探究如何实现水利档案管理现代化

林时通

摘 要：水利档案管理工作是水利工程整个生命周期中各个专业技术部门工作的真实记录，是全面记录整个水利工程的有效方法，其对工程建设、工程质量以及后期运营维护都具有非常重要的价值。凭借规范、详细的记录，使得水利档案成为了全面鉴定工程质量、查明事故出现原因的依据。本文在分析水利档案管理重要性的同时，例举了“泉州市山美水库管理处”对水利档案管理规范化、现代化的管理方法，并进行详细分析研究，旨在能更好的进行对水利档案管理工作。

关键词：水利档案；有效管理；现代化

水利档案管理工作虽然不直接作用于水利工程的建设，却能如实的反映水利工程建设管理、质量检测、维修养护的全过程，是水利工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，其对于水利工程的安全运行和发挥效益至关重要。建立水利工程档案的管理在水利工程中占有重要的地位，应该作为一项系统化、现代化的长期工作进行规范和重视。

一、水利档案管理的重要性

1、我们可以借助翻阅、研究历年来的水利档案资料，通过对某特定流域内历年的雨情、水情、工情及所管辖工程的运行情况监控做出详细的评估，提前做好应急预案，更科学的调度水利工程，切实提高应急运行管理能力，降低意外情况的风险。

2、水利档案是全面鉴定水利工程质量的重要凭证，从整个工程施工前期的准备，到最后工程完工都全面记录其中。能为水利工程的维修、更新和改造进行详细的记录，提供可靠的依据。当工程出现问题时，观测漏洞出现的地方，再根据水利工程档案所记录在册的资料，便能够比较容易的查明事故出现的原因。全面提高水利工程的防洪、排涝、抗旱和抗御台风等自然灾害方面的能力，有效的控制工程安全。

3、水利单位日常工作包括制定计划、总结工作、行政执法、水利工程建设等方面，水利档案资料可以为日常工作的开展提供参考，把工作分派到个人，专人专项，切实做好自己所负责的范畴及其他日常工作，并一一记录在案。

二、泉州市山美水库管理处水利档案管理的分析

泉州市山美水库管理管理处档案全宗其中包括五大类，下面笔者将对这五大类的编号方法进行说明：

1、文书档案，其中包括：党群工作、行政人事、生产经营、财务供应。采用年度——问题分类法。编号方法：目录号，永久为1、长期为2、短期为3，把每年形成的案卷按永久、长期、短期分开。归档号——按年度、各自编顺序号。安卷号——按保管期限分开承编历年流水案卷号。

2、会计档案，其中包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他。按凭证、帐簿、报表、其它材料分类。编号方法：按年度——定期不同保管期限分开编号。

3、声像档案，其中包括：照牌。按专题分卷，然后统一编顺序号。

4、人事档案，其中包括：全民工人、合同制工人、退休工人。分室管理按体制分全民工人、合同制工、退休工人分开，编号方法：按姓氏笔划多少编号。

5、科技档案（见表一），其中包括：生产档案、基建档案、设备档案。一级类目采用拼音字母标识，二、三级类目采用数字标识，分类号和案卷顺序号组成档号，用“——”符号连接。

泉州市山美水库管理管理处，对水利档案管理订制了一套科学、健全的管理规范。例如生产档案下：生产报表详细记录了月、年该水库的运营情况。水库调度运行记录了大坝沉陷、位移观察报表；永春县水文测站逐日降雨量对照表等。机电运行记录了事故（障碍）明细报表；设备评级明细表；运行记录等。正是有了这一套科学、健全的管理规范才能使各部门协同工作，水库管理处的日常工作、制定计划、工作总结、运营报表、水利工程建设等方面才井井有条、得心应手。这套科学、健全的管理规范值得借鉴和推广。

三、水利档案管理的普遍现状

1、目前很多水利单位的水利档案管理存在着很多弊端，首先就是水利档案的管理责任制不明确，没有专人负责水利工程档案的管理。每个人记录的方法和习惯都不一样，这就容易导致水利工程档案管理出现问题和漏洞。即使档案管理出现了问题，也很难找到直接的负责人。所以水利档案的管理很容易就出现管理不善等问题。

2、水利工程档案管理水平普遍低下，管理手段落后，按照传统的档案管理模式进行管理，对水利信息管理认识不足。目前我国的水利档案管理普遍采用人工管理，多以纸质档案为主，在长期的保存过程中，就容易出现磨损、缺漏、纸质破坏或者泛黄等各种问题。导致档案失去其原本的意义和价值。并且是在水利工程建设完成以后，对形成的纸质档案进行人工的分类和整理，在这一过程中，自身就很容易出现问题，对水利工程档案造成一定损坏。面对信息化的管理接受能力上有限，缺乏拓展精神。

