浅论电子档案的管理与利用

罗翠纯

摘 要：随着信息时代的不断发展，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向利用现代先进技术手段和方式、方法过渡。以网络技术为支撑的计算机技术，促进了档案管理模式的改变，促进了档案信息的收集整理、检索利用管理等的网络化，极大地提高了档案管理的应用水平和利用质量，为社会经济建设发展服务。随着计算机技术应用的进一步发展，电子档案管理的发展趋势将不可阻挡。

关键词：档案管理；电子档案；开发利用

1 由电子档案引发的变化

1.1 档案载体的转变

在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子档案以手工制作所无可比拟的优势大量出现。保存电子档案要比保存纸质档案方便、省时、省力并且有意义得多。

1.2 档案的分类变化

旧有的传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。

1.3 档案接收和保管上也有所改变

在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能，控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。

2 电子档案的管理要求

电子档案的特性决定了其管理的复杂性、艰巨性。电子档案管理过程中，主要有如下要求：

2.1 电子档案管理过程中对设备的要求

电子档案离不开相应的计算机软硬件设备：数据库设备和数据库管理系统；计算机软硬件及外部设备；电子档案计算机网络系统；控制温湿度、使洁净度按标准控制，并远离强磁场的电子档案存储载体的保存库等。

2.2 电子档案管理过程中对存取、理解和使用的要求

要保证电子档案的有效利用，就必须做到如下“三个确保”：

1、确保电子档案可存取。在实践中，可采用如下一些方法解决电子档案的可存取性问题：

（1）采用通用的技术。具体方法是在电子文件归档时，把属于特殊的格式转换成各种软硬件平台都能适用的文本文件格式，消除由于技术不同所带来的影响。

（2）采用转换软件技术。对于已经形成又无法统一文件格式的电子文件，或对于较为特殊的电子档案内容模式及数据结构，可采用相应的转换软件，使电子档案内容格式及数据结构和所使用的软硬件环境保持一致，解决电子档案可存取性问题。

（3）采用“打包”方法。“打包”方法的优点是保存电子档案原始的格式和数据结构。“打包”的具体方法是在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要电子档案输出，可运用同电子档案存储在一起的这些软件系统，使其按本来面目输出。

2.3 电子档案管理过程中对载体性能的要求

电子档案要选用性能稳定、检索方便、存取容易的载体，同时还要考虑各种不同载体“寿命” 的长短。具体选择方法是：一是计算机辅助设计、辅助制造的产品，可存储在一次写入光盘上；二是办公自动化形成的电子档案，可选择只读式或一次写入式光盘的磁带作为存储载体。对特别重要的电子档案，可制作纸质或缩微品的备份件。

2.4 电子档案管理过程中对维护真实性及专利权的要求

为了保证立档单位移交到档案部门的电子档案内容没有任何改变，档案管理部门要从管理制度上、技术措施上下功夫，千方百计地保护电子档案的真实性。

档案管理部门应严格执行“使用权限保护单”中有关注意事项及密钥规定等，维护专利权限。有专利权限要求的电子档案，要填写“使用权限保护单”。已批准有专利保护的电子档案，要在检索工具、目录、载体上进行标识。

3 电子档案的保管

档案管理部门在管理电子档案时必然遇到电子档案载体的寿命问题、电子档案所依赖的计算机软硬件技术更新问题、电子档案真实性的维护等问题。

3.1 如何解决电子档案存储载体寿命短的问题

目前主要的对策之一是使用复制方式。复制是在原来的技术环境下重写信息数据，防止由于电子档案存储载体理化性能变化而引起的信息丢失。这是档案管理部门管理和保存电子档案的一种基本方法，复制的载体常用磁带、硬盘、光盘、移动硬盘等。

3.2 如何解决电子档案所依赖的计算机软硬件更新的问题

计算机软硬件过时后，会使电子档案的寿命受到威胁。面对电子档案所依赖的计算机软硬件过时问题，档案管理部门应采取如下有效对策：

1、建立计算机软硬件技术库

建立一个计算机软硬件技术库，收集保存过时的计算机软硬件，提供利用，读取那些当时记录在存储载体上的信息。

2、采用仿真技术

仿真技术是通过制造一种能运行过时软硬件来实现原有数据的读取的方法。即在这种软件中对某些过时的软硬件进行模仿，使得原来软硬件功能，能在现在的软硬件上运行。

3、使用迁移方法

迁移方法是将数字信息从一种技术环境转换另一种技术环境的复制方法。这种方法是随着计算机软硬件变更而适时改变数字信息格式的一种处理方式。这种方式使得数字信息在将来也可被读取。

4、使用再生性保存技术

所谓再生性，是指将过时技术存储在磁性载体或光盘上的电子档案，适时地转移到纸或缩微胶片上，不再使用计算机软硬件读取。这种方法的优点是为长期保存电子档案信息提供了一条途径，并避免了计算机软硬件过时所带来的各种麻烦。

综述，以上四种方法各有优缺点，不能尽善尽美，可以将几种方法结合起来使用。任何一份文件其使用频率总是逐渐下降的。若使用频率很高，只是所依赖的计算机软硬件技术已快过时的，可用迁移的方法；若使用频率很低，所依赖的计算机软硬件技术已快过时，但其确有长期保存价值，可用再生性保存技术，采取将电子档案信息转移到纸张或缩微胶片上的方法。

3.3 如何维护电子档案信息的真实性

电子档案中的数字信息可以不留任何痕迹地被修改。这样从电子文件到电子档案的多个步骤和处理过程中，档案管理部门要进行全过程监督和指导，不仅保证数字信息的可存性，而且更要确保被存取信息的真实性。数字信息的真实性，会受到多方面的干扰，如人为目的对数字信息进行的巧妙修改，管理人员就很难觉察出来；事故原因也可造成数字信息的改变，而事故是很难完全避免的；蓄意破坏者故意制造事端更能造成数字信息的丢失等。为确保电子档案的真实性，即保证提供给用户的电子档案真实可靠，档案管理部门要采取如下几种措施：

1、制定制度，加强管理

建立健全电子档案管理制度，保证从电子文件设计开始到电子文件归档、移交档案管理部门、及以后的电子档案开发利用和长期保存等各个环节，都有完善的管理制度和法规，并严格遵照执行。

2、跟踪记录，防止修改

采用全过程实时记录系统，对电子档案进行利用跟踪记录，以记录来辨认和防止各种人员对电子档案信息可能造成的修改。

3、健全队伍，防患未然

对涉及电子文件、电子档案的人员进行审查，防止一些怀有恶意的人混入电子文件制作和电子档案管理队伍。对制作和管理人员要进行严格管理和教育，提高他们对电子文件及电子档案真实可靠重要性的认识，提高他们管理电子档案的素质，使他们以高度责任感对待电子档案的各项管理工作。

参考文献

[1]刘文萍.基于信息技术背景下档案文件原始性的管理[J].商品储运与养护，2008（04） .

[2]付传菊.推动电子文件归档工作的思考[J].莱钢科技， 2006（S1） .endprint