中职学校档案集中化管理问题研究

梁景芝

（郑州市卫生学校招生办公室，河南郑州450005）

档案是主体社会行为活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。人口流动性增强使档案的信息资源价值日益凸显，社会各个领域对档案信息的需求普遍增长，档案的保存和利用显得尤为重要。一个学校的各类档案承载着本校丰富的历史内涵，但是从中等职业学校档案管理工作的现状看，档案管理还存在许多问题甚至盲区。

一、中职学校档案管理的现状与问题

1.领导及相关管理人员对档案工作重视不够。中职学校档案工作的服务对象主要是校内教师和学生。由于用人单位重视的是中职学校毕业生的职业技能，并非是其学历，因此学生对自己的中职文凭和档案并不重视，导致中职学校的部分领导或部分中层领导认为档案管理就是管理文件资料和历史留下的音像、实物等，没有必要投入那么多的人力、物力、财力搞档案建设。

2.档案管理体制分散。各中等职业学校的档案大体分为文书档案、教学档案、人事档案、财务档案、设备档案、学生档案、音像档案、实物档案等类型，由于目前中等职业学校大都没有建立专门的档案馆（档案室），各类档案分散在相应的职能部门，由各职能部门负责管理，缺乏统一的档案管理标准，档案资料特别是音像档案和实物档案，归档不齐全、修缮不及时、使用效率低下。

3.档案管理人员多为兼职。中职学校，由于师资规模压缩，多数部门没有专人从事相应领域的档案管理工作，档案管理员多为兼职人员。这些兼职的档案管理员仅仅是完成档案的收集、归档、查阅等工作，档案信息服务的作用并没有发挥出来。

4.档案信息化建设滞后。从2000年全国档案工作会议正式提出档案信息化至今，我国的档案管理信息化建设取得了突飞猛进的发展。然而在中等职业学校，由于档案管理专业人员缺乏和硬件投入不足等原因，即使是国家级重点中等专业学校，其档案管理信息化建设也明显滞后于高等院校、各级政府以及一些社会团体，这在很大程度上影响了中等职业学校各类档案的管理和利用效率。

二、中职学校档案集中化管理的思路

1.档案集中化管理的构成机制。第一，内控机制。在中职学校内部，按照统一领导、分级管理的原则，由学校分管领导负责，各系由分管系主任负责、并由专人按照档案管理规程负责形成纸质档案和电子档案，将解密档案、公开档案及其电子版移交给联合档案馆和外部单位。第二，集中化机制。较大的中职学校应单独设立档案管理办公室，较小的中职学校可以多校联合设立统一管理的档案馆（室），或在图书馆单设档案区。联合档案馆由各个学校按人员规模标准分摊经费，共同派员或聘用外部人员进行规范化管理，对于委托给具有档案管理权的机构这种外包形式则由市场机制实现。这两种形式都由各中职学校将各自档案处理完毕后移交给档案馆保管。第三，互助共生机制。各个中职学校依据师生规模分摊服务费，形成维持联合档案馆、培养档案专业人才和维持档案馆运行的资金来源。档案馆负责为各中职学校提供档案保管和档案信息服务，并帮助中职学校完善档案管理工作。第四，制衡机制。学校作为权益主体的监督、教育行政管理部门的监督检查、用户的使用评价甚至投诉，纸质档案、档案馆和各中职学校之间的内网和公众网形成科技保障手段，形成制约联合档案馆和外包机构的有效机制。

2.档案集中化管理流程。集中化管理条件下，中职学校档案管理流程如下：各院系产生档案——院系档案管理员点收、分类立案（根据档案内容、性质归入类表中的适当类目，按档案案情建立简要案名）——中职学校档案员审查编目（根据档案内容及形式特征，依档案编目规范、摘要记录其事项及特征、制成档案目录）——机密档案保管（入库、保存与修护、库房管理、机密档案鉴定及销毁）——过期的机密档案和公开档案清理清查，移交联合档案馆——联合档案馆档案整理（依照来源原则、全宗原则、原始顺序原则立卷、微缩储存、电子储存）——联合档案馆提供档案应用服务（目录汇总、检调、应用）。