四、实现水利档案管理现代化

1、重视人才培养，水利单位应当根据相关的规章制度，明确水利工程档案的管理责任制。有条件的水利单位派遣专业的人员负责水利工程档案的管理，注重对档案管理人员的继续教育，定期组织人员进行培训，更新其知识结构，不断提高业务水平，以适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，成为合格的档案管理人员，更好地为水利建设服务。

2、提高水利档案科学化管理水平， 收集、归档、整编、保存是档案管理的重要组成部分，也是档案管理的基础工作，只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。

2.1实施科学的“流程控制”方法，对科技档案进行收集、整编。利用先进的管理软件将整个水利活动统筹起来，使档案管理在设计过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上。

2.2采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关。档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

2.3竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。

2.4优化硬件设备，提升档案库房的保管环境。为提供先进的档案保管环境，应注重加强档案室硬件建设，配备必须的设备，延长库房存放期，防止档案过早老化，泛黄、变脆、发霉，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。

3、对于档案工作而言，服务是立业之本，档案工作的重心已经由重“保管”向“服务”方向转变，所以在工作中只有提高档案的服务意识，才能推进档案事业的发展。

3.1在服务的内容和方式上，加快归档速度，提高归档率，及时准确入库，以最快、最好的档案资料为使用者提供借阅，同时改变检索工具不统一、不配套等的不足，充分利用图档管理系统，形成一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系，以满足不同使用者的要求。

3.2在服务机制上，档案管理人员要告别“坐等上门”的旧习惯，提高主动服务性的理念，本着为使用者着想，变被动服务为主动服务，现场咨询、积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，为各项工作提供详实的档案信息。

4、提倡电子化存档，传统的纸质档案最大的不便之处是保存的问题，因为纸质的档案容易出现纸张损坏、泛黄、纸质粉化等问题，而且纸质档案室需要严加看管，防火、防潮这些问题都会直接导致纸质档案的损坏，并且导致档案价值和作用的减少。电子档案可以更长久的保存，不会出现纸质损坏、泛黄等问题损坏档案的价值和作用。电子档案保存更方便，查阅时也相对更容易，而且节约资源。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多元化，使得电子档案的管理与纸质档案管理有截然不同的方法，这就对档案管理人员提成了更高的要求。

水利档案管理应做到细致化、全面化、科学化、现代化，以改变目前水利档案管理不重视、不科学的现状。并通过对水利档案的有效管理，最大化地实现水利档案的真正价值。

参考文献：

[1]赵金凤.浅议水利档案的价值和意义[J].水利发展研究.2011（06）

[2]刘岩.大中型水利工程档案信息化建设探讨[J].治淮.2009（11）

[3]马亚丽.水利档案管理工作初探[J].山西水利.2009（03） [4].

[4]汪苏.改进基层水利档案工作之我见[J].山东水利.2000（01）

[5]贾爱琴；王银涛.浅谈如何做好档案的开发利用工作[J].黑龙江交通科技.2008（08）endprint

摘 要：水利档案管理工作是水利工程整个生命周期中各个专业技术部门工作的真实记录，是全面记录整个水利工程的有效方法，其对工程建设、工程质量以及后期运营维护都具有非常重要的价值。凭借规范、详细的记录，使得水利档案成为了全面鉴定工程质量、查明事故出现原因的依据。本文在分析水利档案管理重要性的同时，例举了“泉州市山美水库管理处”对水利档案管理规范化、现代化的管理方法，并进行详细分析研究，旨在能更好的进行对水利档案管理工作。

关键词：水利档案；有效管理；现代化

水利档案管理工作虽然不直接作用于水利工程的建设，却能如实的反映水利工程建设管理、质量检测、维修养护的全过程，是水利工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，其对于水利工程的安全运行和发挥效益至关重要。建立水利工程档案的管理在水利工程中占有重要的地位，应该作为一项系统化、现代化的长期工作进行规范和重视。

一、水利档案管理的重要性

1、我们可以借助翻阅、研究历年来的水利档案资料，通过对某特定流域内历年的雨情、水情、工情及所管辖工程的运行情况监控做出详细的评估，提前做好应急预案，更科学的调度水利工程，切实提高应急运行管理能力，降低意外情况的风险。

2、水利档案是全面鉴定水利工程质量的重要凭证，从整个工程施工前期的准备，到最后工程完工都全面记录其中。能为水利工程的维修、更新和改造进行详细的记录，提供可靠的依据。当工程出现问题时，观测漏洞出现的地方，再根据水利工程档案所记录在册的资料，便能够比较容易的查明事故出现的原因。全面提高水利工程的防洪、排涝、抗旱和抗御台风等自然灾害方面的能力，有效的控制工程安全。

