社会保障电子档案管理研究

丁 静

（菏泽市人力资源和社会保障局，山东 菏泽274000）

社会保险业务档案包括参保劳动者的基础信息、保险缴纳记录、待遇领取核准材料等，这些信息和材料关系着劳动者的直接权益，其记录的准确安全性最终影响参保劳动者社会保险待遇的享受与否等切身利益。而人力资源与社会保障经办机构必须要实现对劳动者终身性服务，因此，人力资源与社会保障部门要记录、跟踪劳动者的相关信息，并极力确保这一类档案的安全、正确和完整，以此为基础来为劳动者提供服务和保障。

随着日益更新的社会信息化和网络化，电子档案的使用成为不可避免的趋势。电子档案的使用可以十分明显的提高档案利用率，减少业务人员的工作量，成为实际工作中受欢迎的档案形式。

1 社会保障中电子档案的必要性

电子档案就是将有保存价值的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据归档之后形成的数字档案[1]，具有智能化、网络化等特征。电子档案的使用可以提高档案利用率，符合日益更新的信息社会发展趋势。

社会保障电子档案就是将档案文件电子化的民生档案，这种档案关乎公众一生的利益，其管理过程主要是基于社会保障行业档案管理业务平台，由社会保障业务经办人员利用计算机、系统软件、网络平台及其他外围设备，进行社会保障行业档案信息的收集、整理、储存、更新和维护等操作。社会保障电子档案的使用可以提高社会保障业务档案利用效率。

我国参保劳动者的增加、社会保障事业的发展对社会保障服务提出了更高的要求，社会保障中电子档案的使用为实现异地查保、缴纳、发放等提供技术支持，为参保劳动者提供更为便捷的服务，因此是社会保障事业发展的客观要求。

2 目前社会保障中电子档案的现状

国际上关于电子档案的研究和应用集中在图书馆、医疗等方面，我国则由于档案学与图书馆学专业研究的相对分离致使电子档案研究相对滞后。近年来国家各级档案机构也积累了一定的电子档案馆建设以及文献遗产保护方面的实践经验，但是在其他需要电子档案的部门和领域，比如公共服务领域、社会保障领域中电子档案的研究与使用尚且不足。

2.1 社保电子档案发展不均衡

目前我国社会保障电子档案的建设和使用在不同地区发展很不平衡，即使在电子档案建设和使用较发达的地区，也大多只是电子形式的简单存储，其资源库与业务平台没有关联，没有达到不同地区的统一标准和互动共享。不同县市、不同保障种类间数据库不能共享，同一人员在不同数据库中存在重复基础信息，这种各自独立的状态影响了社保的整合，成为了参保劳动者的进行缴纳、查询信息的障碍，更是造成了资源的重复开发建设和人力财力的浪费。

2.2 电子信息本身特质阻碍了社保电子档案的推广

电子档案的数字化与网络、智能化，导致了电子档案的不稳定性。电子档案修改痕迹容易隐藏，降低了电子档案的准确性。电子信息内容存储依赖的载体对存储条件要求较纸质高、受技术限制使用寿命较纸质短等因素也是电子档案推广缓慢的原因。

另外，电子档案的管理范围仍然没有形成统一的标准、对于电子档案的认识的局限性、专业的电子档案管理人才缺乏、电子档案的真实性存在缺陷等也成为阻碍电子档案推广的不利因素[2]。

3 业务经办人员在使用中的体验

根据人力资源与社会保障行业档案管理业务中的实际需求和办事流程，可以发现，使用电子档案管理系统对电子档案进行管理在很大程度上减轻了工作量，在部分业务方面达到了更加高效、便捷的为公众服务的效果。尤其是使用查询系统，在严格遵守国家人力资源与社会保障相关法规及档案管理规范的前提下，可以极为快速的为前来办理业务人员查询所需信息，当场解决了部分社保档案查询方面的问题，这种实时性、在线性的档案查询方式极大的节省了时间，使参保劳动者非常满意。但社会保障中电子档案的管理与使用仍有其局限性，需要进一步完善。

3.1 社保电子档案管理缺乏共享性

社会保障电子档案的管理工作主要是使用平台中的电子档案管理系统，完成档案的输入、审查、复核、待遇发放、统计、汇总以及查询等业务。

但目前没有全国统一操作平台，统一数据库。现购商业平台不能实现数据共享，接口通用等功能，其可扩展性、可移植性、可维护性以及稳定性都有待改进。社会保障电子档案管理系统需要继续改进，加强人机交互性、达到公共资源共享的功能，为异地查保、缴纳等业务提供技术支持。

3.2 社保电子档案的使用有局限性

近年来，电子档案的使用已经能够实现为参保查询劳动者基础信息、保险缴纳记录，待遇领取核准等功能，但在实际操作中尚不能作为完全依据。部分公众对电脑记载信息不完全认可，有争议时依然以纸质档案为准。另外，由于电子档案信息库建设的年数短，没有实现档案的标准化管理，导致目前部分参保劳动者的历史待遇发放不能显示，可追溯性低。

传统思路认为档案必需实行“双轨制”，实行纸质与电子相结合的档案管理与使用方式。有的学者认为这种认识的不足造成了资源的重复开发与建设，浪费了人力和财力，呼吁档案管理者和领导改进认识，摒弃“传统思路”。但是在实际工作中，并不能达到完全脱离纸质档案，单独依靠电子档案完成相关业务。这种档案的信息化不可一蹴而就，需要技术的提高和文化的积累才能实现。

3.3 规范社保业务经办人员行为

在政府信息公开和以人为本的行政理念下，我国的档案管理趋向于向档案服务转变。依据国家人力资源与社会保障相关法规及档案管理规范，档案管理者需要将相关信息主动公布，并为公民依照法律申请提出的查询、拷贝等业务提供服务。部门要切实维护和实现民众的各项权益，业务经办人员要对参保劳动者的信息进行隐私保护，禁止向非其本人及授权人员透漏相关信息。

部门需要从业务实际出发，培训专业档案人员。档案管理人员需要不断学习，提高有关技术能力，成为符合社保档案管理工作要求的专业人员。社保档案管理业务人员要做到严格规范自身操作行为，如使用保密设置，禁止非业务人员本人操作电脑；不在档案管理专用电脑上随意安装不明程序；禁止使用专用电脑访问外网；不在专用电脑上轻易使用移动存储设备拷贝数据等。

3.4 完善电子档案操作系统

在电子档案管理系统中对业务流程规范设置，档案信息的存储、修改等操作必须经过多重认定，由个人、单位、保障机构确认后，通过建档、初审、复核程序后，方可入库。并设置原始数据，在电子档案管理系统中设置记录操作日志功能、数字签名等模块，记录业务经办人员操作历史，杜绝篡改信息。

4 改进与展望

即使目前公众对于电子档案的信任度低，但随着社会的信息化，电子档案库建设的准确与完善、其可信度将会大幅度提高。电子档案的使用者、管理者以及参保者对电子档案更加清楚的认识，不再将电子档案视为纸质档案的附属品，更加认同电子档案的使用。作为社会保障服务平台之一的电子档案管理系统必将在人力资源与社会保障行业的信息化建设中发挥更大的作用，使档案的使用达到最大价值。

［1］CJJ/T117-2007电子文件归档与电子档案管理规范[S].

［2］李琪.电子档案管理及其风险控制分析[J],图书与档案,2013,07：287.

［3］罗芳,谢钰荣.电子档案安全管理措施的研究[J].兰台世界,2013,05：76-77.