谈谈档案的“现扫现用”

在我国，各级综合档案馆都要面对档案需求的动态变化和馆藏档案平均利用率不超过10%的现实，面对档案数字化能力小和档案数量大的矛盾，档案馆充分利用计算机网络优势，通过“现用现扫”这一小革新解决了大问题，方法简单，操作方便，值得借鉴。

一、革新源于思变

有一个市级档案馆馆藏工人调配档案涉及100多万人，利用人多但不重复用。该馆及时建立了百万工人调配档案人名专题目录数据库。但因数据基数大，利用率比例小且时间长，加之一下子扫描上百万页有时间和其他难度，当时全部扫描并不是上策。穷则思变，现用现扫应运而生。

现用现扫就是对没来得及数字化档案的单件需求，对利用率极低没数字化档案的偶尔需求，在库区现场进行扫描，通过网络迅速给利用者提供数字化档案打印件。具体作法是档案利用接待人员在工人调配档案专题目录数据库（或文件级目录数据库）检索后，通过网络系统将所需档号通知档案库管员，库管员调出档案原件在库区管理人员办公室直接扫描，利用网络打印机直接将所需档案扫描打印件在档案利用接待人员处打印机上打印输出，档案数据管理人员定期将现用现扫的图片压缩进档案管理系统。这种方式已成为该档案馆解决大部分档案单件偶尔利用的长期策略，现用现扫件数已超过三万份，使该档案馆取得档案全文数字化10%的比例，却达到提供数字化档案打印件90%的理想预期。

二、革新好处甚多

现用现扫成为利用先进技术和方法提供档案的成功典范，受到国家档案行业领导、专家、学者、实践人员的一致好评，许多地方都采用了这种方法，主要有三大好处：

（一）现用现扫是保证档案实体利用安全的最有效方法。由于是库管人员在库区扫描档案，消除了档案实体离开库区的风险。同时，只有库管人员接触档案实体，是在可控的范围内对整卷档案内容安全和原件实体的保护。

（二）现用现扫是提高档案接待工作效率的最有效措施。保管档案与扫描档案一般同为一人或同一部门（共同管理一个库房），自然取消了传统的档案利用接待人员与库管人员之间逐卷、逐件、逐页交接档案的手续，节省了档案出入库两次盘点档案时间，工作效率提高数十倍，更有益的是减轻了档案交接人员档案安全方面的思想压力。

（三）现用现扫是加快档案数字化步伐的重要途径。“多扫描少复印”应该是档案馆当今提供利用档案的新理念。以现用现扫替代调档复印，然后将扫描图片转入档案管理系统，即满足了用户当前的需求又扩充了档案数字化的内容，以后利用再不调档，一举两得。

三、革新所需条件和注意事项

尽管如此，现用现扫也必须具备以下条件才能做好。

（一）进行现用现扫的革新，必须进行档案馆接待利用工作流程的重组，根据本馆档案利用的工作量来合理配置库管人员，补充完善相关工作制度。这不是技术问题，是需要行政领导做出工作流程重组、部门业务重新分工、人力资源重新配置的问题。

（二）现用现扫必须在计算机网络环境下进行，否则调档通知发送复杂和网络打印无法实现。有的县市区档案馆人员较少，办公相对集中，也可以采用直接的方法。

（三）开展现用现扫工作，必须在文件级或专题目录数据库建成以后，保证检索速度而不使利用者等待更多的时间，先检索出来然后再完成扫描、挂接、入库等工作。

（四）档案管理系统内具备扫描功能更好，可直接扫描进入档案数据库。利用扫描软件加工后，扫描文件夹命名一定要以档号命名，才能保证符合纸质档案数字化技术规范的要求。

（五）如果只利用一件而调出一卷，给利用者提供服务后把整卷档案全部扫描进入档案数据库更好，可以起到事半功倍的效果。