技术报告管理系统的完善

摘要：通过对技术报告管理系统进行完善，使企业管理系统升级到J2EE平台上，这样人力成本较低，易于维护，使以往烦琐的技术报告工作流程实现电子化、无纸化。完善后的技术报告管理系统，平台性能更加先进，实现了技术资源信息的网络化，进一步提高企业的办公效率和管理水平，使其朝着信息化、网络化和现代化目标迈进，为企业实现科学、完整、规范的技术报告管理提供了一个良好的支撑平台。

关键词：企业管理；技术报告；信息化；创新点

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：2095－6835（2014）09－0135－03

1技术报告管理系统完善项目的实施背景

国网山西电科院是山西省唯一覆盖电力生产全过程的综合性科研机构，它担负着电力生产的技术监督、技术服务、技术开发和技术信息“四个中心”职能和基建调试等任务，从科研开发、内部管理、服务方式、技术手段等方面，全面适应电网发展的需要，有力推动了电力技术的进步。一直以来，企业以“科技创新”为宗旨，努力超越，追求卓越，坚持以科技为先导，以质量为中心，为全省人民提供满意的电力技术服务。

技术报告是企业专业技术人员承担调试、试验、科研等各项工作的“技术成果”，是企业最重要的“知识资产”，是技术人员知识活动的有效理论和实践框架，也是增强企业核心竞争力的关键。

随着网络建设、网络技术和中间件技术的飞速发展，企业原有的基于Domino/Notes的技术报告管理系统已经逐渐落后，不能满足技术报告不断增长的功能需求。技术报告管理系统的完善项目实施背景为以下两种。

1.1系统的应用范围需要进一步扩大

企业技术报告管理系统目前采用的是IBM的Lotus Domino/Notes.对当前的技术报告系统开发技术来说，Domino/ Notes是最佳的，也是应用最广泛的办公系统建设平台。然而，随着软件开发技术的提高，企业信息化建设程度不断深入，办公系统要求不断提高，Domino/Notes的缺陷也日益凸显。企业现行的技术报告管理系统问题主要有：Domino对应用系统的开发有较多的限制，深度开发较困难，例如复制冲突问题；Domino应用的开发环境与运行环境两位一体，涉及的编程语言较繁杂，代码管理和版本控制较困难，从而导致管理人员后期维护系统难度大；现有Domino版本对J2EE的支持较弱，经常导致与J2EE系统之间的故障问题。

1.2系统不断向整体性、综合性应用发展

技术报告管理系统的概念已不再局限于以往的报告拟稿、领导审核、技术报告制作等基本范畴，而将逐渐演变成整个企业范围内各种技术报告信息资源的整合平台。

企业技术报告的信息化建设，在原来基于Domino/Notes数据库的技术报告管理系统基础上架构一套新的基于J2EE的技术报告管理系统，在对原有技术报告管理系统应用界面和操作方式尽量保持一致的情况下，对系统平台进行升级、完善，解决企业日益增长的技术报告的需求，提高企业管理水平和办公效率，从而增强企业的综合竞争力。

完善后的技术报告管理系统主要功能是实现企业技术报告集中自动化和信息集中管理。该集中管理模式的机制是一个较新的概念，有利于技术报告信息的集中和数据的重利用。

2技术报告管理系统完善的目的

对技术报告管理系统进行完善的目的有以下几个：①增强技术报告管理系统的安全性和稳定性；②使企业现有的技术报告信息资源得到合理的配置、整合和共享，提高技术报告成果的产出效益；③提高技术人员技术研发能力，促进技术成果的转换。④避免技术人员重复劳动，保证新技术的新颖性、创造性，保证以往研究过的报告能够为科研人员提供参考。

3技术报告管理系统完善的具体做法

技术报告管理系统的完善是基于J2EE架构的完全B/S结构的管理系统，该系统既充分体现了超前性和创新性，同时也兼顾实用性和可操作性，利用先进的信息技术为用户提供科学、快捷、方便的服务。该系统实现了技术报告无纸化办公和高效办公，企业各部门之间实现安全、高效、方便的信息交换，知识共享和流程控制，从而提高整体办公效率和管理水平。

