浅析知识管理服务对企业档案管理及发展的影响

摘 要：企业档案部门实施知识服务是顺应时代发展潮流、应对市场竞争压力、解决当前企业档案工作困惑的需要。知识管理、档案后保管范式为企业档案知识服务提供了理论论据。实施知识服务要求企业档案部门从服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等诸多方面实现对传统档案服务的超越。

关键词：知识管理；企业档案；影响方向；方式区别

1 知识管理服务与传统管理服务的区别

1.知识服务首先是一种观念，一种认识和组织服务的理念，即以信息知识的搜寻、组织、重组的知识和能力为基础，根据企业决策者、经营者、管理者的问题和企业环境融入他们解决问题的过程中，提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务。从观念上看，它与传统的信息服务不同。

2.知识服务是对企业的决策者、经营者、管理者的目标提供的服

务。它关注的焦点和最后的评价不在于是否提供了信息，而在于是否通过服务解决了企业的决策者、经营者、管理者的问题。信息服务的基点、重点、终点都是信息资源的获取和传递。

3.知识服务是面向知识内容的服务。它非常重视的是对企业的决策者、经营者、管理者的需求的分析，根据问题确定他们的需求，通过对信息的分析和重组来形成符合需要的知识产品，并能够对知识产品的质量和它对企业生存、发展的实用性进行评价。而传统的信息服务则只是基于简单的文献循环式获取的服务。

4.知识服务是面向解决方案的服务。它致力于帮助企业的决策者、经营者、管理者找到解决方案的办法。信息和知识的作用最主要的体现是对解决方案的贡献；解决方案的形成过程，又是一个对信息和知识不断查询、分析、组织的过程。知识服务将提供解决企业生存、发展、竞争的方案，而传统的信息服务则只是满足于对具体信息、数据或文献的提供。

5.知识服务是贯穿于对企业决策者、经营者、管理者解决问题的整个过程的服务。这种知识服务应贯穿于企业的决策者、经营者、管理者进行知识捕获、分析、重组、应用的整个过程的全程式服务，应根据他们的需求动态地、连续地组织服务，而不像传统信息服务那样以固有的模式，固有的过程或固有的服务。

6.知识服务是面向企业增值的服务。它关注和强调利用自己独特的知识汇总编辑能力，对现有资料进行加工形成新的具有独特价值的信息产品，为企业的决策者、经营者、管理者提供其信息产品解决问题。通过知识和专业能力来为企业的决策者、经营者、管理者创造价值，通过显著提高库收藏档案、资料进行知识应用和知识创新效率来实现档案的价值；通过直接介入利用知识的创新过程的最困难部分和关键部分来提高价值，而不仅仅是像传统的信息服务那样基于资源占有，机构的物理式的积累，规模生产等来体现价值。

2 现代企业档案管理中知识服务的方式

1.知识服务是融入对企业的决策者、经营者、管理者之中和对他们决策过程的服务，而不是基于信息机构的服务，也不是游离于对企业利用者之外的服务。它将需求服务人员和企业的决策者、经营者、管理者之间的联系更明确、更紧密，要求建立起一种针对企业的具体的利用者或利用过程式的服务责任制。

2.知识服务将是基于专业和个人化的服务。专业化要求按照具

体专业或课题领域、经营目标来组织和实施服务，保证对企业服务的对象，企业环境的把握；保证知识服务的质量；个人化，要求针对个别的企业决策者、经营者、管理者的具体需要和过程提供知识服务，保障对服务对象的了解和联系，保障对服务对象的决策过程的跟踪和全面信息服务。

3.知识服务将是基于集成的服务而不是依靠大而全的系统服务。它应当通过系统集成、服务集成等多种方式联合、协调，利用多种知识、资源、人员、系统、服务来组织和提供对企业的经营和发展的知识服务。

4.知识服务将是基于自主和创新的服务，不再是标准化和事务性工作。它要求知识服务的人员根据实际情况动态地搜寻、选择、分析、利用各种知识，动态地设计、组织、安排、协调有关服务工作和服务目标，要求具有自主的管理意识和权利，具有创新精神、研究能力和管理能力。

3 知识管理是企业档案工作走出困境的方向

传统企业档案工作要适应外部环境的变化、走出当前面临的困境，唯有进行根本性的变革和创新。而根本性的变革和创新需要有先进工作者的管理理念与管理模式指导。而能够指导企业档案工作创新的管理理念与管理模式就是知识管理。因为知识管理是知识经济时代的管理范式，它能从各个层面目为企业档案工作创新提供新的思维。

3.1 知识管理是知识经济时代的管理范式

当前，全球最根本的社会经济背景、时代发展潮流是知识经济的兴起。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济。在知识经济时代，知识成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。“因为知识社会是一个组织的社会，其中心器官是管理。仅仅管理就能使今日的所有知识成为有效。”知识管理强调通过知识应用、知识创新，充分发挥知识在经济生活中的作用，最大限度地实现知识的价值，顺应了知识经济这种“空前关注知识的价值”的要求，因而成为知识经济时代的管理范式。

3.2 知识管理是企业档案工作创新的方向

档案管理不能只重视档案的悼念、整理和保管，而应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。在档案悼念过程中，应该不仅确保正式文件的归档，而且加强隐性知识的记录与收集，加强非正式文件、外部信息的悼念，从而将档案悼念活动拓展为知识积累活动。在档案整理过程中，应该在档案实体分类的基础上，按照用户的检索偏好与利用习惯，进行多、深层次的档案内容分类（知识分类），从而使档案整理活动演进为知识组织活动。在档案鉴定过程中，应该不仅重视档案的凭证性价值、长远价值和保存价值，而且关注档案的情报性价值、现实价值和利用价值，从而是新为知识评价活动。在档案服务过程中，应该贯彻以用户为中心的理念，通过信息化、网络化、智能化手段，开展主动中、个性化服务、全过程服务与超前服务，努力为用户提供具体的知识与问题解决方案（而不仅仅是档案实体本身），从而将档案服务活动提升为知识服务活动。

4 总结

说到知识资源管理，就不得不说一说知识管理。从知识管理审视企业档案工作，可以促使企业档案工作很好地适应外部环境变化的要求，通过挖掘企业档案的知识价值，为价值创造活动服务，为提升企业核心竞争力服务，以适应现代企业制度建立和市竞争日举国激烈的要求；通过应用现代信息技术，以应对电子工业文件涌现的冲击；从而最终走出妆前面临的困境，进而取得利润。

参考文献

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[4]丁华东。档案知识管理理论范式的特点与建构探略[J]。图书情报知识，2007（4）：18-19

作者简介

邵兴兰（1975-）， 女， 山东青岛， 专科， 广东大唐潮州发电有限责任公司， 初级，研究方向：档案管理