3.档案集中化管理的预期效果。第一，提高档案管理的专业化、规范化水平。绝大多数中等职业学校规模和普通高级中学基本上差不多，占地面积不足1万平方米，专职教师不足500人，在校学生不足6000人。服务对象的人数规模较小，难以达到管理的规模经济效益，导致中职学校难以支撑档案管理系统单独成列，规范化程度不高、档案利用率极低，也就难以得到学校的重视。数个中职学校共建公共档案馆，实现规模化管理，可以提供优越的管理场所及设施、专业的管理队伍和标准化管理制度，提高档案管理服务水平。第二，提高中职学校教学管理的专业化程度。中职学校规模偏小，如果将宿舍管理、食堂服务、卫生服务、档案管理等辅助性工作外包给社会机构去完成，由数个学校共建管理机构，在提高这些事务管理效能的同时，能够使学校集中精力进行教学和学生管理，提高教育质量。第三，避免决策腐败。多个中职学校共建公共档案馆，实际上是将原有单一主体支配下的档案管理工作变成了主体间权责对等的关系。将某一个学校的人事决策、基建决策等内容，通过档案载体移交给公共档案馆，成为另一个主体依法管理的对象，有利于减少以往个别学校领导在单独管理本部门档案的情况下肆意决策甚至篡改档案的情形发生。

三、提升中职学校档案集中化管理水平的措施

进一步提升中等职业学校的档案管理水平，必须建立一套与之相对应的、完善的规章制度作为保障，做到工作职责明确、业务衔接顺畅、技术规范明晰。

1.健全中职学校档案管理法规制度。中职学校仅仅是参照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、中共中央办公厅国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》、国家档案局颁发的《电子文件归档与电子档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》以及原国家教育委员会早在1993年发布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行管理，诸多法规中并没有专门针对中等职业学校档案管理的具体规范。省级教育行政管理部门应该根据当前中等职业学校档案管理工作的形势与任务，出台具有较强针对性和操作性的档案管理办法、实施细则和工作规范，进一步明确中职学校档案管理工作的目标任务和归档范围等，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管等业务流程与技术规范作出详细规定，为中职学校的档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。同时，应出台专项法规或者将档案管理外包的规范条款载入现行相关法规，明确联合档案馆的运行规范、学校、外包机构、使用者的责权利，以此鼓励各中职学校立足工作实际，共建公共图书馆、档案馆，或者将本校档案管理工作外包给具有档案管理资质的专业机构。

2.增强组织领导与沟通协调机制。领导与协调机制是搞好学校档案工作的基本保证。中职学校应该把档案管理列入重要的工作日程，健全中职学校档案协同管理体系，并制定相应的工作规划，安排所需专项资金，为档案管理及其信息化建设提供保障。第一，健全中职学校档案协同管理体系。中职学校应成立由校分管领导为主要负责人、具有议事协调机构性质的档案工作领导小组，明确领导小组的组成单位、处理日常事务的牵头单位以及搞好档案工作的协同单位，细化领导小组、牵头单位、协同单位的具体职责，并把档案工作的责任分解到人，以确保工作的落实。鉴于中等职业学校档案分散管理的具体情况，学校档案工作领导小组必须加强工作的协调，建立联席会议等制度，定期通报情况，增强工作的预见性、动态性，提高档案工作水平，杜绝工作疏漏，增强工作实效。健全各部门分管领导负责的档案管理组织机构，明确各类档案的管理归属，协商制定涵盖各类档案的整理标准、服务标准以及各项技术指标，统一档案管理的标准。第二，完善考核与评价机制。一是建立校内档案工作考评细则。学校档案工作领导小组要组织相关部门和人员，参照《高等学校档案工作规范》等文件，结合本校的工作实际，制定档案工作考评细则和评价体系，使学校的档案工作有章可循。同时，为管理人员搞好档案的收集、整理、保存等工作以及学校组织的档案工作考评提供依据。二是组织对联合档案馆或外包档案管理机构的抽样检查。档案工作的抽样检查要制度化、规范化。抽样检查，可以使档案工作领导小组掌握联合档案馆或外包档案管理机构的工作现状，强化过程管理和监督，又可以促使联合档案馆或外包档案管理机构的管理人员进一步做好工作，提高工作质量和工作水平。三是开展服务评价。每年组织学生、教职工对联合档案馆或外包档案管理机构各类档案的管理服务情况进行全面系统的评价。第三，中等职业学校之间建立横向联系网，交流档案管理工作经验，相互取长补短，提高管理水平，同时加强与地方档案局（馆）的联系与沟通，添置对方开发的软件系统，尽早实现在档案管理信息化建设上与地方档案管理部门的接轨，以加速中职学校档案管理信息化建设的进程。

