浅谈高校档案管理的信息化建设

马晨雪

摘 要：随着信息科学技术的进步，人们的生活、工作已经离不开信息化建设的发展，高校档案管理工作也是如此，档案信息化建设管理工作是当前高校工作重要的组成部分，它体现着一个学校档案的管理水平，所以做好高校档案信息化管理工作非常重要，但是从目前高校档案信息化管理工作来看，还存在着一些问题，本文针对在档案信息化管理过程中存在的问题进行分析，并提出了一些行之有效的解决措施，旨在进一步推动高校档案信息化建设，提升档案的重复利用率。

关键词：高校档案；信息化管理；重要性；问题；措施

随着信息化时代的发展，传统的高校档案管理模式已经不能适应信息化科技的发展，高校档案作为学生学习和教师等的日常工作行为的凭证，是重要的历史资源，它是将高校的工作教育、科研、管理以档案的形式储存起来，便于日后编辑操作，高校档案信息化建设成为高校未来发展的必然趋势，档案管理工作的好坏直接影响着高校的工作效率，所以做好高校档案管理工作是当下高校面临的一项重要工作。

1 高校档案信息化建设的作用

高校档案管理的信息化建设具有非常重要的作用，有利于实现档案信息存储的数字化、档案信息管理标准化、档案信息网络化管理，从而实现无纸化、自动化和网络化的办公模式，提高高校档案的工作效率。

1.1 档案信息存储实现数字化

档案信息存储数字化是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机的形式存储档案信息。它把分散的各种信息资源以数字化的形式存贮，然后通过网络的形式互相连接起来，便于检索快捷方便、实时同步备份，最终实现资源的共享，档案信息数字化是高校档案管理信息化建设的前提条件，根据《高等学校档案管理办法》的相关规定，要及时的对破损、褪色的档案进行数字化修复，将档案里面的所有信息数据通过数字化处理存储到计算机中，实现档案管理信息化的目标。

1.2 档案信息管理标准化

档案信息管理标准化是利用专业的档案系统管理软件对完成数字化的档案进行有效的管理。但是在实现档案标准化的过程中，必须要严格的按照档案行政管理部门制定的相关规定。遵循相关的业务规范和技术要求，才能彻底的实现传统档案管理向现代化信息档案管理的转变。主要从以下五个方面实现档案信息采集标准化：包括档案信息采集、储存、管理、网络管理、管理软件等的标准化，才能更好的实现档案信息管理的标准化。

1.3 档案信息管理网络化

档案信息管理网络化是指充分利用现代化网络信息科学技术，对档案进行网络信息化管理，实现档案信息的资源共享，从而能及时有效的对档案进行检索，提高高校档案管理工作的效率。

2 当前高校档案信息化建设过程中存在的问题

2.1 对高校档案信息化建设认识不足

高校档案信息化建设是未来档案管理的发展方向，是促进高校档案管理水平的重要环节，但是由于对档案信息化建设的重要性认识不足，导致在档案信息化建设过程中存在着很多问题，档案的信息化建设没有得到领导层的重视，领导层就不会正确的引导高校进行档案信息化的建设，各种技术设备也得不到资金的投入、支持，导致设备落后，检索效率低下。

2.2 高校档案信息化建设队伍落后

只有专业的、全能型人才才能促进高校信息化建设的有效进行，然而在现实高校信息化档案建设管理过程中，往往缺乏专业的档案信息化建设技能人才，对档案的管理基础知识及各项流程还不熟悉，对计算机软件的操作系统不了解，从而在建设过程中遇到问题不能独立的完成解决。

2.3 高校档案信息化建设缺乏统一标准

要想实现高效的档案信息化建设有效进行，必须要有统一的执行标准，才能保障建设任务的顺利进行，然后在当前各大高效的档案信息化建设管理过程中，没有形成统一的管理标准，都是根据相关部门领导层的工作经验来制定管理标准，其中不乏带有个人色彩，或者各部门根据自行的情况采用适合自己部门的档案管理系统，缺乏与其他部门之间的联系，就造成了高校档案之间的联系不够紧密，相对分散，就不利于高校档案的集中、有效管理。

2.4 高校档案信息化建设对资金和设备投人不足

由于高校对档案信息化建设的资金和设备投入不足，一定程度上阻碍了高校档案信息化建设的发展，对基本的档案设备像加固器、档案钻孔机、档案除湿器、档案破损修复机等设备投入不足，导致在出现问题时不能及时的整改，由于资金的投入不足，导致高校档案检索工具不先进，检索信息不准确，或者需要花费大量的时间才能检索到所需的资料，检索效率低下。资金的投入不足也不利于纸质档案全部利于电子化储存，缺乏高效、统一、规范的管理。

3 加强高校档案信息化建设的有效措施

3.1 加强对档案信息化建设的重视

只有加强对高校档案信息化建设的高度重视，才能有力的推进高校档案信息化建设的顺利进行，所以高校领导层一定要充分认识到档案信息化建设的重要性，才能正确的引导工作人员认真负责的态度，同时给予大力的支持，从人力、物力、财力等方面给予支持和投入，才能保证各项设备得到落实，才能使日后的信息检索准确、及时，方便日后高校各种日常事务的管理。

3.2 加强对档案软硬件设施的建设”

档案软硬件设施的建设对于实现高效档案信息化管理具有非常重要的作用，因为传统的纸质档案在使用过程中容易发生破损和数据丢失等问题，造成档案数据信息不全、不准确，无法保证原始信息的可持续利用，所以只有加强对档案软硬件设施的建设，才能实现纸质档案信息资料的数字化管理，将纸质档案信息通过扫描、复制存储于计算机中，然后利用计算机对档案资料进行借阅和查询，延长纸质档案的使用寿命，利用原始资料作凭证，保障档案更具有科学、合理性。

3.3 加强档案信息化建设的人才引进

加强对档案信息化建设的人才引进，提高管理人员的专业素质，对档案信息化建设具有非常重要的作用。所以高校领导层要加强对档案管理人员的培训力度，包括提升计算机技术水平，档案管理人员对信息获取、鉴定与评估能力，加强对档案信息化基础知识的认知水平，培养档案管理人员敏锐的观察力，认识到实现档案信息化管理是日后工作的重点和发展方向，培养他们把传统的纸质档案转化成数字化档案的能力，提高档案的使用效率，深化高校档案信息化管理。所以不定期的对管理人员进行培训，提高他们对档案信息化管理的认识。不断引进高素质的管理人才，不断提高档案管理人员的业务素质和服务水平。实现档案信息化管理的可持续发展。

4 结语

综上所述，加强高校档案信息化建设是提高高校整体管理水平的重要措施。面对当前我国高校档案信息化建设存在认识不足、建设队伍水平落后落后、缺乏统一、有效的管理标准以及建设缺乏相应的资金及设备投人等问题，严重制约了我国高校档案信息化建设的发展。因此加强对档案信息化建设的重视、改善档案的软硬件设施建设，加强人才的引进，以此保证信息化建设顺利实施，促进高校教育管理水平的不断发展。

参考文献

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