3.1技术报告管理系统的管理流程

技术报告管理流程如图1所示。

图1技术报告管理流程

3.1.1技术报告管理流程节点

技术报告管理流程节点包括技术报告拟稿、报告审核、领导审批、报告登记、报告制作、报告封发、报告归档和存档。

3.1.2流程说明

技术报告拟稿：拟稿人需要编辑技术报告（即把技术报告里面的内容上传上来，包括目录、正文等信息），填写基本信息，选择报告种类，可上传附件。

文件审核：由各专业所首席工程师（或所长）负责完成，专业所首席工程师（或所长）是本专业所技术报告审核的主要负责人，对技术报告的质量负全面责任。审核人可以编辑技术报告、修改附件，并填写意见，选择质量等级。

领导审批：院领导对技术报告进行审批，可以编辑技术报告、修改附件，并填写意见，选择质量等级。如果不同意通过，则可以退回。

文件登记：生技处登记人对技术报告进行登记和编号，打印技术报告审批卡，技术报告登记表，检定证书、检测报告登记表（常规检测报告类才需要打印，一般技术报告和专题技术报告则不需要打印）。技术报告编号格式为：年号+三位流水号，例如：2014005. 此外，生技处可以进行技术报告的查询、大纲查询等。

文件制作：文印打印封面、技术报告审批页、报告说明、技术报告内容。

文件封发：生技处将文印打印出来的技术报告加盖技术报告专用章后，由文印将盖了章的技术报告扫描进来，送往生技处进行归档，生成接收单。

归档：生技处需要分配一个人，角色是归档人员，收到文件后，他点击“完成”按扭进行归档。

存档：信息所需要分配一个人，角色是存档人员，收到文件后，他点击“完成”按扭进行存档。

3.2完善后系统的新增功能

3.2.1强壮而简洁的内容管理

友好、统一的用户界面，在输入方式、显示格式功能控件等的安排上与原先系统基本保持一致，利于用户使用。完善后的系统，实现了技术报告和技术文档管理的自动化，使各类技术报告有序地进行存储，并可按照权限进行查询、使用和维护。

3.2.2采用单模式窗口办理文件

在用户未完成或暂存之前不能打开新的待办工作，减少系统冲突，保证各级流程、各级人员办理技术报告的完整性。

3.2.3保存修改痕迹，报告更加真实可靠

完善后的系统修补了原系统的不足，采用稳定、可靠的Office控件编辑和查看Word格式的文件，并能保存修改痕迹。可以将报告在流转过程中每个人的审批意见、修改记录保存下来，明确不同人员对报告正文的修改情况。上传下载Word文件时，由报告记录号产生本地临时文件名，避免不同报告Word文件之间命名相同存在的互相干扰。

3.2.4方便技术人员查看

技术报告流转时，新增了技术报告拟稿人查看报告的属性、正文、图像、办理，各阶段的审批意见，报告所处的办理环节，待办环节、未办理的人员等，使技术人员随时掌握报告进展程度，为用户提供更加科学、快捷、方便的网上办公服务。

3.2.5管理员操作更加简易可行

完善后的系统提供可扩展的Profile数据库，管理内、外部用户的属性，所有用户均与机构的各个接点相关联，使系统管理员可以灵活定义用户的角色和权限。

3.2.6提供一系列先进的系统管理工具

完善后的系统提供了系统平台基于浏览器的系统级管理工具，比如各种口令管理和授权管理工具、日志查看工具等。

3.2.7报告归档更加完善

报告流转结束后，能将技术报告直接转入到技术报告管理库存中，避免技术报告管理员重新输入。报告归档后，在当年报告中能准确、快捷地查询到此报告，并且能够完整、准确地展现出一份技术报告的全部信息（包括拟稿单、处理意见、领导审批意见、图像和附件等）。

