高校档案与高校评估工作关联性探索

刘思洋

摘要：评估档案是高校的宝贵财富，是衡量高校教育教学质量、科研水平和管理水平的重要尺度，我们如何抓住教育评估这一契机，利用好这一平台，推动学校的档案管理工作，本文就高校档案和高校评估做探讨，浅谈更好的高校档案管理机制。

关键词：高校 评估 档案 探索

对于高校的每个职工来说本科评估都是很重要的一项工作。高校可以在教育评估制度这个新平台上展示自己各个方面的成绩、成长、发展、展望和存在的问题。很多经历过评估的学校的实践证明，在教育评估制度这个新平台上高校的档案是重要因素，其具有非常重要的作用。换句话说，教育评估是推动学校档案管理工作发展和进步的催化剂，应该利用好这一新平台。评估对于高校的档案管理来说是一剂催化剂，它侧面检验了一所合格学校档案工作的管理水平以及对档案管理工作提出的新的要求。

高校教学评估活动是高校的一项重要实践活动，而档案的存在就是真实记录这些实践活动。所谓评估档案就是高校在教学评估活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史文件记录，它对于高校的发展和进步起着积极的指导作用。高校接受评估的有力凭证就是档案信息，同时档案信息也是评估主体实施评估的基础依据。那么，为什么档案会在评估工作甚至是历史上都具有如此重要的角色呢？我们从档案本身的定义来分析一下：

①先了解宏观角度的定义：什么是档案？档案既是国家不可再生的资源，是党和国家发展和进步的依据，也是一种社会现象，它以一定的物质形式存在，有价值的保留下来，同时及时销毁不需要的。另外，档案还具有知识储备作用，就像我们经常借鉴古人的经验一样，把现在发生的事情记录下来，也可以在以后供后人借鉴。

②我自身在工作中所理解的档案：我所在的学校是一所全国医学本科院校，医学院校的档案资料能够反映一所医学院从建校初期到逐步发展的整个历史过程，可以把学校的全部面貌反映出来，通过查阅医学院的档案资料学生可以获得相关的知识，并且这些资料保留下来还可以供教师查阅，进而有效的提高教学质量，同时还是医学院校进行教学评估工作的基础和依据。另外，医学院的档案资料多是临床教师在实践活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，所以从某种意义上讲，医学院校的档案关乎人类的生命健康。

由此可以看出档案存在的重要性，那么档案的规范管理也是一项重要的工作内容。高校的档案管理需要依托在专门的档案管理部门，而评估档案的管理机构应以高校档案馆为核心，一般来说，高校档案馆都具备以下两个基本职能，一是负责管理高校档案工作，行使行政管理职能，二是存放和利用高校档案，开展具体档案业务的职能，所以高校档案馆不仅要负责整个档案馆的自身业务，还要指导各相关业务部门的行政和业务。在整个评估工作中，虽然评估档案的数量总数并不多，但是一定要保证其全面性和完整性，同时应该制定评估档案保管期限，并应用于整个评估档案归档过程。

所以在高校评估档案管理工作中，需要采取以下几种措施来完善今后的日常工作：

①增强档案意识，强化建档工作。高校评估工作涉及高校的很多部门，评估档案是高校全部档案的一个重要组成部分。所以，为了提升学校的管理水平和确保学校的可持续发展，高校应该增强档案意识，强化建档工作。

②所谓没有规矩不成方圆，为了保证评估档案工作能够顺利的进行，高校应该建立健全相关的评估档案制度，并严格规范评估档案的相关管理。

③健全档案管理机构，明确职责范围，指定专人负责，这是评估档案工作顺利开展的组织保证。由于现阶段我国各高校评估档案管理制度还很不完善，为了有效改善高校评估档案分散管理的现状，各高校应该健全相关的档案管理制度，明确各部门和个人的职责范围。通常各个高校评估档案的业务指导工作是由本校的档案馆或综合档案室负责的，而各个高校的评估办公室负责全校性评估档案的收集整理。学校的评估办公室负责整理立卷学校各机关的评估档案，比如校长办公室、宣传部、教务处、学工部门等，然后评估办公室负责把这些档案依照相关的规定送到档案馆进行集中保管；各相关部门的评估档案应该安排专人进行整理立卷，然后随其他的档案移交到学校档案馆。

④采用先进的科学技术，实现高校评估档案的现代化管理。评估档案的数量会随着时间的推移而变得越来越多，此时如果仍然采用传统的方法记录档案，很不便于查找利用，所以为了方便查找利用档案信息，也为了更加方便的进行信息储存，高校应该采用先进的科学技术来记录评估档案工作，实现高校评估档案的现代化管理。

总之，评估档案这种新型内容的档案，既为高校档案工作带来了良好的发展机遇，同时也使高校档案工作者面临着新的课题。随着高等学校评估工作的开展，对真实记录该过程的评估档案如何进行完整的收集、管理和利用，需要我们在实际的工作过程中进行不断的研究和总结。只要我们坚持实事求是的思想路线，坚持用科学的发展观来指导，高校评估档案的管理工作就一定会不断总结新经验，创造新业绩，提升新水平。

参考文献：

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[2]杜丽金.高校评估档案有效管理模式[J].吉林省教育学院学报，2010（4）.

[3]安聪娥.从高校评估谈高校档案管理的发展趋势[J].农业图书情报学刊，2006（04）.