新政下国企档案室该走向何方

黄群山+邱敏红

摘要：党的十八届三中全会作出的深化经济体制改革的《决定》，将促使国有企业进一步地深化改革。本文分析新的政策对国企档案室发展的影响，探讨新政下国企档案室的工作目标、工作重点、组织机构、服务机制的定位等问题，以期探索国企档案室今后走向。

关键词：档案室 档案目标 服务机制

0 引言

2013年11月12日党的十八届三中全会胜利闭幕，会议通过了《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》。《决定》中关于进一步强调坚持和完善基本经济制度，两个“毫不动摇”的决定（必须毫不动摇巩固和发展公有制经济，坚持公有制主体地位，发挥国有经济主导作用，不断增强国有经济活力、控制力、影响力。必须毫不动摇鼓励、支持、引导非公有制经济发展，激发非公有制经济活力和创造力），将对我国今后若干年的经济发展，特别是国有企业的改革攻关和发展产生积极且深远的影响。国企档案室是国企机构中重要的组成部分，在新政下，国企档案室该走向何方，这是我们档案工作者应该思考和实践的课题。

1 新政对国企档案工作的影响

1.1 国企将对档案工作提出更高的要求 十八届三中全会关于进一步强调坚持和完善基本经济制度，坚持两个“毫不动摇”的决定，要求国企更具活力、控制力、影响力，同时，《决定》积极发展混合所有制经济，促进国有资本、集体资本、非公有资本等交叉持股、相互融合。新的政策，将对国企运营产生一系列的影响，一是促使国企积极响应和适应市场，成为市场经济的主体，以市场为中心调整资源配置和确定发展方向，包括档案工作机构和档案工作的发展方向。二是促使国企进一步深化内部改革，调整结构，加强内部管理，提高工作效率，做强做优企业，在混合经济体制中占有更多的份额；企业的改革将会对档案组织、工作方向做出调整。三是促使国企更加重视建立和健全“产权清晰、权责明确、管理科学”的现代企业制度和“归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅”的现代产权制度，保护国有资产不流失。上述影响，将促使国企在公司治理、组织结构、资产结构、业务结构、人员结构、企业文化等方面产生深刻的变化。而要实现这些变化，都离不开档案工作的支持，因此，企业将对档案工作提出更新、更高的要求。

1.2 档案工作更加多元化和复杂化 由于国企运营的上述变化，国企档案工作将迈向多元化和复杂化，体现在：一是开放市场，市场竞争将更加激烈，业务的调整、转型，业务量的增加，经营方式的转变等一系列的改变，将使档案室接受和处理的档案信息量进一步增加，类别趋向多元化，内容趋向复杂化。二是混合所有制的建立所引起的企业治理结构、资产结构、组织结构、企业文化的变化，国企的档案资源将由原来单一的信息变为多元的信息。三是基于上述变化，国企的生产经营工作更重视档案信息资源的开发利用，档案室也将由后台支持部门走向直接参与生产经营的一线部门。由此可见，新政下国企档案室将面临更加复杂的环境和更加严峻的挑战。

1.3 倒逼档案工作人员提升综合素质 国企的上述变化以及对档案工作的更高要求，倒逼档案室提高档案工作人员的素质，以适应档案服务于企业发展战略和生产经营的要求。因此，要适应形势要求，在新的环境下不被淘汰，档案工作人员要全面提高自己的综合素质，在知识结构上不仅要懂档案知识，还要掌握经济学、情报学、信息学、市场营销学、经济法学的知识；在能力上不仅能管好实物档案，而且能够敏锐地捕捉市场信息，并为这一市场信息开发出有效的档案资源信息，为获取和占领市场提供支撑；在观念上，将自己定位为不仅是档案员，也是市场营销员，能里能外，这样才能克服档案工作人员“埋头故纸堆，不愿见世面”的心理惰性，以积极、乐观的态度投入到企业的生产经营管理中。

2 国企档案室的变革之路

国企档案室伴随着国企的发展而不断地成长、壮大，积累了浩瀚的档案，是我国档案事业的重要力量。在新政下，国企深化改革对国企档案工作提出的新要求，倒逼档案室在档案管理目标、工作重心、组织结构、服务机制等方面实现转变。

2.1 档案管理工作目标应由完成档案基础工作向服务企业生产经营转变 档案是企业的核心信息资源，是一项重要的生产要素。发掘档案信息资源，为企业的发展战略和生产经营管理服务是档案工作的根本。一段时间以来，一些国企档案室将工作目标确定为做好文件资料的收集、整理、归档、借阅，保证档案的安全、齐全，对如何将档案工作服务于企业的发展战略和生产经营管理，则做得甚为不足。因此，档案室应有高远的目标，要参与到企业的生产经营管理工作中，为企业的发展提供信息资源的支持。国外一些著名企业的档案馆对档案工作目标的定位和观念值得我们学习和借鉴。如世界上最大的生物科技公司瑞士罗氏制药集团将档案定位为：一是为应对挑战，将范式定位在“关注未来，而不是过去”；二是将支持企业振兴的管理作为档案馆的任务；三是提出“历史市场化”，历史档案要为企业现实发展服务。美国IBM公司对档案遗产的战略应用的观念是：“我们不仅满足于回顾过去，我们为未来提供价值”。国外这些知名企业对档案工作的定位，表明企业档案工作必须服务于企业的发展才更具活力和生命力。

