等信息；教务处负责审核教学情况；科技处负责审核科研情况；人事部门进行全面审核，保证了信息全面、真实、准确，实时动态更新。实现人事信息数据和平台有效对接，平台在校园网内开通。全校教职工和相关部门等授权用户可通过该平台方便快捷地查询到所需要的人事档案信息，提高了人事档案利用服务效率，借助平台实现人事档案信息资源的有效共享。

2.5 运用人力资源管理与培养平台，丰富档案内容，提升人事档案价值

人力资源管理系统按照人力资源管理的实际业务流程划分进校管理、聘任管理、培养管理、考核管理、薪资管理、离校管理等若干个模块，所有工作全部实行网上操作。平台内的信息实时动态更新，由教务处负责定期更新教师的教学信息，科技处负责定期更新教职工的科研信息，组织统战部负责及时更新职务职级和政治面貌信息。人事处负责及时更新职称及人员变化等信息，教职工个人学历学位发生变化、参加培训、获得奖励等，可随时登录平台在相应信息集下增加条目，录入相应信息，上传学历学位证书、培训证书、获奖证书等原件然后提交，经人事部门审核确认后，信息相应变动，学历学位变化的还要由人事档案部门对照学籍材料进行审核，学籍材料没有或不全的不予通过，直到补齐为止。有些教职工认为只要交个学历学位证书就可以了，有的甚至根本不知道还有学籍材料，通过这些大大强化了教职工的档案意识。人事档案管理人员通过对照平台上的信息，可以有针对性地及时向有关部门和个人收集、催要相关档案材料，充实丰富档案内容，根据工作对象不同，有选择地收集不同个性化的材料。如对教学、科研、专业技术人员应重点收集反映其教学质量、教育教学成果、科研能力、技术专长、专业培训等方面的材料，对行政、后勤等管理服务人员应重点收集反映其管理水平、行政能力、服务水平等方面的材料，保证档案材料齐全完整，能够全面地反映个人的真实情况，真正做到档如其人。达到“观其卷、知其人、用其才”的目的。并及时补充、更新人事档案管理系统，做到档案实体与档案信

息相一致。为人才选拔、使用提供全面、完整、鲜活的信息，使人事档案真正成为人才资源的信息库。

创新人事档案服务方式，实现人事档案管理改革的新突破，是现代管理理念和实践的探索。随着信息技术和网络技术的迅猛发展，深层次开发利用人事档案信息资源，高职院校要加快人事档案数字化建设，利用先进的技术设备，尽快将纸质档案全部扫描到人事档案原件管理系统，建立人事档案全文数据库，使人事档案利用更加方便快捷，充分发挥人事档案价值，为人力资源管理提供便捷高效的服务。

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