ASAP实施方法论在英大传媒ERP项目中的应用

文 / 王 伟 英大传媒投资集团有限公司

ERP简介

ERP,即Enterprise Resource Planning ,中文翻译为“企业资源计划”，是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc,于20世纪90年代提出的以整套企业管理系统体系标准，是以计算机及通信技术为基础，以MRPII(ManufacturingResource Planning :制造资源计划)技术为核心,广泛应用于制造业之中,表现为一套覆盖企业几乎所有业务、完整的软件系统，其目的是以信息技术为手段，综合利用企业内外的信息资源，建立包含整个企业所有业务的信息平台，以提升现代企业的竞争力、提升企业资源利用率。国内外出现许多进行ERP系统研发、产品提供、服务支持的专业化企业，著名的有德国的SAP、美国ORACLE等，国内用友、金蝶等，他们在ERP系统及服务提供方面都具有一定的代表性，其中SAP是目前全世界排名第一的ERP软件，它代表着最先进的管理思想、最优秀的软件设计，世界五百强中有超过80%的公司使用SAP，中国的大型国营、民营企业90%使用SAP。

ASAP方法论

ASAP( ASAP:Acceleraterd SAP)是SAP公司为使R/3项目的实施更为简单、有效，在多年SAP实施经验的基础上总结的一整套SAP项目实施方法论及辅助工具体系。它融合了各类企业的管理知识、各种典型和优化的业务流程，在实施过程中对时间、质量和资源能有效使用进行优化，可以缩短SAP项目的实施周期。ASAP是一个包括可以使项目实施得以成功的所有要素的实施方法，是一套实施方法论和知识库，能够强有力支持、分析和解决企业面临的千变万化的管理需求，主要包括:ASAP路线图、SAP工具包、SAP技术支持和服务、SAP培训和SAP参考模型。

ASAP提供了面向过程的，清晰和简明的项目计划，在实施R/3 项目的整个过程中提供一步一步的指导。路线图共有五步，包括项目准备、业务蓝图、 系统实现、上线准备、上线技术支持。每个阶段都有确定的目标和分解任务，都有具体要求达到的目标和质量保证措施，每个阶段都设计和准备了详细的工作计划、任务目标、说明、文档模板等，是一个保证项目成功的有力工具。

英大传媒简介

英大传媒投资集团有限公司（简称英大传媒集团）成立于2008年，是国内首家以新闻宣传、图书出版为核心，具有报纸、期刊、图书、影视、数字媒体多种媒体形态的企业传媒集团，也是目前国内仅有的几家传媒产业种类齐全的传媒集团之一，英大传媒集团下设《国家电网报》社有限公司、中国电力出版社有限公司、英大传媒投资集团南京有限公司、英大传媒投资集团武汉有限公司、英大传媒（上海）有限公司、国网卓越传媒广告（北京）有限公司6个全资子公司，报刊年发行量近百万份，图书生产码洋5亿多。

应用ASAP方法实施英大传媒ERP项目

1 项目准备 （现状调研和分析）

本阶段主要对英大传媒的管理现状进行全方位调研、分析和摸底。以准确把握大传媒存在的管理问题，明确未来流程改造的方向和重点，以及对ERP系统业务需求。

项目准备阶段成立了项目决策机构和管理机构，成立了调研和实施组，确定了关键用户，制定了项目管理制度和时间进度计划，对关键用户进行了SAP原型培训。调研组对英大传媒公司本部财务资产部、发展策划部、人力资源部相关业务主管部门开展了需求调研，形成涵盖人、财、物、项目、销售、设备及主要专有业务系统七大部分的前期业务工作流程。结合英大传媒的实际情况，共梳理出182个流程，其中人资组44个，财务组96个，创新5个，物资组23个，销售组19个。

通过现状调研与分析，找出了现有管理流程中存在的无人管理的流程死角、理清了多重管理工作界面，明确了英大传媒ERP项目建设策略为“整体规划、分步实施、重点先行、持续提高”。实施内容包括SAP人资、财务、物资、销售四大功能模块。人资、财务业务涵盖集团本部及4家子公司。物资和销售业务涵盖集团报纸、期刊、图书、影视、广告、数字媒体六大业务板块，实现与英大传媒专有的图书生产管理系统业务集成。

