档案管理工作要点分析

刘向欣

中图分类号：G276 文献标识码：A

摘要：为了适应我国经济飞速发展中对于人才的大力需求，我国教育事业也正在进行改革，实现更好地发展与培养人才，中等职业学校作为 我国教育机构的重要力量，为我国源源不断地培养了很多技术人才。在中等职业学校中档案管理工作是学校非常重要的基础工作，有效的档案管 理工作有助于学校实现整体高效率的管理工作，本文将从三々大方面对中等职业学校的档案管理工作进行要点分析，提出有效的改进措施，其一加 强档案管理的创新意识，建立并完善科学的档案管理机制，其二要提高档案管理人员的业务素质，做好档案的设施建设工作，其三要大力加强档案 的信息化建设工作，实现规范化与标准化的档案管理工作。

关键词：新时期；中职学校档案管理；要点分析

―、引言

中等职业学校的档案管理工作是学校日常管理工作中非常重要的 一部分，它是办理好一所学校非常重要的基础性工作，档案管理的水平 髙低反映着这所学校的整体综合管理水平的层次。由此可见，对于档 案管理工作实行充分而又有效地开展，不管是对教育工作经验或教育 工作规律的总结、探索和掌握，还是维护学校教学与科研、教学管理人 员的合法权益方面都发挥着举足轻重的关键作用。近些年来，我国中 等职业学校正在进行着教育事业的重大变革，档案管理工作作为中等 职业学校工作中重要的组成部分也正面临重大的改革及挑战。因此为 了更好地适应我国当前形势，更好地发展好我国教育事业，需要从三个 大方面来把握好档案管理工作，即首先是加强档案管理的创新意识，建 立并完善科学的档案管理机制，其次要提髙档案管理人员的业务素质，做好档案的设施建设工作，最后要大力加强档案的信息化建设工作，实 现规范化与标准化的档案管理工作，具体要点分析内容如下。

二、加强创新意识，建立并完善科学机制

中等职业学校的档案管理工作第一要解放思想，改变观念，即革除 陈旧观念思想，稳固树立新型健康观念。保证档案管理工作全面地实 施，在保护好档案文献等资料的同时，也需要加强对其有效地使用，主 动地进行服务，实现档案文献等资源被有效利用的目的，体现其真正的 价值所在。遵循以人为本，服务至上的服务原则，以满足全社会或学校 的正常需求定为档案管理工作的中心环节与价值意义，同时档案管理 工作中要融入创新理念或创新行为，促进我国档案管理进入新型发展 阶段。第二要强化对档案管理的领导作用，部门领导应该深入了解档 案工作，加强监督与检查工作，更要解决档案管理工作中的各种实际难 题，努力并实现学校档案管理工作与目前教育教学改革的新形势进度 一致。执行上级档案管理部门的规定与要求，建立科学的综合档案管 理机构，对全校文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种资 料档案实行集中地统一管理。同时各个职能部门需要选任一名兼职的 档案管理工作人员，主要负责收集或管理本处室的档案资料，从而实现 档案管理工作的全方位负责并协同管理的目的，有利于保障学校内各 种资料的完整与齐全。

三、提高人员业务素质，做好设施建设

档案管理人员业务素质意为档案人员履行管理工作的知识水平与 技术实践能力。第一点，档案管理人员需要从个人观念上进行改变，培 养自身的创新精神、创新意识、创新能力等，从而有利于改善目前档案 工作中出现的不良情况。第二点，档案管理人员需要具备娴熟的专业 工作技能。档案管理工作是一项业务性和管理服务性相结合统一的工 作，因此需要从事档案管理工作的人员，除了需要具有扎实过硬的业务 功底，更需要具有很强的管理能力与服务意识。第三点，档案管理人员 需要熟悉并学会各种载体档案与各门类档案的工作管理方法，在做好 基础工作的同时提髙自身创新思想和能力，要求自身成为一名专业能 力髙、并追求不断进步的专业档案工作人才。档案管理人员除了要熟 悉、掌握传统档案管理工作中的技巧及优势，更需要具有勇于探索、研 宄解决档案管理工作中出现新问题的潜质，学会采取先进技术解决新 问题，推动档案管理工作的理论与实践日益发展、进步。为了保障奠基 性材料完整、不遗失损坏，学校的教学档案需要采取集中保存与科学管 理，同时配备一名思想品德端正、工作责任心强、熟悉学校工作、了解职 教办学规律、政治素质和业务能力较髙的人员全力负责，完善工作人员 岗位责任制、资料报关保密制度，查阅制度、档案室管理制度、并且严格 按照制度行事。另一方面，加强硬件建设不仅有利于提髙档案管理水 平，而且有利于提髙档案管理质量。最后需要专门设建档案室，教学档 案依据种类进行归类，对教学类、文书类、学籍类、声类分别设橱，注意 配备防火、防盗、防光、防潮、防虫、防鼠咬等相关设施设备，保证档案资 料实现便捷使用、安全保管、规范管理。

四、加强信息化建设，实现标准化、规范化管理

档案作为社会信息化发展中不可或缺的重要成份，需要加强档案 管理工作的现代化建设。第一点需要更新观念，树立现代化管理工作 理念，即正确树立中等职业学校档案资料是重要的信息资源的观念。 第二点对档案管理工作需要实现与时俱进，在正确树立中等职业学校 档案管理的观念同时，建立一套科学的、髙效的、严密的、现代化的管理 体系与运行机制。协同原纸质档案立卷的工作骨干，实现档案管理的 相关部门联合合作，一并建立起电子文件归档制度。纸质文件归档工 作历经多年的发展，己经成熟地塑造了很多稳定的骨干人才，其通常都 具有扎实的工作基础，立卷部门也分别选任了分管领导或立卷领导，其 责任是加强监督与检查立卷工作。建立电子文件归档制度倡导以人为 本的理念，组件一支优秀专业队伍担任该项工作。整理纸质档案这种 传统的手工操作方法，既耗时间又耗人力，其与电子文件处理方法的效 率差距很远，利用新型知识与技术手法，对目前立卷队伍进行组织专业 学习与技术培训，在短时期内实现他们掌握自动化信息管理的基础知 识及技能，满足当今档案管理工作发展的需要，承担起电子文件归档工 作的这项重任。具体而言，电子文件归档工作需要编入其单位的立卷 归档制度中，并且纳入信息管理工作的流程，在进行布置、检查、总结、 考核等信息管理工作的同时，对电子文件归档工作也要进行布置、检 查、总结、考核等。

实现档案信息化管理前提条件是先实现规范化与标准化的基础工 作。因为历史等多种原因，我国目前很多中等职业学校的档案馆或档 案室的管理方式都比较落后，案卷质量也较低，尤其是各类档案的著录 细则兼容性较低，系统软件不易于移植；档案自动化管理工作还没有规 范、标准，档案馆或档案室、专业系统部门的独立性都太强，没法实行全 面的、统一的规范及标准，严重束缚了档案信息工作的电子化进程。实 现档案管理的规范化与标准化，是档案信息化建设的发展趋势。实现 档案信息化有助于档案信息和国内或国际最新技术的顺利接轨，借鉴 发展。现代信息化建设在我国处于起始时期，档案管理工作事业毋庸 置疑的要朝着该方向前进及发展。实现该目标的必要前提是档案工作 人员需要具备采用现代化方法开展档案管理与服务工作的能力及意 识，勤于研宄与更新设备，不断学习并牢固掌握现代化设备的使用技术等。

参考文献

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