2.2 档案组织机构应由传统的档案室向档案信息中心转变 目前国企档案室一般设置为办公室或科技部、总工程师办公室的下级机构，这种传统的组织机构下业务和人员比较稳定，能完成档案的基础性工作和较为简单的编研工作，但缺乏活力。在新政下，档案工作要紧贴企业的发展战略，服务于企业的生产经营管理，充分发挥档案的作用，因此，做强做优档案室，组建档案信息中心具有重要意义。档案信息中心定位为企业的一级经济独立核算机构，除了完成《档案法》规定的5项任务外，还需增加经济目标考核的内容，赋予经济增值的责任。成立档案信息中心有如下好处，一是将分散于企业各下属单位的档案人员集中到档案信息中心，可以有效利用档案人力资源，安排充足的人力进行档案信息的开发，有效解决“人员分散，只能做一些归档、借阅等基础性工作”的现状，同时避免多人同做一项工作的状况。二是组建档案信息中心有利于变档案的被动服务为主动服务，有利激发档案人员的工作积极性，特别是开发高价值的档案信息资源，为企业的生产经营管理提供参考的积极性。三是有利于档案信息编研、开发成果转化的机制形成和巩固，并使档案信息编研、开发更有针对性、实用性。endprint

2.3 档案工作重点应由管实物向管信息转变 国企档案室存在着“重藏轻用”的传统思维，将工作重点定位在立卷归档和档案实体的管理上，重点管“实物”，这工作重点已不能适应市场激烈竞争下现代企业的发展需要，也使档案的价值无法发挥。在信息社会里，企业拥有更多有效的信息就能在市场竞争中占有先机，企业也迫切需要档案信息为企业服务。因此，国企档案室应将工作的重点由管实物转向管信息，围绕企业的生产经营，充分开发、挖掘档案信息资源，为企业开拓市场赢得竞争提供有效信息。在开发档案信息资源方面，笔者所在的企业取得较好的成果，做法值得借鉴。该企业是港口航道疏浚企业，近几年由于国家减少了对基础设施建设的投资，传统的港口航道开挖业务萎缩，业务不饱满，市场竞争激烈。面对这一局面，公司敏锐地捕捉到我国城镇化建设对土地的需求，特别是我国沿海地区土地供应不足的信息，利用我公司在沿海地区施工时掌握的地质、水文、潮汐、地形等档案资料，开发出航道信息系统，以此为基础，研发出多个港口的填海造地方案，提供给相关的政府部门，最后由我公司组织施工，将形成的土地卖给政府部门。我公司对港口施工档案资源的开发，不仅较好地解开业务量不足的困境，也为政府部门如何利用港口水域资源解决土地供应不足的问题提供解决的渠道。

2.4 建立服务机制，由被动服务向主动服务转变 档案室应主动提供服务是档案业界多年的共识，但是由于主客观等多方面的原因，部分国企档案室的服务仍然游离于企业的生产经营之外，档案资源信息不能真正发挥作用，因此建立档案服务机制才能从根本上解决档案主动服务不足的问题。建立档案服务机制应考虑以下因素，一要建立档案服务的动力机制，将档案价值的充分发挥与档案工作人员的成就感结合起来，使档案工作人员享受到成功的喜悦，感受到受人尊重的幸福，进而自觉地、快乐地投身到档案服务工作中。二要建立档案信息服务的目标机制，量化档案工作目标，促使档案工作人员为完成目标围绕企业的需要，主动地想方设法找课题，出效益。三是建立档案服务的考核机制，通过对档案服务质量、效果的考核，将考核结果与档案室集体、个人的经济收入、晋升、职业生涯规划、荣誉等结合起来，促使档案工作人员增强责任意识，为完成考核目标而努力。

3 总结

国企业档案是企业生产经营活动中形成的历史真实记录，它充分反映了企业整个活动的历史面貌。它不仅是对企业过往工作的总结，更是对今后发展过程中的重要文献参考。不断跟上时代的节奏，不断提升自身水平，转变观念，将传统的档案管理模式中不断融入先进的科学管理模式，使档案管理更符合当今时代发展和企业发展的潮流。

参考文献：

[1]王岚.经济全球化背景下国际企业档案管理交流[N].中国档案报，2013.11.

[2]JPG.全国档案信息化建设实施纲要[S].中华人民共和国档案局，2010.9.

[3]熊锐.新形势下提升国企档案工作价值的途径[J].2008.8（30～31）.endprint