基于可生存系统模型的高校校友工作组织建设

贾丽洁 王振春

【文章摘要】

本文以优化高校校友工作组织建设为目的，首先简要介绍了可生存系统模型理论；其次根据可生存系统模型，重新梳理了高校校友工作体系的组织结构与运行机制；最后提出优化高校工作系统的解决方案。旨在优化管理系统，为改善校友工作提供新的思路。

【关键词】

校友工作；可生存系统模型；组织建设

0 引言

对于高校来说，分布于社会各界的校友是一个知识密集、信息丰富，且与母校有着特殊情感联系的群体，是高校非常珍贵的资源宝库。随着高等教育办学模式的改革与发展，校友在办学中的重要作用日益突出，加强校友工作，发挥其在拓展办学空间、促进学校发展中的作用，以成为高校的共识。

本文为了优化高校校友工作组织结构，为高校校友工作管理引入新的理念，通过卓有成效的校友工作，建设健康积极的组织体系。

1 基于可生存系统模型的概念

可生存系统模型（Viable System Model，简称为VSM），将组织看作一个信息处理系统，采用控制论的方法分析组织和环境的相互作用，并如何有效地控制信息流，形成自组织的能力。基于VSM模型的高校校友工作管理集成的研究意义在于：首先，运用VSM模型优化高校校友工作组织并制定修正方案，此修正方案可以大大提高组织的可生存能力，使组织在处理结构变化的同时仍然能保持其稳定性，并且整个可生存系统的工作效率也要远高于传统的分级模式。其次，运用VSM模型有效处理组织内各部分的纵向、横向联系。经过系统集成后形成统一数据出口，满足不同子系统的需求。以递归性概念和多样性平衡原理，划分校友工作组织系统组织层次和功能。第三，运用VSM模型通过大系统对内外部环境信息进行整合，对组织的全面思考，提供对组织特征、命令源以及控制和信息流的详尽说明，制定出更具适应性的政策。

2 可生存系统模型的构建

2.1工作体系的划分

高校校友工作体系运用VSM构建，与其它组织一样看做一个处于当今复杂多样的社会环境中的具有多样性以及持续性的系统。由于教育的特殊性，本文主要分析高校行政管理所处的环境，所有的工作都是围绕更好地为高校正常运行而展开的。用VSM理论来分析，高校校友工作体系主要由5级用户组成，分别看作5个子系统组成：

系统1，执行实施（Implementation）功能。将分布在各地的校友合理组织起来，共同发展。根据高校各校友会级别，将校友会组织分为：地方校友会、行业校友会各、院系校友会、年级校友会及班级社区，由各校友会的联络员具体实施校友工作办公室中各类执行实施工作，执行组织的基本行动，是真正“做”事情的部分。每个运作部分都拥有自主权，都显现了可生存系统的5项功能，整个系统是递归执行的。

系统2，执行协调（Co-ordination）功能。各校友会秘书处，作为协调者负责在校友工作系统信息的上传与下达，控制各项工作的完成进度；当系统1中发生冲突时，系统2能协调并解决这些冲突，并让系统3监控和协调系统1中的活动并保持系统稳定性。

系统3，执行控制（Control）功能。校友工作办公室，制订各种规则、实施办法，界定用户的权限，为各学院、各地校友会、广大校友提供所需资源；对内部环境实施调整和控制，负责解释系统4和系统5的决策及信息的整合与过滤。

系统4，执行智能（Intelligence）功能。校友工作办公室的顾问团，多方面分析学校对办公系统功能的需求，为决策者提供合理而有价值的建议。负责观察外部环境的变化，制定未来计划和预测未来变化，同时监控組织内部行为，使组织适应外部环境变化而保持可生存性。

系统5，执行政策（Policy）功能。校领导，作为决策者，根据外部环境以及学校内部需求总体把握学校方向，做出学校的决策，完善校友工作系统，负责制定组织的整体政策。

2.2 VSM的构建

现依据VSM模型对其进行诊断，步骤如下：

第一步：确定焦点系统

用VSM理论对某一个部分进行研究，该部分就称为焦点系统。将校友工作体系划分成若干个工作子系统，校友总会、地方校友会、行业校友会、院系校友会、院系地方校友会、院系年级校友会及班级社区，每一个子系统都可以作为焦点系统进行VSM分析。由于校友工作体系人员、组织结构相对简单，本文以高校校友工作系统整体作为焦点系统递归1进行研究。