3、水利单位日常工作包括制定计划、总结工作、行政执法、水利工程建设等方面，水利档案资料可以为日常工作的开展提供参考，把工作分派到个人，专人专项，切实做好自己所负责的范畴及其他日常工作，并一一记录在案。

二、泉州市山美水库管理处水利档案管理的分析

泉州市山美水库管理管理处档案全宗其中包括五大类，下面笔者将对这五大类的编号方法进行说明：

1、文书档案，其中包括：党群工作、行政人事、生产经营、财务供应。采用年度——问题分类法。编号方法：目录号，永久为1、长期为2、短期为3，把每年形成的案卷按永久、长期、短期分开。归档号——按年度、各自编顺序号。安卷号——按保管期限分开承编历年流水案卷号。

2、会计档案，其中包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他。按凭证、帐簿、报表、其它材料分类。编号方法：按年度——定期不同保管期限分开编号。

3、声像档案，其中包括：照牌。按专题分卷，然后统一编顺序号。

4、人事档案，其中包括：全民工人、合同制工人、退休工人。分室管理按体制分全民工人、合同制工、退休工人分开，编号方法：按姓氏笔划多少编号。

5、科技档案（见表一），其中包括：生产档案、基建档案、设备档案。一级类目采用拼音字母标识，二、三级类目采用数字标识，分类号和案卷顺序号组成档号，用“——”符号连接。

泉州市山美水库管理管理处，对水利档案管理订制了一套科学、健全的管理规范。例如生产档案下：生产报表详细记录了月、年该水库的运营情况。水库调度运行记录了大坝沉陷、位移观察报表；永春县水文测站逐日降雨量对照表等。机电运行记录了事故（障碍）明细报表；设备评级明细表；运行记录等。正是有了这一套科学、健全的管理规范才能使各部门协同工作，水库管理处的日常工作、制定计划、工作总结、运营报表、水利工程建设等方面才井井有条、得心应手。这套科学、健全的管理规范值得借鉴和推广。

三、水利档案管理的普遍现状

1、目前很多水利单位的水利档案管理存在着很多弊端，首先就是水利档案的管理责任制不明确，没有专人负责水利工程档案的管理。每个人记录的方法和习惯都不一样，这就容易导致水利工程档案管理出现问题和漏洞。即使档案管理出现了问题，也很难找到直接的负责人。所以水利档案的管理很容易就出现管理不善等问题。

2、水利工程档案管理水平普遍低下，管理手段落后，按照传统的档案管理模式进行管理，对水利信息管理认识不足。目前我国的水利档案管理普遍采用人工管理，多以纸质档案为主，在长期的保存过程中，就容易出现磨损、缺漏、纸质破坏或者泛黄等各种问题。导致档案失去其原本的意义和价值。并且是在水利工程建设完成以后，对形成的纸质档案进行人工的分类和整理，在这一过程中，自身就很容易出现问题，对水利工程档案造成一定损坏。面对信息化的管理接受能力上有限，缺乏拓展精神。

四、实现水利档案管理现代化

1、重视人才培养，水利单位应当根据相关的规章制度，明确水利工程档案的管理责任制。有条件的水利单位派遣专业的人员负责水利工程档案的管理，注重对档案管理人员的继续教育，定期组织人员进行培训，更新其知识结构，不断提高业务水平，以适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，成为合格的档案管理人员，更好地为水利建设服务。

2、提高水利档案科学化管理水平， 收集、归档、整编、保存是档案管理的重要组成部分，也是档案管理的基础工作，只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。

2.1实施科学的“流程控制”方法，对科技档案进行收集、整编。利用先进的管理软件将整个水利活动统筹起来，使档案管理在设计过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上。

2.2采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关。档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

2.3竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。

2.4优化硬件设备，提升档案库房的保管环境。为提供先进的档案保管环境，应注重加强档案室硬件建设，配备必须的设备，延长库房存放期，防止档案过早老化，泛黄、变脆、发霉，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。

3、对于档案工作而言，服务是立业之本，档案工作的重心已经由重“保管”向“服务”方向转变，所以在工作中只有提高档案的服务意识，才能推进档案事业的发展。

3.1在服务的内容和方式上，加快归档速度，提高归档率，及时准确入库，以最快、最好的档案资料为使用者提供借阅，同时改变检索工具不统一、不配套等的不足，充分利用图档管理系统，形成一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系，以满足不同使用者的要求。

