科技档案信息资源开发利用的思考

唐素芬

(攀钢集团有限公司档案馆，四川攀枝花 617067)

科技档案是集中保存起来以备查考直接记述和反映立档者科技、生产等活动的科技图样、图表、文字、电子、声像，以及其他各种方式和载体的科技文件材料。科技档案信息资源的开发利用直接为公司或社会服务，是档案工作的宗旨和生命线。只有把档案信息开发出来，提供给企业广泛利用，档案的潜在价值才能变为现实价值，发挥它巨大的作用［1－2］。

一、开发科技档案信息资源的重要性

1.能够实现档案信息资源的有效性

决定档案信息资源有效还是无效，主要有3个因素:一是档案信息资源本身的价值;二是企业是否需要;三是提供是否及时。开发利用科技档案信息资源，就是要针对企业的不同需要，挑选最有价值的档案信息，及时提供给企业利用，从而实现档案信息资源的有效性。

2.能够实现档案信息资源的可共享性

档案不同于一般的书籍。产生书籍的目的就是为了传播和分享信息，而档案数量有限，一般是孤本，这样就必须实现从实体管理到信息管理转变，利用计算机及网络技术建立档案管理系统，逐渐实现档案信息化管理，从而实现信息资源的可共享性。

二、开发科技档案信息资源的内容

1.加强科技文件材料收集工作，保证科技档案的齐全、完整、准确

档案的收集工作是档案工作的起点，档案收集归档齐全完整，库藏丰富是开发信息资源的前提，没有档案的收集，就没有档案的利用。特别是在市场经济下，对档案的需求越来越大，使用频率越来越高，这就要求收集工作必须满足走上市场的需要，保证收集的档案材料齐全、完整、准确。

2.做好科技档案的整编工作，形成系统化、规范化、信息化的档案管理体系

科技档案的整编工作，即是对档案材料进行整理、编目，使分散的档案材料系统化、有序化的过程。在整理过程中，应严格按照国家标准、企业标准和本公司标准进行整理，对各种科技信息做进一步的加工，利用计算机档案管理系统完成电子归档，使纸质案卷与电子归档案卷的编目、卷内文件内容一致，实现档案管理系统化、规范化、信息化。

3.采取多种方式，直接提供服务

主要包括提供科技档案原件、复印件、扫描件，提供有关目录、目录文件，以及提供有关的咨询服务等，从而达到有效地开发利用科技档案信息资源，为企业建设服务的最终目的。

三、如何开发利用科技档案信息资源

1.利用多种形式广泛宣传档案工作，为开发利用科技档案信息资源开辟渠道

科技档案的价值体现在档案的利用之中，只有充分利用档案资源，才能使大家重视科技档案工作。过去人们不大重视科技档案工作，究其原因，在于他们没有充分利用科技档案。如果人们不了解科技档案，不知道档案部门能提供些什么，又怎能利用和重视它呢?因此，应尽可能地采取口头宣传、直接宣传、文字宣传等多种形式，广泛宣传科技档案工作重要性，使人们了解和认识科技档案工作，使越来越多的人们意识到它的重要。同时也要加强科技档案信息宣传，将库藏科技档案信息的内容、形式特征及其他情况告知人们，增加人们对科技档案的了解，促进和指导人们更加充分而有效地利用科技档案信息。要把科技档案这一概念逐渐渗透到工程管理、工程设计及相关人员的认识范围和思想理念中去，获得他们的普遍认可，使其认识档案的价值和重要性，进而能够自觉地维护、利用科技档案。

2.建立档案管理系统，加强电子归档管理，逐步实现档案信息化管理

随着企业发展的需要，科技档案信息资源管理正从实体管理向信息管理转变，应利用计算机技术建立科技档案管理系统，加强电子归档管理，加强科技档案信息著录和档案信息检索，完善各项功能，逐步实现科技档案信息化管理，从而提高科技档案信息资源管理效率和利用率。当然，要实现科技档案信息化管理，不但需要完成大量的基础工作，还需要有合格的科技档案工作者。科技档案工作者应具备比较完整的知识结构，既要掌握政治理论知识、档案专业知识，熟悉档案相关法规、制度、规定，又要掌握科技档案各项业务工作的原则和方法，还要掌握计算机等相关学科的技术知识。还要有全心全意为人民服务的思想。

3.加强科技档案的开发利用工作是科技档案产生社会效益和经济效益的主要途径

开发科技档案信息资源的目的在于利用，实现科技信息的使用价值，创造经济效益和社会效益。对于一个企业来说，充分利用档案使其能创造出经济效益的因素是多方面的，如降低成本、提高功能、节约人力、物力，用最小的工作量取得最佳的工作成果等。

4.建立和完善信息反馈，科学地开发档案信息资源

科技档案在开发利用中，有一系列的信息可以反馈回来，要通过各种方法和手段把这些信息系统地收集起来，对反馈信息进行系统的研究、分析，从而了解和熟悉过去档案利用的状况，了解各类档案信息的传递效果和档案利用过程所起到的作用，然后以此为依据改进工作，弥补不足，科学地开发档案信息资源，为档案利用者提供必要、系统、准确的依据，更好地为企业生产建设服务。可以采取以下方法:一是通过登记簿，统计利用人次、调卷数、类型、方式、目的、查全率、查准率等等，分析利用者的构成及数量、各类利用者对档案的利用率，以及各类档案的被利用次数，从而得到某个时期某类档案的被利用情况。二是直接向利用者调查，与利用者交流，了解其所获档案信息对其工作和研究有何价值等，这比单纯从登记簿中获得的信息更全面。三是加强交流。通过与同类企业档案馆间的交流，可以互通信息，了解各级各类档案开发利用的有关情况。