第二步：焦点系统运行机制

依据VSM模型原理把焦点系统中所有用户按其功能划分到5个子系统中得到图1。图中字母代表校友工作体系的组织模块，数字1～5代表系统1～5。由图1可见每个子模块运行机制

系统1： 作为各校友会的联络员，不只是信息的接受者，还要建立校友会联络员的信息反馈机制，同时促进其工作的积极性，由系统3制订校友工作者的奖励制度。系统1中包含了A与1A等3对子自组织系统。1A、1B、1C是系统1中的联络员，A、B、C是其对应的各校友会组织，2A、2B、2C是对应的局部环境。当局部环境2A发生变化时，校友会A把此信息传递给联络员1A。1A针对该变化作出调整，并把对应策略传递给A，从而保持其局部稳定性，其信息流程为：2A-A-1A。

系统2：系统2的功能主要由秘书处执行，秘书处是负责信息的上传下达，不但要注重命令的下达，同时也要重视反映问题的上传。

系统3：系统3的功能主要由校友工作办公室执行，运作规划与系统1中真正使用者商量的情况下制定；不干涉系统1的基本运作，使系统1拥有局部管理的自主权；为系统1中各部门定义清晰的职责任务、工作目标、业绩反馈制度等。监控和协调系统1中的活动，它还可以跳过系统4将重要信息直接传递给系统5。

系统4：校友工作办公室的顾问团执行了系统4中寻求新机遇的功能。监视并预测整个外部环境的变化，并且把系统3传递上来的影响内部稳定的信息与来自外部环境的信息相整合。然后把需要及时处理的信息传递给系统3，由系统3控制运作部分做出相关变化，把影响组织长远发展的信息传递给系统5审批。

系统5：系统5的功能主要由校领导执行。系统5应该作为系统3与系统4之间的择优器。系统5常规情况下不应介入低层运作，只有在系统3、4政策失灵时才干预组织运作。

第三步：依据优化结果，建立结构化的信息渠道畅通信息交流方式。

新媒体环境下，微博、微信是高校校友工作办公室开展全媒体校友工作的互补工具，微博可以做到向广大校友关注的学校新闻、动向即时扩散，微信可以做到深度信息的精准推送，两者都是现代高校校友工作不可或缺的重要工具，微博与微信为校友工作的带来了全新的信息渠道。系统3通过两者开展适合校友的信息宣传服务，发起相关的线上线下活动，如微调查、微公益活动、返校日活动等，同时也建立了快速的信息反馈机制。5个子系统的责权必须明确，系统5专注于焦点系统发展战略，系统4应加强需求调查、预测方面的工作。系统3在充分理解系统4、5政策的基础上，把焦点系统总的政策划分成不同的子目标分配给系统1中相应的部门，为系统1中各部门制定明确的工作目标，并通过制定预算、分配资源和定期检验等手段对系统1进行控制。系统3给予系统1足够的自主权，仅对系统1的运作进行总体上的把握而不干涉其具体细节运作。通过建立适当的评价体系和激励机制来增加体系中工作人员的认同感和积极性。得到自主權的系统1将成为自组织系统，系统中各部分分工明确，每一项操作都有专人专项负责。工作标准明确，校友工作办公室通过定期工作评价、回顾等方式对系统1进行局部控制管理。建立商议机制，系统3在分配资源时将咨询系统1中各职能部门职员的意见。

基于此，校友工作体系信息渠道完整且信息流通畅，内耗显著降低，工作效率明显提高，建立了结构化的信息渠道畅通信息交流方式。

4 结论

运用VSM模型可以制定高校校友工作体系的优化方案，可以大大提高组织的可生存能力，使组织在处理结构变化的同时仍然能保持其稳定性，并且整个可生存系统的工作效率也要远高于传统的层层汇报、基于命令和控制的分级结构。为高校校友工作体系的优化提供了一条新的思路。

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【作者简介】

贾丽洁，女，1979，河北迁安，助理研究员，校友办公室，校友工作及管理信息系统