3.2在服务机制上，档案管理人员要告别“坐等上门”的旧习惯，提高主动服务性的理念，本着为使用者着想，变被动服务为主动服务，现场咨询、积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，为各项工作提供详实的档案信息。

4、提倡电子化存档，传统的纸质档案最大的不便之处是保存的问题，因为纸质的档案容易出现纸张损坏、泛黄、纸质粉化等问题，而且纸质档案室需要严加看管，防火、防潮这些问题都会直接导致纸质档案的损坏，并且导致档案价值和作用的减少。电子档案可以更长久的保存，不会出现纸质损坏、泛黄等问题损坏档案的价值和作用。电子档案保存更方便，查阅时也相对更容易，而且节约资源。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多元化，使得电子档案的管理与纸质档案管理有截然不同的方法，这就对档案管理人员提成了更高的要求。

水利档案管理应做到细致化、全面化、科学化、现代化，以改变目前水利档案管理不重视、不科学的现状。并通过对水利档案的有效管理，最大化地实现水利档案的真正价值。

参考文献：

[1]赵金凤.浅议水利档案的价值和意义[J].水利发展研究.2011（06）

[2]刘岩.大中型水利工程档案信息化建设探讨[J].治淮.2009（11）

[3]马亚丽.水利档案管理工作初探[J].山西水利.2009（03） [4].

[4]汪苏.改进基层水利档案工作之我见[J].山东水利.2000（01）

[5]贾爱琴；王银涛.浅谈如何做好档案的开发利用工作[J].黑龙江交通科技.2008（08）endprint

摘 要：水利档案管理工作是水利工程整个生命周期中各个专业技术部门工作的真实记录，是全面记录整个水利工程的有效方法，其对工程建设、工程质量以及后期运营维护都具有非常重要的价值。凭借规范、详细的记录，使得水利档案成为了全面鉴定工程质量、查明事故出现原因的依据。本文在分析水利档案管理重要性的同时，例举了“泉州市山美水库管理处”对水利档案管理规范化、现代化的管理方法，并进行详细分析研究，旨在能更好的进行对水利档案管理工作。

关键词：水利档案；有效管理；现代化

水利档案管理工作虽然不直接作用于水利工程的建设，却能如实的反映水利工程建设管理、质量检测、维修养护的全过程，是水利工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，其对于水利工程的安全运行和发挥效益至关重要。建立水利工程档案的管理在水利工程中占有重要的地位，应该作为一项系统化、现代化的长期工作进行规范和重视。

一、水利档案管理的重要性

1、我们可以借助翻阅、研究历年来的水利档案资料，通过对某特定流域内历年的雨情、水情、工情及所管辖工程的运行情况监控做出详细的评估，提前做好应急预案，更科学的调度水利工程，切实提高应急运行管理能力，降低意外情况的风险。

2、水利档案是全面鉴定水利工程质量的重要凭证，从整个工程施工前期的准备，到最后工程完工都全面记录其中。能为水利工程的维修、更新和改造进行详细的记录，提供可靠的依据。当工程出现问题时，观测漏洞出现的地方，再根据水利工程档案所记录在册的资料，便能够比较容易的查明事故出现的原因。全面提高水利工程的防洪、排涝、抗旱和抗御台风等自然灾害方面的能力，有效的控制工程安全。

3、水利单位日常工作包括制定计划、总结工作、行政执法、水利工程建设等方面，水利档案资料可以为日常工作的开展提供参考，把工作分派到个人，专人专项，切实做好自己所负责的范畴及其他日常工作，并一一记录在案。

二、泉州市山美水库管理处水利档案管理的分析

泉州市山美水库管理管理处档案全宗其中包括五大类，下面笔者将对这五大类的编号方法进行说明：

1、文书档案，其中包括：党群工作、行政人事、生产经营、财务供应。采用年度——问题分类法。编号方法：目录号，永久为1、长期为2、短期为3，把每年形成的案卷按永久、长期、短期分开。归档号——按年度、各自编顺序号。安卷号——按保管期限分开承编历年流水案卷号。

2、会计档案，其中包括会计凭证、会计账簿、会计报表、其他。按凭证、帐簿、报表、其它材料分类。编号方法：按年度——定期不同保管期限分开编号。

3、声像档案，其中包括：照牌。按专题分卷，然后统一编顺序号。

4、人事档案，其中包括：全民工人、合同制工人、退休工人。分室管理按体制分全民工人、合同制工、退休工人分开，编号方法：按姓氏笔划多少编号。

5、科技档案（见表一），其中包括：生产档案、基建档案、设备档案。一级类目采用拼音字母标识，二、三级类目采用数字标识，分类号和案卷顺序号组成档号，用“——”符号连接。

