浅谈招标文件资料档案的管理

谭小虎

【文章摘要】

在日益竞争激烈的社会中，企业的发展离不开相互合作，而一个项目与投标团队合作的依据就需要建立一些档案。只要在工程的活动范围内，文件就需要及时更新备份，而招标文件资料档案的管理，也是工程项目中的一部分。招标文件的内容包括哪几个方面，以及招标文件管理对于工程的重要性有哪些，这就是本文所要浅析的重点，也希望通过下文的分析与概述，可以为工程单位的施工顺利进行提供良好的依据保障。

【关键词】

建设工程；招投标；档案管理；规范运行

1 招标文件资料在工程中的应用

招标文件资料在一个建设工程中是一个比较重要的环节，它贯穿着整个工程的建设与管理。因为从广义上来说合作是企业与企业单位之间的合作，而从狭义上来说，却是人与人之间的合作，而人与人之间的活动，就需要通过一些文档资料详细记录下来，这也就形成了招标文件的资料。招标文件资料中不仅包含承包方的详细信息，同时还包括预审资格的标准、招标控制价、废标条件，这就为双方是否能合作提供了一个衡量标准。其次，招标文件资料是根据国家有关部门规定所形成的一种文本格式，它在工程建设中是有一定的法律效应的，因此也为双方的合法权益起到一个保障的作用。另外，招标文件资料的详细记录和及时更新，可以让管理者对整个工程进行一个良好的掌控，因此，招标文件资料档案的正确管理，不仅是管理部门的一个职责所在，更是关系到工程建设的成功与否。

2 招标文件的内容

招标文件是招标人对承包商或者供应商提供的一个参考文本，它包括一些依据规则以及程序项目内容。招标文件的内容大致可分为三类：一类是有关于编写和提交招标文件的一些详文规定。记录这些内容的目的在于尽量减少符合资格的单位或承包商由于不明确如何编写投标文件而处于被动地位；另一类是关于投标文件的评审标准和方法，这也表现出对一个工程项目的透明性和公平性；还有就是关于合同的主要条款，其中包括商务性条款，有利于投标人更好的了解中标后所签合同的内容。同时也可以明确双方的权利和义务。它的内容还包括对施工工程的技术要求，投标报价要求以及合同条款内容。这些可以统称为实质性要求，或是硬件要求，一旦投标文件和招标文件规定的实质性要求不相符，那么就可以认定投标文件不符合投标文件的要求，投标人则有权拒绝该投标。具体的来说，投标文件一般包括以下内容：

（1）投标人须知。这是反映投标人意图，以及投标人应该明白遵守的规则说明。

（2）投标项目的性质，也就是工程的性质以及数量。

（3）技术规格要求，招标项目中的技术规格或者要求是招标文件中最重要的文件内容之一，它是指招标项目在技术、质量方面的一个标准。例如对于一个工程具体要求到大小、体积、轻重、精密度以及性能等。

（4）招标价格的要求以及计算公式。招标报价是招标人评标的一个衡量标准，也是一个所有投标人之间的竞争因素之一。因此在招标文件中，必须提出报价的具体要求和计算方法。在工程招标过程中，一般都要求招标人报完成工程的各项单价和价目表。如果对价格进行调整，调整方法和调整范围也应该在招标文件中明确提出来。

（5）评标的标准和方法。招标单位对投标者的衡量标准以及符合条件。

（6）对工程的交货、竣工时间。或者提供的其他服务项目。

（7）规定投标人应当提供的有关资格和资信证明书，这也是招标单位对投标者的要求之一。

（8）投标担保，投标保证金的数额或者以其他形式作为担保。在招标文件中明确规定，如果投标人擅自撤回招标，或是投标被接受后由于投标人的过失而导致合作失败，那么招标人的损失就会很惨重。因此为防止投标人的违约行为，必须在文档中明确提出缴纳定金。但是保证金的金额也不宜太高。一般情况下不会超过总投标总价的3%.

（9）投标文件的编制要求。一定要按照规范的格式进行编制。具体可通过当地有关部门的规定来操作。

（10）提供投标文件的方式、地点以及截止时间。

3 招标文件管理的重要性

随着我国社会主义经济的发展，工程业在我国也得到了前所未有的发展，但是只有招投标环节稳步有序的进行，才能保证工程的顺利施工进行。招标工程是一个系统工程，各企业之间的合作关系也是相辅相成，而建立一个完善的招标文件，其重要性可以体现在以下几个方面。

（1）加强工程招标工作是投标制胜的前提。投标工作必须协调好三个问题：掌握好投标文件的内容要求和员工的总体素质培养、不断提高企业的技术水平、是否进行技标的对策和措施，而通过招标可以在很短的时间内找到合适的投标者，在最短的时间内完成合作，这样就可以缩短工程总期，也可以为企业的经济效益提供一个保障。

（2）筛选有能力的合作伙伴。在当今市场中，投标者居多，而一个有能力的合作者是保证工程顺利进行的前提。通过招标文件的建立，不仅可以在很短的时间内找到满足条件的投标者，也可以通过对比，找到其中有竞争力的合作者，通过与有实力的合作方相互合作，在一定程度上可以降低施工风险。

（3）为招标工程提供一个理论依据。招标档案是历史的真凭实据，它同时也具有一定的法律效应，这一点它不同于其他文献。招标档案之所以具有依据作用，是由于招标档案本身的特点所决定的。招標档案是检验招标活动是否公正、公平的重要依据之一。从档案的物质体态上来看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些电子文件还保留了当事人的声音、形象等等。这些都可以作为企业对招投标工程的检验标准。

4 加强对招标档案的管理工作

加强对招标档案的管理工作，可以在一定程度上避免由于档案文件本身问题，对工程造成一定的影响。主要可以从三个方面进行加强提高。

（1）建立科学严谨的管理制度，对招标文件的编制一定要按照规范的格式来进行。而对文件的管理制度可以分为：立卷归档管理制度、档案保密制度、档案利用制度、机关档案人员的岗位责任制。

（2）提高企业对档案管理的硬件设施建设。在日新月异的时代中，随着管理学的发展，更多的管理方法和管理程序被广泛应用。而在招标文件的管理方面，以电子化、数字化的管理模式为主，都在逐渐取代之前传统的管理模式，这也是社会的一个进步。因此通过提高企业的硬件设施也可以在很大程度上帮助管理工作的有效率进行。

（3）提高管理人员的意识。管理者是企业管理水平的决定者，因此一个企业对招标文件的管理结果，也取决于管理者的基本素质水平。在工作人员方面，可以从两个方面进行加强，第一、培养工作人员的成本意识，任何企业的管理都需要投资一部分成本资金，而企业最终的收益也关系到工作人员的薪资待遇，因此加强对工作人员的成本意识，可以提高管理意识。第二、通过培训专业知识，只有对管理人员进行专业的培训学习，让管理者学习更多的管理方法，以及对新时代管理工具的熟练使用，才能提高管理者的管理水平。

5 结语

通过对以上的概述，通过招标文件对工程的重要性分析，以及招标文件的内容简析，可以让管理者更好的了解招标文件在一个工程过程中所体现出来的重要性，同时也希望管理工作人员可以提高自身的管理水平，为企业创造出更大的利益，促进企业的发展。

【参考文献】

[1]刘亚旭.加强建设工程招投标档案管理[M].黑龙江档案，2000，06

[2]王冬.如何加强建设工程招投标管理[M].考试周刊，2011，03