档案自动化管理的现状与发展

李春花 童星

摘 要：随着社会信息化进程的飞速发展和信息技术的推广应用，为实现档案工作各个环节的计算机化、提高档案系统整体功能提供了基础。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。本文就我国档案管理自动化管理的现状进行了简述，并且对如何推进档案自动化管理的进程提供了有效建议，为其发展进行了合理展望。

关键词：档案；自动化管理；现状；发展

1 前言

档案自动化管理就是档案的计算机管理，是档案工作现代化的重要内容和核心技术。计算机和互联网技术的崛起推动了档案管理自动化的进程。90年代以来，西方发达国家档案馆自动化已经朝着网络化、电子化、数字化的方向发展，借助通讯网络和高新技术的优势，档案馆的发展出现飞跃。我国的档案自动化管理起步较晚，尽管经过近十几年的发展已经取得了一定的成果，但是较许多发达国家来说还比较落后。本文就我国档案自动化管理的现状与其今后的发展方向进行了综述，旨在为推动档案自动化管理进程提供参考。

2 我国档案自动化的管理现状

首先，我国档案管理软件缺乏统一性，从而降低了管理软件的管理和使用功能，无法将自动化的优势完全发挥出来，同时也限制了信息自动化的管理，制约了档案信息管理电子化的进程。其次，我国档案管理的标准化和规范化程度还有待提高，只有标准规范的管理才能够提高档案管理质量，才能更好的为社会服务。最后，我国档案管理工作人员的专业化水平和综合素质都需要提高。档案管理人员如果不能够与时俱进，提高思想觉悟和业务水平，接受现代化的高新管理手段，就无法有效全面的开展档案自动化管理。目前，现代化高科技人員还很匮乏，专业的档案管理人才就更是少之又少，因此要加强专业档案管理人才的培，同时提高现有工作人员的业务水平。除此之外，我国有些单位对档案管理总量规划和科学管理还缺乏重视。在档案自动化管理的进程中，有些单位不断的补充新设备，购买新软件，但是对总体规划和科学管理有所忽视。尽管硬件设备准备就绪，已经能够投入使用，但是因为没有建立正常运行的管理体制和运行机制，影响了计算机作用的充分发挥。

3 加快档案自动化管理的措施

3.1 选拔和培养一批档案信息专业人才和管理人才

在当前这个知识经济时代，现代化的发展不能只靠先进的技术设备，还需要专业的复合型人才作为发展的前提和基础。只有有了专业人才，才能够将各种想法付诸实践。因此，在档案管理方面，也需要选拔和培养一批具有高素质的档案信息专业人才和管理人才。首先，档案管理工作者要能够掌握档案管理的专业知识，熟悉档案管理的业务流程，这样才能够制定相关的标准。其次，要想实现档案的自动化管理，档案管理工作人员还必须掌握丰富的计算机管理知识和网络知识，能够同计算机专业技术人员进行沟通与交流，从而完善档案数据库的内容和项目。具有丰富的网络实践经验是为了能够通过互联网达到资源共享的目的。

3.2 提高档案管理的标准化、规范化水平

尽管档案自动化管理主要靠计算机去完成，但是也不能完全的依靠计算机进行管理，人工程序是不可避免的，这就需要提高档案管理的标准化合规范化的水平。首先，在档案的收集与装订方面要进行标准化、规范化，要及时的收集和补充档案材料。在整理档案的过程中还要保证档案的准确性、完整性和真实性。其次，要充分发挥档案管理软件的功能。在进行档案录入过程中，一定要保证档案的完整性和准确性，要根据实际情况将各个所需项目进行录入，这样就方便利用软件进行筛选和查找。

3.3 利用档案信息网络，实现资源共享

实现资源共享能够为档案管理提供更多的方便。随着内部网络的建设，大部分的档案都能够进行基本信息的共享。实现资源共享之后，档案管理人员要相互学习，取长补短，同时还要加强专业维护，保证网络的畅通。

3.4 提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应该是整个系统。要将档案信息自动化的组成系统中各节点都达到一定的水平，并且通过网络进行联通，才能够发挥出其整体的优势，从而提高系统的综合能力。有一些节点甚至是某重要节点发生故障，都会造成系统的运行不畅。尽管不能够保证每个节点的应用能力都在一个水平上，但是要不断鼓励和支持先进单位提高自己的水平，甚至在一些单位进行较高水平的试点，之后再进行推广，这些措施对整个系统都是有益的。但是一定要坚持以提高整体水平为基本出发点才能成为一个先进的系统。

4 结束语

总而言之，档案管理工作的自动化、现代化将是一次革命性的变革，包括已经凸显的优点和未被发掘的作用，都将会给档案工作带来新的变化和实在的成效。因此，档案管理人员应积极主动的发挥主观能动性和创造力，刻苦钻研档案管理自动化软件的应用技术，增强实践操作能力，并且根据自身档案发展的特点及标准要求，设计和开发出具有行业特色的档案管理自动化软件。

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