ERP在增强印刷企业内控中的应用及其局限性

杜月霞

【摘 要】所谓内控，指的是企业为了确保经营活动有序良好进行、保证资产安全、杜绝欺诈舞弊行为、达到经营目标，从而订立与实施的相关方法。这是企业内部的管理系统，涵盖了企业的方方面面。其中，ERP是增强企业内控的重要手段。本文从ERP的重要性出发，重点分析了ERP在增强印刷企业内控中的应用和局限性。

【关键词】ERP；印刷企业；企业内控；局限性

ERP的全称是企业资源计划系统。这是一个以财务会计为导向的集成系统，负责整个供需链的价值，从而实现对业务的流程管理。依托该项技术，可以实现企业资源共享，克服官僚主义制约，提高生产、管理效率，降低成本，提高盈利能力。

一、我国印刷业的管理现状

虽然随着改革开放，我国的印刷业取得了长足的进步，但是传统的印刷技术已经无法满足现代社会的需要。电子市场的异军突起，使越来越多的消费者从纸制品转向了灵活方便的电子产品，这无疑对传统印刷行业造成了强烈的冲击。市场的匮乏使印刷工价不断降低，可印刷原材料市场价格却不断提高，印刷行业在经营上遭受了双重挤压，利润空间越来越小。而且我国的印刷企业在管理上也存在很多问题，并且大多以规模较小的私营企业为主，管理效率比较低。

二、ERP在增强印刷行业内控中的作用

1.对ERP成本管理的分析可以帮助我国印刷企业提高技术、创新管理机制、健全成本内控制度。以前，我国很多印刷企业对企业成本控制都不够重视，更加注重事后的审计。很多国企的内控制度也不完善，侧重于依靠审计来揭露违纪环节。如果采用ERP技术，企业内部的透明度会得到很大提高。

2.ERP可以加强印刷行业的成本管理与价值链分析。很多国内企业不重视成本管理与价值链的分析，而是仅仅注重单一的成本控制，忽略了对于营销成本与后勤服务成本等的控制；注重对企业的运作流程做成本分析，忽视了各项活动中的联系。很多企业为了降低成本，将注意力仅仅放在成本的控制上面，而忽略了工艺设计和项目调研等对于产品成本产生的影响。

三、ERP在印刷行业中的应用

1.建立安全控制机制

该系统可以根据使用者的需求来对各项功能的应用权限进行设置，以达到分工和控制的功能。这非常符合当代管理理论与实践的要求。

2.建立灵活地报表与查询功能

该系统提供大量的报表与查询功能，在查询时，既可以查询当前业务，也可以查询历史业务，既可以采用单项条件进行查询，又可以采用多条件组合进行查询。用户能够从多个角度进行信息的查询与管理。

3.简化业务流程，提高生产效率

在没有采用ERP技术之前，各方面都要依靠人工进行开单，并且很多的内容都是重复的。如果采用ERP，那么市场部就只需要输入一次，就可以完成全部工序的通知单。因为预先对所有项目进行了设定，所以能够有效避免程序错误。

4.建立高度的数据共享系统

该系统是印刷业的全面管理方案，在整个系统当汇总，能够考虑系统之间的相互管理，确保子系统数据的高度共享。

5.产生企业决策的主要依据

该系统有非常强的分析功能。如果录入的数据是真实可靠的，那么得到的结果就会非常精确。根据该统计分析功能，很多经营者可以随时进行分析后做出决策。而在没有ERP之前這是无法实现的。

6.组织规划和授权控制

按照企业经营管理状况，来规划相对应的组织方式，并且制定员工岗位职责。根据员工的职责来确定该员工对于ERP操作系统的权限，严禁非经授权私自进行操作的行为。这样对于企业商业机密就起到了一定的保护作用。

7.财产的保全控制

为了加强企业资产管理，确保企业资产保值和增值是企业非常重要的任务。该系统可以方便企业应收非实物资产，比如货币等。对于应收账款进行管理，明确各个部门与人员的责任，对账款进行分析和核对，然后交给相关人员进行催收，以防出现坏账。针对固定资产应该制定比较严格的管理制度，对各部门的责任进行明确划分，建立起对固定资产的建立和转移等报批的程序，将其录入到ERP当中，并且进行定期清查。该系统可以使得企业采购和保管等环节联系起来，形成一个整体，准确并且及时地反映企业库存的变动情况，然后让财务进行介入管理。

四、ERP在增强企业内控中的局限性

不同的ERP系统的风格和侧重点各不相同，而且模块的设置也不同。很多的企业喜欢将购买来的ERP系统与自主开发结合起来。但是无论怎样，ERP系统都有一个共同的特点，它是对企业的所有资源做的集成管理，其中有财务管理模块、物流的管理模块与生产控制的管理模块。但是该系统没有办法涵盖企业的所有内容，而且标准配置的ERP系统无法满足许多特别的流程，一味的照搬照抄，只会束缚住手脚。因此，一定要使得该系统符合企业的个性特点。

在使用ERP的时候，要根据企业的内控需求，对部分模块进行自主研发。由于ERP系统在实施过程中，需要优化原来的业务流程，因此就会改变企业原有的组织结构。与此同时，还要对企业当中的原有流程进行合并，这样就导致了企业内部系统的变化，而这些变化将会对企业的管理体系产生重大影响，这就是企业在实施ERP过程当中所要面临的风险。尽管如此，ERP在企业内控各个方面所起到的作用都是不容忽视的，所以，应该将先进技术和理念进行完美结合，这才是真正解决企业内控问题的方法。

五、结语

随着科技的进步与发展，ERP内容将会变得更加丰富，并且功能也会更加强大，非常适合印刷企业完善内控。企业和企业有共性，也有各自的特性。不同的印刷企业，适用哪个成本管理系统也不相同。因此，选用能够体现企业个性的ERP才是增强企业内控的最好办法。

参考文献：

[1]刘秋生.基于ERP的企业成本管理模式研究[J].技术经济，2009（1）

[2]杜晶.论作业成本管理与企业资源计划的结合[J].经济与管理，2010（9）