浅谈施工企业物资信息化管理存在问题及解决建议

邵凤琴

（中铁四局集团建筑工程有限公司，安徽 合肥 230023）

0 引 述

施工企业的物资管理是指在施工企业的生产经营过程中，需要使用的各种物资的采购、运输、验收、供应、保管、发放、使用等过程的计划、组织、控制等管理工作的总称；施工企业物资管理工作维系着企业的生产与运营，因而物资管理水平的高低直接影响着企业的经济成本。

1 物资信息化管理工作的重要性

近年来，各施工企业积极建立物资管理信息系统，通过计算机及网络将物资工作各方面职能统一起来。这一举措不仅顺应了社会的信息化潮流，更有效提升了施工企业整体管理水平，提高了生产效率和经济效益。

施工企业的物资信息化管理工作实现了“从无到有”的转变，把物资人员从大量烦琐、无序、低端的工作中解脱出来，去处理更有价值、更重要的工作；“无纸化”的办公，也节约了纸张等办公用品的开支；更重要的是业务上有效规范了物资管理流程，实现了数据资源的共享,实现了物资信息的合理整合和监控，增强了信息数据的时效性，有力地促进了企业管理水平的提高。

2 物资信息化管理工作存在的问题

施工企业物资管理工作的信息化是物资管理工作发展的一个里程碑，但当前处于物资信息化管理的初级阶段，在具体运行中仍存在一些问题。

2.1 物资管理信息系统功能设置存在个别盲区

施工企业的物资管理业务流程，从物资采购申请的提出到物资采购入库后的发放，已经形成了一个圆满的闭环，为解决人工处理大量单据、账务信息的困难，各施工企业在物资管理信息系统开发、设计期，就将系统的功能设置目标定位于转变传统的手工管理模式，虽然解决了基本账务处理工作，但却忽视了物资成本核算、周转材料管理、自建搅拌站管理等几个方面的功能设置，而这些方面的内容也恰恰是物资管理工作中的“重头戏”。

2.2 各专业部门信息化管理系统交叉作业

近几年来，施工企业的各专业部门为实现本专业的信息化管理，各自主导开发并推行了多套管理应用系统，例如：财务管理部门推行的“债务集中支付系统”，工程管理部门推行的“内控管理平台”、“工程项目综合管理信息平台”等等。由于不同的系统服务于不同的部门和岗位，对物资管理模块开发环境取样有一定区别，系统功能和流程也有差异，系统之间相互割裂，没有充分考虑信息的共享和交流，形成了目前多套系统并行的现状，而物资管理部门作为施工管理工作的一个重要职能部门，不可避免的成为各套系统基础信息的录入发起人，也就导致了各种重复工作的现象普遍存在。例如，在进行物资收料登记时，施工项目物资人员要在现行的三套系统中分别录入，而上一级物资管理部门也同样要在这三套系统中重复审核三次，这种不必要的重复作业现象在企业物资管理工作中已司空见惯。这不仅浪费了人力和物力，还给管理决策带来了困难。

2.3 物资管理工作的信息化应用深度不够

对比国内一些先进企业的物资管理信息化建设，建筑施工企业的物资信息化应用对物资工作支持深度还明显不够。目前，物资管理信息化大多处于账务处理层面，信息系统虽然实现了信息记录、统计、报表等业务，但对于物资采购的具体执行等应用尚未涉及。建筑施工企业现有的物资采购流程中，对主要、批量的物资大多实行招标采购，以“公平、公开、公正”为原则的招标采购虽然有较好的采购效果，但这种模式同时存在一定的局限性：时效性较差，操作流程较复杂，仅适用于批量、金额较大物资等。在施工中更多的还是采用传统的采购方式对常用、辅助材料进行采购，这种传统的模式存在很大的弊端：采购人员业务素质在很大程度上决定了采购效果，若采购人员思想道德水平不高，又缺乏有效监督，产生腐败也是很有可能的。

另一个方面，施工企业对物资部门的要求是准时提供生产所需的物资，一旦延误生产，物资部门承担一切责任。因此，物资采购部门宁愿选择传统的采购模式，也不愿承担因创新采购模式带来的风险和责任。因此，对采购模式的信息化转变可谓“举步维艰”。

2.4 物资管理人员整体业务水平牵制了信息化发展

人是生产要素中最重要、最活跃的因素，员工对物资管理信息化的建设十分重要。通过对施工企业物资管理人员配置情况进行调查，仅有约40%人员为物资专业科班出身，其余多数均为未经过物资专业正规培训的非专业人员。这部分人员中，年轻的对物资管理业务并不熟悉，资历深的物资人员实践经验较丰富，但对现代化的管理模式却难以接纳。物资管理人员的总体业务素质从根本上制约了物资管理信息化的进程。