3.完善档案管理服务机制。中职学校要在档案的开发利用上下功夫，提高档案利用效率。第一，拓展档案信息服务范围。档案管理人员应熟练操作内部服务网流程、利用公众服务网为师生提供公共服务。例如，学生入校后，档案管理部门应尽早向学生管理工作者开放学生档案，使其尽快了解学生，以便有的放矢地开展工作。第二，档案管理人员紧张的院校可设立特定档案开放日，完善档案借阅登记制度，集中提供适宜公开的档案，为查阅者提供服务。建立档案利用定期分析制，找出档案的利用规律，主动为利用者提供信息服务。

4.加大硬件投入力度，丰富档案管理的空间载体形式。利用计算机可以快速、准确、全面地实现档案信息文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用等。因此，加强档案信息化管理的硬件建设，夯实档案管理信息化建设的物质保证。第一，实现计算机在档案管理部门的全覆盖。在对新收集的档案素材进行数字化处理的同时，也要对以往的纸质档案、实物档案进行数字化处理，实现网络系统存储与纸质实物媒介存储双套备份，确保档案和电子文件的安全性与完整性，有效防范安全风险。第二，配备高容量的存储载体。档案数量的不断增加使档案资料的存储面临着越来越大的压力。从目前的技术手段看，利用计算机磁盘存储系统和光盘存储系统是缓解档案资料的存储压力、解决档案信息存储难题的最佳选择。第三，配置其他设备或软件。信息技术的发展打破了纸质档案作为档案主流载体的局面，录音、录像、照片等经处理后形成的数字化档案成了进入档案管理部门的档案新载体。

5.健全宣传教育与培训机制。第一，加强档案管理宣传。加强中等职业学校档案管理，必须先从提高思想认识着手，在思想上高度重视档案管理。通过宣传教育，使各级领导、档案管理工作者以及广大教职工对档案管理的必要性、严肃性及重要性有清醒的认识，继而转化为推进档案管理的实际行动。一是做好平时的宣传，职工入职教育、学生入学等时点，要通过校园网、宣传橱窗等阵地做好宣传，不断加深师生对《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》以及地方有关法律法规、学校相关规章制度的了解。二是做好特殊时间的集中宣传，比如利用《中华人民共和国档案法》等法律法规的颁布实施纪念日通过专题会议、集中学习、组织开展主题法制宣传日、宣传周和宣传月活动等方式，加强对教职工特别是档案管理工作者的教育，通过负面典型教育，使相关法律法规深入人心。第二，加强档案管理人员业务培训。档案管理工作专业性很强、技术要求很高。档案管理工作者是档案管理的直接实施者，提高档案管理人员的业务能力是提高档案管理水平的根本之路。因此，中等职业学校一定要加强对档案管理工作者的培训，提高他们的业务水平，实现档案管理人员从兼职型向专业型甚至复合型人才转变，使学生档案管理人员熟练掌握相关技术规范，为做好档案工作打好基础。