英语商务信函特点分析

基金项目：工程英语应用研究（项目编号：HX2012004），委托单位为中国中铁孟加拉项目部。

作者简介：唐恒（1983-），女，重庆人，四川师范大学硕士研究生，讲师，研究方向：应用语言学。

摘要：英语商务信函作为不同国家或公司间商务合作最主要的沟通方式之一，在商务交流中起着至关重要的作用。通过对商务信函定义和重要性的分析，从词汇特点、句式特点和文体特点三方面探析英语商务信函的特点，以便贸易双方能更加规范的使用商务信函用语。

关键词：词汇；句式；文体

中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：16723198（2014）13017402

1概述

英语商务信函是企业用于业务联系、交易商洽的信函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。商务信函和私人信函的区别非常明显。私人信函是个人使用，内容是私人事务，而商务信函是贸易双方为达成共同利益进行交易磋商的联系手段。随着商务信函在国际贸易中的广泛应用，一份严谨得体的商务信函在业务磋商中显得尤为重要。然而商务信函不同于普通的交流信函，其特点鲜明，语言的选择性很强，语篇的连贯性和逻辑性也很强。因此，研究商务信函的特点对交易磋商时语言使用的规范性与严谨性很有必要。了解商务信函的写作特点后，其准确规范的表达方式更有助于合作的达成，给对方留下好的印象，节省工作时间。另一方面，商务信函直接体现了一个公司的形象，企业对商务信函的熟练掌握也有助于与客户建立起长期的合作关系。一般看来，商务信函都具有一套完整统一的格式模板，并且每一部分在商务信函的组成中是不可或缺的。其固定的元素包括：信头（Headline），日期（Date），封内地址（Inside address），称呼（Salutation of greeting）,信的正文(Body of the letter)，结束礼词（Complementary close）和签名（Signature）。

2英语商务信函的词汇特点

一般商务信函的内容都比较简短，因此对商函的用词都比较严格，大多使用正式书面词汇代替普通词汇，商函词汇概括起来具有简洁、规范、准确、严谨的特点，在写作时应避免出现歧义，造成误解。

2.1英语商务信函用词简洁、规范

商务信函是交际语体，力求用词简洁朴素、言简意赅。为避免篇幅冗长，常使用短词与常用词，让读者阅读起来既省时又省力，且符合商函明确直接的特点。一方面，在信函的写作过程中多使用短词、常用词，商务信函是一种正式的公函语体，在严肃的商场上，没有商家愿意把时间浪费在阅读陈词难懂的信函上，因此商务信函可谓字字千金，使用简短、规范的常用词更能体现商函正式、公事公办的特点。如短词尽量用about代替approximately，用now代替currently,用end代替terminate。而常用词尽量用inform代替tell，用sufficient代替enough，更能体现商函的正式性；另一方面，在信函主体内容中多使用单词替代短语，如果能用单词表达清楚地意思就尽量不会用短语，不仅方便对方阅读，也能避免信函冗长繁杂。表达开门见山，切忌拖泥带水、过分修饰。如Above mentioned policy就应改为This policy.用now代替at the present time,用soon代替in the near future.

2.2英语商务信函用词准确、严谨

商务信函中涉及到很多单据、协议、合同，为了准确表达每一部分条款的内容，就会使用大量的专业术语以及缩略词、数字。因为它们的含义都非常稳定，利于精确地表达一个概念，因此专业性非常突出。主要体现为在信函中使用大量的专业术语、行话。专业术语具有国际通用性，其意义单一、精确、无歧义，且不带有感情色彩，不需要根据上下文理解。常见于商务公函、合同文本、商业单证中，特别是在关于价格询问、支付方式及涉及保险等信函中。在经过长期的使用实践和积累后，这些术语成为贸易双方准确表达、有效沟通的桥梁。因此，应尽量避免其他技术性、文学性词汇出现。如应用shorten代替abbreviate，用increase代替augment，用begin代替initiate。又如，cover在日常生活中是“覆盖”的意思，但在商务信函中应理解为“投保”，quote平常是“引用”的含义，在商务信函中应理解为”报价”。可见商务信函的词汇具有明显的专业性与特殊性。此外，信函中多使用缩略词、数词。在国际贸易商函中，很多商贸术语都是以缩略词的形式出现，因为在长期的合作中，人们对这些术语都行成了一种共识。如通过国际商业界确认的FOB代表离岸价，TT表示电汇等，缩略词的使用不仅表达清晰，也使句子更加简洁。而数词在商务信函中有着不可替代的作用，一是由于商务信函中价格、时间、金额等都与数字有关，二是数字的形式更加一目了然，因此数字的表达必须精确、具体，避免模棱两可。如100美元在一般信函中可表示为$100,而在商函中应写为$100.00，这些都体现了商务信函的严谨性。

2.3英语商务信函用词生动具体

英语商务信函用词积极，多使用肯定性词语，肯定性的词语带有积极的色彩，给人愉快的感觉，更能产生让人交流的欲望，有利于交易的完成。从商函中，我们可见pleased，glad，appreciate等词汇的频繁使用。因此，使用生动鲜明，积极活跃的词汇可使信函内容生动具体，给对方留下深刻印象。