3 解决存在问题的建议

3.1 拓展业务模块，完善物资管理系统功能

物资管理系统的全面性、完善性对于真正实现信息化有着非常大的影响作用。施工企业可以通过对平台的升级，进一步拓展、优化和改良系统模块的功能业务模块。将物资成本核算、周转材料管理、自建搅拌站管理等内容纳入系统管理中，从信息统计向决策支持转变。从而实现物资占用资金的有效控制、物资采购成本的最优化控制。企业管理者可准确和及时的掌握全面的物资管理信息，从而帮助企业管理者作出正确的决策，切实提高工作水平和工作效率。

3.2 充分发挥上一级信息管理部门的作用

上一级信息管理部门应在企业的信息化建设中发挥宏观布局、合理配置的作用。首先，应对企业中现行的各套系统进行全面的摸底调查并做出评价，充分利用现有资源积极研究并实现各专业系统间的有效集成，避免数据重复录入，逐步解决信息“孤岛”的状况。其次，在今后的信息化建设工作中，切忌“只见树木不见森林”，应放眼企业未来的发展趋势、未来需求，明确信息化的根本目的：以信息技术为手段，将业务与信息化高度融合，改变和优化企业的业务模式、管控模式。在专业系统开发前应有充分的调研并经过合理化论证、审批，开发过程中应统一取样环境、主要数据结构、集成标准与接口等规范，避免系统的重复建设，为建立协调集成的管理信息体系奠定基础，推动全面的信息化应用。

3.3 探索现代信息网络技术条件下物资采购模式

为有效解决物资传统采购方式中市场信息获取不足、采购透明度低、采购渠道窄、采购成本失控等问题，积极探索现代信息网络技术条件下物资采购新模式。通过建立物资采购电子商务平台或借助一些成熟的采购平台，如“阿里巴巴”采购平台等，开展电子采购业务。通过对已实行电子化采购的先进企业调查显示：电子采购平均能有效削减采购成本10%以上，采购交易程序简化，订货周期减少，电子交易平台的优点显而易见，它为买卖双方提供了一个快速匹配并交易的机会。采购过程也更加透明化、科学化、效率化，真正体现了“公开、公正、公平”的原则。

电子采购通过在采购平台上公开发布采购信息，广泛获取供应商报价，结合采购人员丰富的采购经验来完成采购工作。电子采购的公开性，使各供应商之间公开竞争，企业可以在实施过程中进行有力监督，这种透明性以及监督的有效性，一定程度上避免了影响采购工作的外来因素，如人情关系因素等，从而也在一定程度上降低了采购人员的腐败几率。电子采购业务模式、流程涵盖了传统的招标、询价、竞价等采购模式，实现了采购过程的电子信息化管理运作，使采购理念和信息技术完美结合，业务人员可以轻松操作，大幅减轻业务人员的负担，提高工作效率和采购的规范性。每一笔业务的相关数据、文档可以有序保存，有效形成知识沉淀，缩短采购业务周期，同时促进了供应商素质的提高。

3.4 提高人员素质作为物资信息化的第一要素

信息化建设是提升企业管理水平、规范管理模式的有效途径，而信息化建设又依赖于管理模式的革新推动信息化，人员是关键，因此，要把“化”人作为推进物资信息化的重点。从人力资源管理的角度上，企业要重视物资管理人员的重要作用，要吸引人才，增强活力，积极引进和培养既懂信息技术又懂物资管理的人才，促进物资管理队伍专业化。一方面要采取各种方式，多层次地加大对企业内部物资管理人员的业务培训，提高人员的整体素质；另一方面要建立与企业发展适应的用人制度，吸纳大量有用的专业人才，以满足企业物资管理信息化的需要。最大限度地激发和调动广大物资人员的聪明才智，努力使物资管理人员掌握物资管理业务，熟悉软件程序和信息技术系统，掌握电子商务技术，推进企业物资管理信息化进程。

4 结束语

施工企业物资管理信息化是物资人员不断学习掌握信息技术实现本岗位工作目标的过程，是通过技术创新带动并促进管理体制和机制创新的过程，推进物资信息化是一个长期的工作，不单是技术或一套软件的问题，而是管理流程、思想与信息技术有机结合的结果，因而是一个不断磨合的过程，不能一蹴而就。施工企业应在物资管理信息化发展应用过程中，不断总结经验，不断推动物资管理工作在信息化建设上发展，用自己信息化建设的成功硕果，带动全局信息化建设取得长足进步。

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