四、目前公司科技档案现状和利用效果

1.科技档案现状

公司科技档案还有不完善的地方，需要根据科技档案工作实际情况和工作要求，对科技档案管理标准和工作流程进行改进，制定一套完整的档案管理标准及相关制度，为攀钢科技档案信息资源开发利用打下良好基础。目前，对公司科技档案是集中统一管理，多年实践证明，这种管理更利于公司科技档案信息资源开发利用工作的开展。

在科技档案文件材料收集整理方面，采用归档资料“三审”负责制，即项目管理员一审，对项目归档的竣工资料的完整性、规范性负责;项目经理二审，对项目归档的竣工资料的完整性、准确性负责;档案管理员三审，对项目归档的竣工资料完整性、准确性、规范性负责另外，实行归档资料验收合格后财务方可办理结算的规定，这样就保证了科技档案材料收集的齐全、完整、准确。

在科技档案信息资源开发利用及信息化建设方面，我们建立了数字化档案管理系统。将档案信息内容录入系统。目前，实现案卷级、目录级入机率100%，文件级入机率80%，实现通过档案管理系统进行查阅、借阅档案案卷、卷内目录及部分案卷内容。现在我们开展了扫描工作，将原来档案资源的各种载体进行扫描转化为数字化的档案信息，使其以数字化的形式存储，网络化的形式相互连接，计算机系统进行管理，从而形成一个有序结构的档案信息库。在一定程度上提高了档案信息资源的利用率。

2.科技档案利用效果显著

一直以来，我们的档案管理始终坚持服务攀钢生产建设的指导思想，大力开发科技档案信息资源，较好地发挥了科技档案的服务功能，取得了较显著的经济效益和社会效益。如通信分公司程控大楼新观光电梯新建项目，设计单位和施工单位借阅了有关程控楼土建施工—结构部分、建筑部分、电气部分、给排水部分、设计部分等大量竣工档案。通过对档案原始资料的查考，获悉了大量的技术参数等可靠数据和理论依据，为公司相关部门及领导提供了决策依据，也避免了投入大量的不合理的人力和费用，使该新建工程项目的工程量和费用等都得到有效控制，节约了资金，达到了预期效果。又如电机修造分公司“干燥炉改造”项目，设计人员通过查阅干燥炉设计图、竣工资料及往年改造的相关资料，为项目的开发、设计、施工提供了有效参考，从一定程度上节约了人力、物力和设计费用。另外，公司设备档案利用较高。由于公司许多设备使用年限较长，不可避免会出现故障，有些设备是生产急需设备，设备故障修理时间长短成了关键问题，它直接影响生产，要想尽快修理好设备，就必须要了解设备档案。从另一个角度看，设备档案完整，能及时提供利用，不仅给设备故障排除提供了技术支持，为公司生产正常运行提供了保障，也为公司节约了不必要的资金支出。以上实例充分说明，科技档案在公司生产建设、科研设计中发挥着巨大的作用，产生的经济效益是客观存在的。

五、进一步做好公司科技档案管理及信息资源开发利用的建议

1.树立核心信息资源管理理念

企业档案是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，这是区别其他信息的本质特征。支撑企业发展的信息有多种，但主流信息、核心信息是企业自身形成的档案。树立核心信息资源管理理念，使档案成为企业信息资源的主渠道，这既是对企业档案工作价值与地位的一种肯定，也是在为档案工作的健康发展营造良好的环境。要想充分开发利用核心信息资源，就要将公司所有档案及其他有保存参考价值的资料实行统一管理，积极开发利用好档案信息资源，实现信息共享，更好地为企业服务。

2.档案收集管理自动化

档案收集工作的自动化有两个前提条件，其一是档案存储介质的彻底改变，即所有文件、图形形成机读档案。将不能直接形成机读文件的非机读文件、图纸转换成机读档案，这需要使用扫描输入设备将其输入计算机，在相应的软件编译下使扫描输入的图纸矢量化，使其能在CAD等软件的编辑下成为机读档案。其二是档案馆与形成档案的各部门实现网络联接，使生成的机读文件由计算机终端通过网络传输到档案管理系统直接归档。到那时，传统的收集工作将不复存在，取而代之的是先进的档案管理系统和光盘库。

总之，科技档案作为一种信息资源，在企业建设中的作用是客观存在的，努力开发利用档案信息资源，把科技档案的价值和作用充分发挥出来，这样档案工作才能得到健康、较快的发展，才能把科技档案的社会效益和企业的经济效益上升到一个新的台阶。

［1］ 吕丽.刍议科技档案的开发与利用［J］.矿业工程，2007(3):7.

［2］ 郭德洪，王强.现代企业档案管理新理念［J］.中国档案，2012(4):68.

(责任编辑 张佑法)