高校测试中心实验室资质认定中的档案管理

蔡慧娟 孙蕊

【文章摘要】

档案工作是实验室资质认证的基础依据，是认证体系有效运行的直接凭证和重要保证，因此，档案管理在计量认证的过程中显得尤为重要。本文从计量认证中档案管理的现状、存在的问题及如何完善档案管理工作方面进行了探讨。

【关键词】

计量认证；档案管理；信息化；检测

1 档案管理工作与计量认证的关系

档案的本质属性是原始性和历史性。测试中心的日常检测工作有大量的文件资料，是测试中心质量体系管理、运行及质量体系有效性、规范性的真实记载。档案既是中心的原始材料和法律依据，也是获得实验室资质认定的前提条件和必要保证。所以，计量认证制定质量手册、质量计划和程序性文件、技术标准、作业指导书、操作规程等依据都来源于档案。

计量认证的《文件控制程序》是对文件进行有效的控制和管理，它对文件和资料的批准、发布、保存以及更改都作了明确的规定。文件在修改时，要评审与标识，并再次批准和发布，确保使用有效版本。如需保留失效文件，加盖“作废”印章，对需保留的作废文件和更改的文件进行标识。通过计量认证的质量管理体系不但能增强档案管理人员的意识、提高档案管理人员的素质，进一步优化档案管理。

2 计量认证中的档案管理现状

实验室资质认证体系中的档案管理分为技术类档案和管理体系文件档案两部分，两部分互有交叉，相互关联。

2.1技术类档案包括仪器设备档案和检测报告

仪器设备从购买使用到报废建立了仪器设备档案，档案里保存着每台设备及其软件的记录。仪器设备管理员为每台仪器设备也建立了档案，并负责仪器设备档案的管理。

检测报告及其相关记录包括检测委托书或检测合同、检测任务单、检测原始记录和表格、检测报告的复印件。检测报告的保存期限一般为一个复评议周期（计量认证的评议周期为三年），档案管理员以一年为周期，将检测报告相关原始记录和质量记录进行分类归档再按照编号进行放置并保存，采取一定的保护措施，避免其丢失、损坏或霉变。

2.2管理体系文件档案包括质量体系文件和人员技术档案

质量体系文件分为四个层次：第一层次为描述质量方针、目标和管理体系的质量手册；第二层次为描述实施管理体系、控制各要素所涉及的各个部门、各质量环节的程序文件；第三层次为供具体工作人员使用的作业指导文件及用作管理体系运行的证实性文件；第四层次为服务于上述管理体系及具体工作人员使用的质量控制记录文本。

为满足检测要求及管理体系实施中所涉及和形成的质量文件，它们可以是文件形式，也可以是数字模拟、照片形式，既可以是书面文件、也可以存在于各种媒体中，还包括外部文件，如相关标准、规程、方法、参考文献等。

由于计量认证中文件管理的归档涉及面广，所以中心各个部门和实验室分工合作。中心主任负责制定质量方针、质量目标，负责管理体系文件的审批和颁布；中心质量负责人负责组织人员，编写和维护管理体系文件的审批和颁布；各有关检测实验室积极配合，中心业务办公室汇总归档并保存。

计量认证中的要素有许多，人员、设备、设施和环境，其中人员是关键因素。中心检测水平的高低大部分取决于检测人员的素质和水平，所有检测人员必须持证上岗。所以，中心为人员建立了档案，并保证一人一档。人员技术档案包括人员的学历、经历、技能培训状况、考核记录、资格证书、科研论著、表彰获奖等。

档案管理人员需要准确地将人员技术档案进行整理、分类及登记；能够将人员各类资质证书的复印件归入个人技术档案；同时及时技术管理层对技术人员的整体分析评价及时归档，保证中心人员的技术水准。

3 实验室档案管理存在的问题

实验室档案管理是计量认证的基础性工作，是获得实验室资质认证的重要保证，是在质量体系认证中的直接凭证。通过计量认证，可以增强人们的档案管理意识，可以进一步优化档案管理，提高管理人员的素质，档案管理积累财富。

尽管如此，CMA中的档案管理仍然存在着以下三个问题。

第一：缺乏完善的CMA档案管理制度和程序。日常的档案管理工作中没有具体的档案管理制度和操作流程，归档的时间不固定，随意性较强。

第二：CMA档案管理人员建档意识模糊，专业性较弱。中心实验室没有配备专职人员，归档基本都是兼职。

第三：CMA档案现代化管理力度有待加强。中心实验室的档案管理工作目前手工查询和人工服务手段仍占主导地位。另外，纸质的档案对存放档案的地方要求相对较高，房屋设施中要配置必要的防火，防水等工作。

4 完善计量认证中的档案管理

4.1建立健全CMA中的档案管理制度

中心建立起一个领导亲自“抓”、各实验室认真“管”、中心档案部门负责“理”的良好的文件管理流程，实现从下至上的档案收集，使文件程序化、制度规范化。同时，应当建立健全归档制度、借阅制度、保管制度、保密制度、鉴定与销毁制度等，从而实现档案的集中化管理，提高测试中心整体管理水平。

4.2建立一支专业素质高的CMA档案管理人才队伍

首先，增强管理人员的档案意识，严格规范日常

工作标准，逐渐形成认真细致、负责的工作习惯。其次，中心领导要重视计量认证中的档案管理，对技术人员和档案管理人员要定期进行档案管理知识的培训。

4.3实现CMA档案管理的信息现代化

从传统的科学方式向信息化管理的方式转变已经

成为实验室档案管理的必然趋势，各室档案管理员将相关的电子文件直接传至中心档案管理信息库，集中定期与纸质档案一起整理并纳入中心档案室，从而保证信息文件完整性。同时，档案信息化管理不但能节约查询时间，便于计量认证人员现场评定，还能够提高档案的利用率。

【参考文献】

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