基于ISO9001质量管理体系与ERP信息系统基础上的总编室工作探讨

[摘要]ISO9001与ERP基础上一种全新的管理环境与管理手段在出版社正式建立后，总编室的管理职能和工作模式发生了相应的转变。在内部管理更加规范的情况下，总编室的管理水平与执行力得到提高，其工作的主动性与积极性得到发挥，工作效率也相应得到提升。

[关键词]ISO9001质量管理体系；ERP信息系统；管理职责；过程管理

[作者简介]周云，安徽少年儿童出版社。

近年来，随着我国出版社转企改制进程的不断推进，在出版社建立科学合理的现代企业制度，引进其他行业的先进管理经验和管理方法，提升出版社的竞争能力，已经成为各出版社的一项战略举措。2008年6月，安徽出版集团有限责任公司旗下的时代出版传媒股份有限公司及下属8家出版社整体启动引入ISO9001质量管理体系这一重要战略举措，并于2009年11月正式通过中国质量认证中心的现场审核，成功建立起基于ISO9000标准的质量管理体系；与此同时，8家出版社同步导入ERP系统这一信息化管理手段。ISO9001质量管理体系为ERP提供了一个规范的管理环境，ERP又为ISO9001质量管理体系提供了一个科学、高效的运行平台。基于ISO9001与ERP基础上的一种全新管理环境与管理手段在出版社正式建立之后，总编室管理职能和工作模式也需要做出相应调整，进行必要的转变。

一、管理职责与权限的明晰化

1. 管理水平与执行力的提高

ISO9001标准将“管理职责、过程管理”等四个基本过程作为质量管理过程的全部活动，其中“管理职责”要求对企业内部每一个部门的职责进行划分并形成文字，明确每一个部门的相应职责。ERP系统则利用多种技术手段为“管理职责”提供了很好的支持。例如，通过ERP的建模，出版社可以按照ISO9001“管理职责”的要求，形象地表述出版社部门岗位的职责与权限。在实际工作中，则体现为管理职责从纸质制度化的层面落实到实际的、可见的流程上。在实际的日常工作中，由于种种原因，内部管理经常会出现管理不到位、责任不明确等现象。导入具有国际先进管理水平的ISO9001质量管理体系和ERP信息化系统之后，由于每个工作流程都有相应的记录，形成了可追溯性，在某个问题出现时能清楚找出责任人，有效避免了“职责不清、责任不明”现象的发生，提高了出版社管理的规范性和科学性，完善与提升了出版社的内部管理水平。

在规范的管理制度基础上，借助ERP信息系统这一管理抓手，总编室工作人员可以更好地对选题申报材料的填写、书稿三审的质量情况、图书出版流程的规范等加强管理。一方面避免了各项资料的错误及缺失以及不规范情况的发生，另一方面也提高了自身的执行力，提升了总编室的管理效率和服务水平。

2. 平凡事做经典，琐屑事做完美

由于处于出版业务的中枢位置，总编室工作具有“多、杂、繁、乱”的特点。无论是选题计划制定申报、出版单位等级评估材料准备，还是领导指示与精神的上传下达、各种报奖及重点项目材料报送，不仅工作量大，而且琐碎。总编室工作的重复性及低创新性，导致大多数总编室工作人员疲于应付，工作积极性不高。ISO9001质量管理体系强调工作流程中每一个小事都会对产品的质量产生直接影响，任何一个环节或者节点的疏漏都可能导致最终结果的不可控。工业产品的不合格可以通过“召回”来减小乃至消除对消费者安全的隐患，而不合格图书对读者乃至文化传承、精神文明建设的不良影响则是不可估量的。

總编室工作人员应积极践行“平凡事做经典，琐屑事做完美”的管理要求，充分发掘ISO9001质量管理体系和ERP信息化系统的管理优势，并积极运用到实际工作中，协助社领导做好选题规划，满足编辑业务与专业发展需求，协调好社内外各种关系，不断发挥总编室的组织、协调、管理、服务四大基本职能。

二、管理方式与管理手段的更新

在传统出版模式下，出版社的管理主要依托手工管理、纸质管理。基于ISO9001质量管理体系与ERP信息系统基础上的一种全新管理环境与管理手段在出版社正式建立之后，ERP系统作为规范管理的抓手，必然给总编室的管理工作带来挑战。面对这些新工作方式的转变，我们要通过不断优化工作方法，创新工作思维。

1. 精细化的管理

ISO9001质量管理体系与ERP信息系统强调的是一种精细化的管理模式，通过精细化的管理，对每一个“生产”流程都做到监控到位、管理到位，以确保产品（即图书）质量合格。ISO9001质量管理体系强调对一本图书的全流程进行分析，对影响图书质量的关键流程的操控程序予以规定，遵循“按做的写，按写的做”这一规则。ERP信息平台则通过借助信息技术这一手段，对图书选题策划及图书流程管理进行更加精细化的管理。从选题策划到图书销售，责任人、操作时间等每一个细节都可以在ERP信息系统中呈现，期间一系列数据的采集及储存也变得更加清晰、方便和快捷。细节的精细化呈现，不仅便于总编室的管理，也为各级领导做出相应决策提供较好的数据支持。