2 业务蓝图 （未来流程设计）

这一阶段是在现状调研的基础上，结合SAP相应模块特点，对现有的182个流程进行业务优化重组，设计出满足英大传媒管理模式的未来流程以及在SAP中的实施方案。

按照英大传媒人财物集约化管理、业务全面覆盖、精细化管理要求，完成了人资、财务、物资和销售的69个流程优化工作，完成系统内组织架构、各类基础数据要素、系统架构设计以及各类管理报表、接口等实现方式的评估和设计。

2.1 人力资源管理

明确公司的管理角色定位，规范公司组织架构设置，建立统一的岗位体系和岗位职责，做到人员分工明晰、人岗匹配、人事相宜，加强组织岗位管理、人员管理、薪酬福利、勤假管理等人力资源业务之间的相互关联，优化人力资源流程管理工作。对薪资核算与发放进行精细化管理，实现与财务集成，提高工作效率。人力资源模块与财务模块的集成主要体现在薪酬过账，系统的自动过账，确保了薪资部分的整体流程的顺畅流转。

2.2 财务管理

财务管理未来蓝图设计涉及11大类，共97个关键业务流程，主要体现了下面5大设计关键点。

1.设计集团化管理的财务组织架构:英大传媒投资集团有限公司采用集团化运营管理体制和业务体系，使用国网下达的统一科目体系，满足国家电网财务集约化管理的要求。

2.强化实物与价值管理的紧密结合规范固定资产和物资管理的模式和流程，强调实物管理和价值管理的紧密结合。

3.通过标准化集成提高核算质量.通过与业务模块的高度集成，从而减少财务凭证的手工处理量，降低出错概率，提高标准化程度和工作效率。

4.建立业务源头的预算控制.通过预算管理实现从业务发生源头进行事前控制, 实现业务过程中对执行状态的掌控，建立合理的预警机制。

5.通过统驭项实现往来帐清账管理 通过统驭科目对客户和供应商的每一笔往来款项进行核销，每一笔应收应付帐款进行帐龄分析。

2.3 物资管理

在物资管理23个详细流程中，主要体现了下面5大设计关键点。

1规范主数据管理:建立统一的编码原则及规则供编辑、销售等业务部门共同使用。在SAP系统中进行供应商评估，对供应商实现统一管理。

2采购全过程管理:利用采购业务的处理状态实时在线和跨部门的信息共享，达到采购过程的全程监控。

3.采购类型多样化.根据不同的采购对象，执行各类标准化的采购流程，把握针对性的管理控制点，优化采购业务。

4.严格的存货管理.按照库存物资收、发、退、存的关键管控点，实现库存物资的全面管理（包括数量上和价值上）。

5.实物和价值同步通过业务支持系统，固化物资管理业务流程，实现财务价值实时更新，并和销售模块实现实时联动。

2.4 销售管理

在销售管理5大类，19个详细流程中，主要体现了下面5大设计关键点。

1.规范数据管理:通过SAP系统数据管理功能，对销售所涉及到的客户、服务物料、价格及信用数据，统一管理及维护，优化了管理流程，保证了数据的唯一性，可查询性。

2.销售全过程管理:利用SAP系统的合同、订单、发货、发票功能，实现对销售过程的全程监控；通过销售单据状态的可追朔性，可时时在线查询销售单据的处理状态，提高了工作效率保证了工作进度。

3.销售类型多样化.根据公司图书、报纸期刊、电子产品及广告不同的销售业务类型，整理出符合各自销售特点的未来销售流程，制定出符合业务特点的管理控制点，优化了现有销售业务。

4.严格的发货管理:按照图书的发退货关键管控点，制定发货单需审核、实物发货需有单据的规定，并和物流发退货辅助系统时时集成，实现发货的严格管理、保证发货及库存的准确性。

5.高度的业务集成:通过SAP系统，实现销售与物资的集成，销售发货后自动冲减库存，结转发出商品科目；销售与财务的自动集成，发票需依据订单及交货单创建，自动产生应收帐款并自动结转成本。

