论析高职照片档案的归档管理

朱金花

摘要：高校档案是记录高校真实数据的最直接形式，照片档案作为档案管理中重要的内容之一，做好照片档案的归档管理工作对高校的档案管理工作具有积极地促进作用。照片档案主要分为纸质照片和数码照片，随着数码设备的普及，数码照片档案是目前高职照片档案管理工作的重点，作为档案管理人员，一定要采取科学的方式提高照片档案的归档管理工作。本文以高校照片档案的形式为分析点，分析高校照片档案管理存在的问题，最后提出促进高职照片档案归档管理工作的具体措施。

关键词：高职 照片档案 归档管理

照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案以其给人真实的影像环境而被信息传递者所接受，并且其相对于文字档案要更加具有感染力，因为照片档案可以不受语言、文字的限制，可以在全世界内广泛的传播，但是由于现代科学技术的发展，照片的真实信息、照片的保存等问题摆在了照片档案管理工作中，如何提高照片档案的归档管理成为档案管理的重要内容。

1 照片档案的形式

照片档案主要有：照片底片、照片、照片说明三部分组成，根据照片的形成方式，目前关于照片档案的形式主要分为两种：一是纸质照片档案；另一种是数码照片档案。

①纸质照片档案。纸质照片就是照片是利用胶片通过感光等原理冲洗出来的，并且在特定的纸张上显示出来的，纸质照片档案就是将这些纸质照片通过人工操作对它们进行整理与保存，纸质照片档案在保存上对保存环境以及保存方式有着严格的要求，因为照片的图像容易受到环境的影响而逐渐消失。随着历史的发展，纸质照片的数量越来越少，但是其对历史的真实记录又让纸质照片的价值凸显出来。②数码照片档案。数码照片档案就是照片由数码设备制作而成，通过感光电子元件将光学信号转换为数字信息，在存储载体上记录和保存起来的静态图像。随着电子产品技术的发展，数码照片档案的应用越来越广泛，并且也改变了传统的照片档案管理的方式，丰富了照片档案归档的内容，首先数码照片的储存方式更加的方便，可以利用计算机永久的保存，并且质量不会受到任何的影响，数码照片不需要考虑照片的颜色、形状等因为气候等因素的影响；其次数码照片的传递过程快，见效快。数码照片可以通过计算机网路技术将图片在第一时间传递给需要的人手中，并且数码照片可以在第一时间让信息的需求者观看，检验其是否符合归档的要求；最后数码照片可以无限制的进行复制，可以根据档案归档的要求进行图片的复制等，并且可以实现图片信息的完整性要求，因为数码照片本身就已经达到照片归档的要求：底片、说明、照片三位一体。

2 高职照片档案归档的范围及原则

2.1 高职照片档案归档的范围

照片档案归档范围的选择并不是毫无目的的进行全部归档，而是应该选取具有重要意义的照片进行归档，要选取记录高职院校主要领导、获取重要科研成果的组织者以及主要职能活动的管理者的照片；高职院校主要领导参加重要的外事活动或者出席本单位重要活动的照片；外界高层领导以及著名人物到本校参加的各种活动照片以及对学校具有重要纪念意义活动的照片；记录高职院校重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象的照片，记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片以及其它具有保存价值的照片。

2.2 照片归档原则

虽然照片能够真实的反映当时的环境氛围，但是由于照片具有一定的修改性，尤其是数码照片的真实性容易被篡改，因此在进行照片档案的归档时一定要注意以下原则：

2.2.1 照片收集与照片内容信息收集相结合。由于照片在形式上存在一定的修复性，使得照片的真实性受到质疑，因此在依靠传统方式进行原始照片的收集时必须要结合新技术掌握照片的信息来源，尤其是对照片的底片信息的收集和文字说明的收集就显得格外的重要，尤其是反映照片基本内容的信息要进行重点收集：照片内容的人物、时间、地点以及事由等要素要尽可能全面。

2.2.2 照片载体真实性与内容真实性相结合。在进行照片档案的归档前，一定要对照片载体与信息的真实性进行鉴定。对于照片载体的鉴定可以根据照片载体材料和照片内容两方面进行科学分析：一是从照片的载体材料上结合当时的照片内容信息进行判断，比如照片的材料与当时的时代环境是否相符等；二是照片反映的内容是否与当时的时代背景所符合，尤其是当时的照片拍摄清晰度等关键技术是否符合当时的技术。而对于数码照片的真实鉴定则要通过相关的软件技术分析照片的原始信息。