3.3更新后系统的创新点

3.3.1系统的安全性能

系统的安全性是系统有效运行的保证，计算机信息系统的安全性主要考虑硬件设备、系统软件和应用软件这三个环节，技术报告系统的完善侧重于应用软件中采用的安全措施。应用软件的安全性问题不仅涉及技术问题，还涉及操作人员的安全意识、操作习惯等。为了使系统能在一个安全的环境下运行，完善后的系统设计有以下三个特征：①设立严格的用户权限管理，严密监视、控制用户的数据存取，防止非法访问。采用分级权限管理机制，各级操作人员使用系统权限允许的功能，不能越权操作。系统设有超级用户，可以使用系统所有功能，并且可以设置其他用户权限。用户权限共有四级权限分配：一级为系统管理员，拥有最高的权限和所有的权限；二级为开发人员，拥有对系统进行二次开发的能力；三级为系统维护人员，可以对系统进行维护，比如对技术报告进行调整、修改和删除等；四级为普通用户，根据自己的权限使用本系统，不能改变本人权限。②系统设立用户工作日志记载，监督每个用户的操作情况。比如可通过系统查看IP、时间、操作内容、操作者姓名、出错信息等各种情况，便于系统管理者更加方便、快捷地处理系统在运行时可能出现的各种故障问题。③对用户录入数据进行严格的合法检验。完善后的系统将录入数据控制在正确范围内，对不合法的数据录入操作是不成功的，同时给用户对应的提示信息，以便自行纠错。

经过对完善后的系统进行反复、认真、严格的测试，最大限度地提高技术报告管理系统的可靠性和稳定性，确保企业的高效办公。

3.3.2系统的先进性

技术报告系统是企业优秀技术成果集中的核心平台。完善后的系统，使用了纯JAVA的开发方式，用户可以利用支持JAVA的各种终端设备操作由系统平台构建的各种应用，包括电脑终端，JAVA的手机、PDA和其他移动终端设备，真正实现了技术人员不受空间、地域等因素的限制，随时随地、轻松自在地工作。

4完善后系统的价值

技术报告管理系统的完善，真正实现了技术报告信息化管理，使以往烦琐的技术报告审批、查询等工作变得准确、简单、快捷。具体为企业管理带来以下价值：①进一步完善了技术报告管理功能，实现技术资源信息的网络化，提高企业的办公效率和管理水平，使其朝着信息化、网络化和现代化管理目标迈进；②提高了工作效率，从而提高技术报告从拟稿、审批到归档、查询等各个流程的工作效率，切实提高了技术人员工日常办公效率和劳动生产率；③为广大企业技术人员提供了更加方便、快捷、完整的技术资料信息获取渠道和手段；④实现技术报告信息化、自动化、网络化，使整个技术报告更加方便企业技术人员技术交流和技术共享；⑤提高了系统的安全性和稳定性， 并使其迈上一个新台阶。

5结束语

完善后的技术报告管理系统自运行以来情况良好，基本实现了预期的实施效果，确保了企业技术报告管理系统的持续、稳定和良好运转。本系统技术报告信息查询方便、信息流程真实有效、综合信息直观清晰，实现流程定制、操作方便、使用简单、直接打印等业务要求。对本系统进行完善使企业专业技术实力和科技创新能力进入国内领先行列。完善后的技术报告管理系统使企业管理规范有序、资源配置优化，企业素质全面提升，成为山西省电网技术支撑的主体力量。

参考文献

［1］黄慧春，胡仁杰.基于电子信息与计算机网络技术的“电子实验报告管理系统”［J］.实验室研究与探索，2012（04）.

［2］黄仁海.南钢电力及能源管理系统技术报告［J］.电力需求侧管理，2005（03）.

［3］曾展鹏.基于ASP技术的查新报告管理系统的设计和制作科［J］.科技情报开发与经济，2008（02）.

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作者简介：曹静（1984—），女，山西运城人，工程师，2012年毕业于山西大学项目管理领域（硕士），现就职于国网山西省电力公司电力科学研究院。

Improve the Technical Report Management SystemCao JingAbstract: In this paper, through the improvement of the technical report management system, the electric power research institute management system upgrade to the J2EE platform, the human cost is low, easy to maintain, the previous complex technical report work processes to achieve its electronic, paperless; technical report management system after perfecting the platform performance is more advanced, networked technology resources information, improve the office efficiency of EPRI, level, towards the informationization, networking, modern goal, provides a platform to support a good technical report management enterprises to realize scientific, complete, standard.Key words: business management; technical report; informationization; innovation points