2.5 外部系统集成

为了实现英大传媒图书生产流程管理与SAP系统在物资管理、费用核定和费用结算间的衔接，实现两系统的数据高度集成，采用XML Web Services 方式实现图书管理系统与SAP系统的集成，将图书管理系统中供应商档案、项目档案、图书信息、核定单与结算单会计凭证与SAP系统集成。

3 系统实现

系统实现是SAP软件实施的过程中的关键阶段，要将业务蓝图通过在SAP系统各模块中实现，进行各种测试，系统实现直接关系到项目实施的质量。本阶段完成的主要工作有，系统配置与权限、测试、客户化开发、最终用户培训准备工作。

在业务蓝图设计阶段，已经定义了英大传媒业务及管理过程，根据管理流程实现SAP后台配置。完成了300多项系统配置，完成了系统使用权限的本地角色设计、 权限对象的配置、 用户角色的收集与分配，组织了单元测试、集成测试，共完成172项单元测试和6个场景近100项集成测试。对于SAP标准功能无法满足应用的，采用定制开发进行解决，完成包括与财务管控模块、经法系统间接口在内的客户化开发近70个。

4 上线准备

本阶段重点在于用户培训，并将数据和系统切换到生产机系统。包括制定系统切换及上线方案、上线动员、最终用户培训、UAT及试运、系统安装及迁移五大项工作。

系统切换和上线方案确定了系统切换的目标、内容、步骤和各项工作的时间节点。明确了上线支持方案和应急措施。共进行35场380人次的最终用户培训和考核。采用全真的环境开展了UAT测试，对所有业务实现方案进行了检验；面向所有用户，达到上线前热身的效果。最后，完成系统配置传输、用户账号导入、权限导入、数据导入实现系统安装和生产机迁移。

5 上线技术支持

英大传媒ERP上线运行，为保证系统运行正常所提供的技术支持服务阶段。这个阶段的主要任务是提供用户使用支持、确认业务流程的正确性，进行持续的业务流程调优、后续培训、进行系统的日常维护，开展项目的总结工作。

ERP系统上线后，对系统的运行状况进行了24小时监控。提供了4部热线电话，对用户使用过程中的问题及时解决，并对问题及解决方法进行了详细记录，为以后解决类似问题积累经验，这些措施保证了系统的正常运行。

应用效果

英大传媒ERP上线以来，形成了集团统一经营管理平台，通过信息化手段强化了经营管理质量，主要体现在以下几个方面:

（1） 实现了人力资源管理工作中的组织优化、业务流程优化和决策支撑。通过SAP系统固化组织结构和岗位体系，明确组织与组织之间、组织与岗位间的隶属关系，明确规定各部门岗位的职责，做到分工明晰；实现了按时间段存储组织信息，部门和成本中心直接关联，实现人工成本到其主成本中心的直接过账；统一设置工资项与会计科目的对应关系，实现了固化薪资核算规则，薪资自动过账。

（2）规范业务流程，强化实物与价值管理的紧密结合，建立了集中化的财务核算组织架构体系，通过标准化的集成核算方式，大大提升跨部门业务流转的工作效率，预算全过程监控，加强了明细往来款项的未清项管理。

（3）实现了英大传媒各项业务采购全过程线上管理，建立了规范的主数据。根据不同的采购对象，执行各类标准化的采购流程，有针对性地把握系统内外控制点，既满足了生产和业务需要，又提升供应效率、降低供应成本。严格库存管理，实现账实一致。

（4）对销售业务所涉及到的客户、服务物料、价格及信用数据，都制定出规范流程， 实现销售业务全过程管理，按照图书的发退货业务需要，制定发货单需审核、实物发货需有单据的规定，并和物流发退货辅助系统实时集成，实现发货的严格管理，保证发货及库存的实时性、准确性。实现了销售与物资及财务的高度集成，保证实物及系统账的准确性。

结语

通过ASAP实施方法论，完成了英大传媒ERP项目,ERP顺利上线，达到了系统预期目标，并将实施风险降到了最低。通过实施ERP项目，英大传媒强化了自身的经营管理，将sap先进的管理理念引入到传媒行业，并切实取得成效，这个过程的实现和成果的取得，ASAP方法论发挥了重要的作用。■