2.2.3 原始照片与修改照片归档相结合。出于档案管理以及高职院校的信息保存等，在对照片档案进行归档时除了要做好原始照片的同时，还要做好修改照片的归档，对于反映高职院校重大活动事件的照片由于受到当时环境、人为以及不确定因素的影响，一般来说照片都需要进行相应的修改，照片修改在一定程度上不能反映当时的历史数据，因此在进行照片归档管理时一定要结合原始照片与修改照片归档并存的方式。

2.2.4 传统照片与数码照片相结合。随着数码技术的发展，高职院校的照片大部分是由数码设备制作而成，因此高职院校的照片档案归档管理要实现传统照片与数码照片的结合，先进的数字化、信息化、自动化管理技术，提升了照片归档的科学管理水平，传统照片和数码照片相结合的归档管理则有助于照片档案的真实性得到佐证。

3 高职院校照片档案归档管理存在的问题

3.1 管理制度和规范不健全。虽然国家以及地方政府部门都规定了照片档案管理规范，但是随着数码照片的普及，关于数码照片档案的归档管理制度和规范还处于管理制度的盲区，影响了数码照片档案的制度化管理。

3.2 档案管理人员档案意识薄弱，思想误区严重。摄影人员是照片产生的直接人员，因此照片的质量直接与摄影人员的思想意识和专业水平相关，目前高校没有专业的摄影人员，因此摄影人员都是由高校其他人员兼任，这样的摄影很难与照片档案归档相联系起来，因为这部分人的思想意识中缺失档案管理意识或者说他们认为摄影的质量与档案归档没有多大联系。endprint

3.3 照片海量存储，流失现象严重。此问题主要体现在数码照片档案管理中，由于数码照片的制作过程没有成本，因此摄影人员在利用数码设备进行拍摄的时候，他们往往会图一时痛快，不断地进行拍摄，一项活动少则几十张，多则几百张，但是要真正精心挑选、整理起来就没那么简单了，这无形中加大了工作量，结果拍摄人员直接将这些图片转载到计算机中，并且不对这些照片进行整理与分类，此外，各种各样存储设备和电脑的安全状况，又直接影响着数码照片的安全。

4 完善照片档案归档管理的措施

照片档案的归档对于记录高职院校的发展历史具有重要的作用，通过照片可以准确的获取高职院校在某一时节的发生的重要活动的信息，照片档案的归档管理是方便高职院校的档案查阅工作的，因此加强高职院校的照片归档管理应该得到高职院校档案管理人员的重视：

4.1 建立完善的照片档案管理制度。首先针对高职院校的管理制度，强化高职院校的照片档案一级归档管理，完善二级管理制度，高职院校可以在保持一级照片档案管理制度的前提下，完善与提高高职院系的二级照片归档管理制度，高职院校要给予二级照片管理工作一定的指导与监督；其次高职院校要将照片档案归档管理工作责任落实到人，一般来说要将此责任落实到一名高职院校主要领导身上，保证照片档案归档管理工作的顺利进行；最后规范照片档案的日常管理制度，高职院校要完善照片的移交工作制度，实现照片档案的移交工作制度化、规范化以及经常化，同时档案馆也要采取多种渠道实现照片档案信息的收集工作。

4.2 提高照片档案归档管理人员的综合能力。随着数码照片在照片档案中应用的范围的广泛，数码照片的归档管理无形之中增加了归档管理的难度，因为对数码照片的归档管理仅仅依靠传统的照片归档管理能力是不能满足数码照片归档管理的要求的，因为数码照片的归档管理不仅要涉及到基本的档案管理知识，还要懂得相应的计算机档案管理技能，比如能够熟练的应用软件程序系统、图片处理知识以及计算机文档操作技术等等，对此高职院校的档案管理人员一定要借助各种学习机会不断地提高自身的综合能力，同时高职院校也要积极为档案管理人员提供各种培训的机会，通过为档案管理人员提供相应的机会提高他们的业务能力。

5 结束语

随着时代的发展，照片档案以后可以实现在校网上传，更加便于查询，提供照片档案，积极为学校各项工作服务，档案的利用开发大大促进了档案管理工作，有力推动照片档案管理上新水平。

参考文献：

[1]马玲.谈高校照片档案的归档管理[J].中小企业管理与科技·学术版，2009（12）.

[2]韩伟.数码新闻照片档案管理中存在的问题及对策分析[J].北京档案，2014（1）.

[3]曹雪玲.浅谈水利工程建设中的档案管理[J].价值工程，2012（15）.endprint