在贯彻质量管理体系的过程中，总编室需要承担相当一部分的监督检查职责，具体有参与编制文件，学习质量管理标准，检查各部门执行情况，收集整理贯彻标准所产生的各种材料、数据等。在ERP信息系统的操作过程中，同样有许多关键节点的控制，如选题立项、工作任务指派、书号核准、流程检查、数据导出等，这些都需要由总编室工作人员来具体操作。鉴于此，总编室工作人员要主动接受ISO9001质量管理体系的管理理念，积极参加ERP信息系统的操作培训，努力接受新的管理模式，力争快速掌握新的工作方法，积极进入新的工作状态。

2. 系统化的管理

ISO9001质量管理体系与ERP信息系统所强调的精细化管理模式，建立在系统化的规范管理基础上。ISO9001质量管理体系依托的是PDCA循环管理模式，ERP信息系统则依靠计算机系统的强制性建立起流程的合理化与规范化，通过系统各管理模块的提前设定，明确各部门的管理职能。这样做的好处是：各种数据和信息的流转程序不能随意变动，从而做到信息准确；不规范的做法会遭到系统的拒绝，并能使不规范操作得到及早发现，最大限度地杜绝因管理漏洞或管理缺失导致的严重后果。

在总编室的业务管理过程中，选题的策划申报、书稿的三审、书稿的三校一通读、书号的核发、CIP数据的申领等节点比较重要。如果选题的策划与申报关系到出版社的出版方向，那么书稿的“三审三校”则涉及出版社的导向问题，书号与CIP的申领则体现出版社遵循国家管理要求的程度。这几个环节都是由总编室在其间承担着协调、管理以及服务的职能。采用ERP信息系统工作平台后，从编辑在系统上填写选题申报开始，一直到三审记录的填写、书号及CIP数据的申请，总编室工作人员均可以通过系统在线查看。无论是资料是否健全，还是流程是否顺畅，甚至是相关人员的工作是否高效，都可以在系统上一目了然。这不仅减少了手工操作的环节，缩短了信息传递、处理的时间，而且降低了操作过程中出现误差的概率，便于相关人员自我约束。

三、对过程管理的进一步重视

ISO9001质量管理体系关注“过程方法”，即强调对流程的监控与管理。根据系统是由过程组成的网络，过程是活动的流程，活动是过程的节点这样的原理，ERP系统依据出版社的过程或者活动中一系列操作规则在系统中生成了相应的过程模型。具体到实际工作中，即通过对图书的选题策划、编辑校对、出版印刷、发行储运等过程加以识别乃至控制，确保每一个环节“输出”到下一个流程的工作都是“合格品”，实现各个环节之间的无缝对接，这是保证图书质量的一个重要举措。ERP信息系统以产品的实现过程为主线，通过对图书出版流程各环节的控制，借助上一个流程的“输出”，链接到下一个流程的“输入”，通过不断的“链接”，最终实现对产品质量的全过程跟踪。基于ISO9001质量管理体系的建立以及ERP信息系统的导入，为确保产品质量提供了有力的保障。

图书的生产过程是一個系统的过程，每个环节及流程都会影响出版物的最终质量。图书的质量形成过程，主要包括选题策划、编辑加工、三审三校、生产印刷、营销发行等主要环节，其中涉及总编室或者与总编室工作密切相关的有选题策划、编辑加工、三审三校等环节。因此，在强调对过程进行严格管理的理念指导下，总编室工作人员要高度重视这一工作。建立ISO9001质量管理体系和导入ERP信息系统后，总编室的工作关口便前移到对过程的管理中。借助完备的质量管理体系及先进的信息化管理手段，无论是选题策划还是书稿三审记录填写，总编室都可以在操作过程中参与进来，随时可以针对流程中出现的问题提出异议，并要求及时整改。甚至作者交稿的时间，编辑加工、三审时间的分配等一系列细节问题也都呈现在ERP系统上，这为总编室的管理工作提供了极大便利。

总之，新形势及新管理模式的出现，对总编室工作人员来说既是挑战也是机遇。我们应积极面对挑战，把握机遇，善于思考，努力化被动为主动，最大限度地发挥好总编室的工作职能，做好管理工作的转型升级，为出版社的发展与壮大贡献自己的力量。

[1]林清发，刘航. 新闻出版行业ISO质量管理体系操作指南[M]. 合肥：安徽科学技术出版社，2011.

[2]白建明. ISO9001质量管理体系对出版单位的管理效用浅析[J]. 出版发行研究，2006（8）.