泉州市山美水库管理管理处，对水利档案管理订制了一套科学、健全的管理规范。例如生产档案下：生产报表详细记录了月、年该水库的运营情况。水库调度运行记录了大坝沉陷、位移观察报表；永春县水文测站逐日降雨量对照表等。机电运行记录了事故（障碍）明细报表；设备评级明细表；运行记录等。正是有了这一套科学、健全的管理规范才能使各部门协同工作，水库管理处的日常工作、制定计划、工作总结、运营报表、水利工程建设等方面才井井有条、得心应手。这套科学、健全的管理规范值得借鉴和推广。

三、水利档案管理的普遍现状

1、目前很多水利单位的水利档案管理存在着很多弊端，首先就是水利档案的管理责任制不明确，没有专人负责水利工程档案的管理。每个人记录的方法和习惯都不一样，这就容易导致水利工程档案管理出现问题和漏洞。即使档案管理出现了问题，也很难找到直接的负责人。所以水利档案的管理很容易就出现管理不善等问题。

2、水利工程档案管理水平普遍低下，管理手段落后，按照传统的档案管理模式进行管理，对水利信息管理认识不足。目前我国的水利档案管理普遍采用人工管理，多以纸质档案为主，在长期的保存过程中，就容易出现磨损、缺漏、纸质破坏或者泛黄等各种问题。导致档案失去其原本的意义和价值。并且是在水利工程建设完成以后，对形成的纸质档案进行人工的分类和整理，在这一过程中，自身就很容易出现问题，对水利工程档案造成一定损坏。面对信息化的管理接受能力上有限，缺乏拓展精神。

四、实现水利档案管理现代化

1、重视人才培养，水利单位应当根据相关的规章制度，明确水利工程档案的管理责任制。有条件的水利单位派遣专业的人员负责水利工程档案的管理，注重对档案管理人员的继续教育，定期组织人员进行培训，更新其知识结构，不断提高业务水平，以适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，成为合格的档案管理人员，更好地为水利建设服务。

2、提高水利档案科学化管理水平， 收集、归档、整编、保存是档案管理的重要组成部分，也是档案管理的基础工作，只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。

2.1实施科学的“流程控制”方法，对科技档案进行收集、整编。利用先进的管理软件将整个水利活动统筹起来，使档案管理在设计过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上。

2.2采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关。档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

2.3竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。

2.4优化硬件设备，提升档案库房的保管环境。为提供先进的档案保管环境，应注重加强档案室硬件建设，配备必须的设备，延长库房存放期，防止档案过早老化，泛黄、变脆、发霉，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。

3、对于档案工作而言，服务是立业之本，档案工作的重心已经由重“保管”向“服务”方向转变，所以在工作中只有提高档案的服务意识，才能推进档案事业的发展。

3.1在服务的内容和方式上，加快归档速度，提高归档率，及时准确入库，以最快、最好的档案资料为使用者提供借阅，同时改变检索工具不统一、不配套等的不足，充分利用图档管理系统，形成一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系，以满足不同使用者的要求。

3.2在服务机制上，档案管理人员要告别“坐等上门”的旧习惯，提高主动服务性的理念，本着为使用者着想，变被动服务为主动服务，现场咨询、积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，为各项工作提供详实的档案信息。

4、提倡电子化存档，传统的纸质档案最大的不便之处是保存的问题，因为纸质的档案容易出现纸张损坏、泛黄、纸质粉化等问题，而且纸质档案室需要严加看管，防火、防潮这些问题都会直接导致纸质档案的损坏，并且导致档案价值和作用的减少。电子档案可以更长久的保存，不会出现纸质损坏、泛黄等问题损坏档案的价值和作用。电子档案保存更方便，查阅时也相对更容易，而且节约资源。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多元化，使得电子档案的管理与纸质档案管理有截然不同的方法，这就对档案管理人员提成了更高的要求。

水利档案管理应做到细致化、全面化、科学化、现代化，以改变目前水利档案管理不重视、不科学的现状。并通过对水利档案的有效管理，最大化地实现水利档案的真正价值。

参考文献：

[1]赵金凤.浅议水利档案的价值和意义[J].水利发展研究.2011（06）

[2]刘岩.大中型水利工程档案信息化建设探讨[J].治淮.2009（11）

[3]马亚丽.水利档案管理工作初探[J].山西水利.2009（03） [4].

[4]汪苏.改进基层水利档案工作之我见[J].山东水利.2000（01）

[5]贾爱琴；王银涛.浅谈如何做好档案的开发利用工作[J].黑龙江交通科技.2008（08）endprint