论乡镇卫生院档案管理工作现状

杨恒宝，杨金亮

摘 要：本文对现阶段乡镇卫生院的档案管理工作状况进行总结分析，其主要问题体现在档案管理意识淡薄、管理技术及设备更新不足、档案管理制度不够健全等方面。继而针对其发展现状，提出档案管理工作的创新性改进措施，具体包括：建立健全档案管理制度，提高档案管理与利用的自觉性；更新档案管理硬件设备，对档案管理者进行系统培训；构建卫生院网络管理体系，加大对档案资源的开发利用等。

关键词：乡镇卫生院；档案；管理；工作现状

档案管理是乡镇卫生院管理工作中必不可少的组成部分，在卫生院发展过程中具有重要的意义。健全有序的档案管理工作是推动卫生院日常工作正常运转、促进其医疗工作及医学研究深入发展的助推器。因此，乡镇卫生院应当提高对档案管理工作的重视度，深入分析档案管理工作的现状，并积极寻求与探索创新性的改善措施，以提高卫生院的档案管理工作水平。

1 乡镇卫生院档案管理工作现状分析

目前我国各乡镇卫生院管理工作往往侧重于医疗管理、人事管理与行政管理等方面，在档案管理方面则明显关注不足，缺少完备而有效的档案管理制度，也未形成较为全面与系统的卫生院档案管理体系。统观各乡镇卫生院档案管理的工作现状，我们可以将其基本问题归纳为以下几个方面。

1.1 档案管理意识淡薄，档案利用率有待提高

乡镇卫生院对于档案的价值缺乏认识，在档案工作方面的利用意识与管理意识都较为淡薄，因此往往会忽略或轻视档案管理工作，没有意识到档案管理工作在卫生院管理工作可以发挥多么重要的作用。乡镇卫生院对档案本身以及档案管理重视不足，因此造成了卫生院内档案资源的开发与存储工作都处于一种匮乏的状态。这不仅体现在档案资源开发与储备的不足，而且表现为卫生院对档案的利用效率较为低下，由此造成卫生院管理工作稍显拖沓，效率不高。

1.2 档案管理技术及设备更新不足，管理方法有待改善

不少乡镇卫生院的档案存储与保管缺少足够的空间，甚至在某些情况下，原有档案用房会被腾出来用作医疗用房，导致档案空间严重不足。档案管理的硬件设施更新不足，设备较为落后，同时缺乏现代化的档案管理技术与方法。随着计算机网络与信息技术的发展，网络技术也渗透到乡镇卫生院的管理工作中。很多乡镇卫生院充分利用计算机管理技术，对管理工作起到很大的促进作用。但在卫生院工作中，现代信息管理技术在档案管理工作中的运用却非常少。档案管理工作无论在硬件设备还是信息技术、管理方法方面都没有跟上时代发展的步伐。

1.3 档案管理制度不够健全，工作人员专业水平有待提高

乡镇卫生院中没有形成较为完善的档案管理制度。档案管理制度不健全，往往会导致档案管理工作的档案不齐全、分类不细致、利用效率低下。没有严格的档案管理制度来约束的档案管理常会出现管理混乱与效率低下的情况。很多卫生院没有将档案管理工作纳入到工作人员的考核过程中。而从事档案管理工作的人员缺少专业人才，专业知识缺乏，业务水平不高。乡镇卫生院对档案管理人员提供系统培训的机会不多，因此他们在档案管理工作中严重依赖往日的经验，在思维方式及管理方法方面都更新不足，墨守成规，缺乏创新。

2 乡镇卫生院档案管理工作的创新措施

2.1 建立健全档案管理制度，提高档案管理与利用的自觉性

乡镇卫生院应加强对档案管理制度的建立，形成较为完善的档案管理体系，推行卫生院档案工作的规范化管理。档案管理制度的制定与完善要依据我国档案法的有关规定，并结合相应卫生院档案管理办法的相关规定，建立起一套既具有科学性又具有可行性的较为系统全面的管理制度。在一整套严密而科学的档案管理制度下，乡镇卫生院还应该注重培养员工形成档案意识，普及档案知识，提高档案的利用效率。乡镇卫生院的档案管理工作，要严格遵循严密的档案管理制度，发动工作人员的档案管理意识与档案利用意识，正确处理档案管理与医疗管理、人事管理、行政管理的关系，切实发挥档案管理在卫生院管理工作中的作用。

2.2 更新档案管理硬件设备，对档案管理者进行系统培训

乡镇卫生院需要技术更新档案管理的硬件设备，引进先进的档案管理经验与技术方法，提高大纲管理水平，实现档案管理的现代化。在硬件设备更新方面，卫生院要及时提供相应的管理设备，比如足够的档案管理空间、防湿防潮防虫的空调设备或其他设备，提供计算机设备推进档案的信息化管理。在软件更新方面，卫生院应大力推进档案资源的数字化，利用先进的计算机基础建立系统的档案管理数据库，既丰富了档案储存方式与方法，实现档案管理的自动化，又能提高档案利用效率，节约档案提取及传递的时间。另外，卫生院应对档案管理人员进行集中的系统培训，为档案工作者提供更多的学习机会，或者安排各卫生部门之间进行集中学习培训，或定时组织不同部门与医院之间的学习交流活动，促进工作人员之间相互学习与借鉴经验，交流专业知识与技能。乡镇卫生院可以通过系统培训与学习交流活动，更新与提高从业人员的专业知识与业务技能，提升其档案管理的专业素质及整体水平。

2.3 构建卫生院网络管理体系，加大对档案资源的开发利用

乡镇卫生院可以构建一种网络化逐级管理的体系，比如，院长或副院长直接领导，以办公室主任作为负责人，档案管理人员为具体操作人员，形成一个档案管理三级网络体系，实行集中领导、分级负责与统一操作的档案管理体系。这样的网络管理体系的建立，既有利于各级部门进行统一领导、有效监督，又能提高档案工作人员的工作积极性，提高档案管理工作的效率。此外，卫生院应积极鼓励档案工作人员加大档案资源的开发力度，增加档案资源的开发方法，拓宽资源开发渠道，比如可以在不同卫生院或医院之间进行档案资源的网络联接，实现院与院之间部分档案资源的共享。档案资源的开发与管理最终是为了提供档案信息资源，实现档案资源利用的最大化，提高档案利用效益。

档案管理在卫生院工作中的有效利用，既可以促进行政工作与人事管理工作的进行，又可以为卫生院临床医疗以及科学研究工作提供服务。乡镇卫生院应该提高对档案管理工作的重视，合理地开发与利用档案信息资源，完善档案管理制度，提高档案工作效率，使档案资源发挥其最大的作用，推进卫生院各项工作的发展。

作者简介

杨恒宝（1977—） ，男，毕业于滨州医学院中医专业，山东省委党校研究生在读。现任山东省邹平县码头镇卫生院院长，从事院日常业务及档案管理等工作十几年