2.4英语商务信函中使用适当的情态动词

英语商务信函中适当使用情态动词可使句子语气更加缓和，委婉。一般情况下，现在时的情态动词出现频率比过去式更多，因为过去式的情态动词更具有不确定性，少了商函的可靠性。如could，might等词汇会使信函的文风显得不够严谨，正式。只是在某些特定的语境下，需要用用情态动词的过去式来表达，这样更具礼貌性，委婉性。

3英语商务信函的句式特征

商函的内容直接影响着公司业务发展、品牌形象、客户开发、国际声誉等，因此，表达不能模棱两可，更不能出现错误，否则会让对方误解，造成不必要的经济损失和名誉影响。商函句式多是少有修饰的简单句子，并且遵循委婉礼貌原则，表达态度应是正面积极的，句子中大量使用套语与固定习语，大量使用条件句，以增强礼貌表达的效果。

3.1文风朴实，多用陈述句表达委婉祈使语气

商务信函的内容多是阐述客观问题，因此商函的表达通常都是开门见山、直入主题、就事论事，不需要华丽的辞藻来修饰。信函中很少出现一些内容不相关并且复杂冗长的句子，这样更能使交易双方更好地理解和接受，促进彼此合作。在交易谈判中，双方都是平等的地位，但又不能背离礼貌的合作原则，因此多用陈述句来委婉表达祈使语气，而不是直接使用祈使语气，感觉在以命令的口吻来要求对方，给对方留下不好的印象。

3.2大量使用套语与固定习语

英语商务信函是公事公办的正式信函，通过长期交易往来已形成了大量固定的句式与习语。如We hereby notice that……特此函告，To whom it may concern,敬启者。ad valorem duty(拉丁文)从价税，insurance premium per capita(拉丁)人均保险费。这些习语对于长期从事商函的专业人士来说能节省很多时间，也能清楚表达磋商内容，通俗易懂，便于交流。

3.3条件句和肯定句体现礼貌合作原则

由于商务信函具有礼貌性原则，因此在向对方提出要求、请求和建议时，多使用条件句更能表达此效果。使用条件句会留有更多商量的余地，既为对方保留了面子，又借机表明了己方观点，一举两得。如Please send us some examples of the goods.这句话语气过于强烈，会使对方感到反感。而改成条件句We will be grateful if you could send us some examples of the goods后，传达的的语气就变得礼貌积极得多。商务信函的内容主要是交易协商，目的是争取贸易的达成，因此信函的语气能间接表现出写信人的态度。积极肯定的语气能激发对方的兴趣和欲望，增强其成交的信心。所以要尽量避免带有否定色彩词汇的出现，如wrong,bad,terrible,stupid等词汇。这些词会给人居高临下的感觉，同时会使对方产生一些负面情绪，不利于建立友好合作关系。又如We wont ship our goods until we receive the payment.与We will ship our goods as soon as we receive the payment.这两句话意思完全一致，但第一句的否定形式显得十分强硬、消极，而第二句的肯定表达就显得十分礼貌与积极。

4英语商务信函的文体特征

商务信函的文体特征十分明显，由于涉及到业务往来，信函回复都比较迅速及时。而双方礼貌的合作态度才能确保交易的顺利开展，不管是拒绝对方还是向其提出建议与询问，礼貌的态度永远都是合作的前提。首先必须做到回复迅速及时，在贸易往来中，为提高业务成功率，一般公司在收到对方的信函后都应及时进行回复，特别是在对方询盘或者订购业务时，更能体现己方对此次合作的重视。拖延的答复不仅可能耽误对方的业务计划，使对方的企业形象遭受损失，也可能由此错失一个难得的合作伙伴。因此，为了双方共同的利益，商务信函的回复应是迅速及时的。另外，准确把握委婉与礼貌原则也很重要，在商务磋商过程中，由于双方当事人无法见面，只能通过信函传递思想、要求和感情，因此信函应充分考虑对方的感受，注意语气的恰当性。应尽量站在对方的角度考虑问题，如使用“We suggest”“We hope”等第一人称加表意动词的句型就含有礼貌热情的语气。当双方利益出现矛盾或分歧时，如果直接拒绝可能会使业务无法继续，因此在磋商中应尽量遵循委婉与礼貌原则，缓和的态度更愿意让人继续与之商榷。但有时礼貌原则并不是采取低三下四的态度，当自身利益可能遭受损失时，公司应保持不卑不亢的态度，不用过于谦卑的同时也应礼貌地回绝对方，做到有礼有节。

5结论

到目前为止，尽管尚无一个国际组织规定把英文作为世界经贸活动的通用文字，但在现有的国际商贸活动中90%以上使用的是英文。事实证明，使用英文作为一种国际通用的交际文字已经既成事实，并且随着国际经济的不断深入发展，英文的使用会越来越广，它的重要性将直接关系到企业在国际市场上的运作。一个准备或已经进入国际市场的企业更应该把掌握英文商业信函的正确使用当作一项极其重要的工作来抓，因此，对英文信函特征的掌握有助于国际贸易或商务合作的顺利沟通，从而促使协议的达成。

参考文献

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