浅谈事业单位档案信息化建设及管理

赵丽敏

摘 要：伴随着我国社会信息化建设水平的不断提高，网络化、信息化是科研活动的信息化建设新的时期。时代发展的必然趋势，通过实际的工作实践来进行档案信息化建设管理的研究。促进了我国的企事业单位的管理、生产。事业单位迈向现代化建设管理的必然选择。

关键词：档案管理 事业单位 信息化建设

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（b）-0184-01

所谓档案信息化管理，依靠科学的思想和组织管理力法，在满足法律规章制度的要求前提下，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，在行政主管部门的指导下，来提高企业档案信息的利用效率。档案信息化管理不仅仅局限于摆脱以往手工进行档案管理，在管理模式上也有了革命性的变化。而大量数据的安全问题是由于网络环境、应用环境、操作系统、应用软件等存在安全漏洞的隐患所产生。需要得到广泛关注，并积极实现档案信息化管理手段现代化。

1 信息化档案管理安全隐患

1.1 档案信息化建设基础较薄弱

档案网站建设质量重视不够，且在开展信息化建设的部门、单位和企业中发展也不平衡，一些单位和企业的档案信息化建设发展不平衡，技术、资金不足，重视不够，基础条件薄弱。

1.2 档案信息管理与其他信息管理脱节

由于档案工作与其他各生产管理环节相脱节，很难实现系统间的联系，而且存在档案信息化程度低和管理机制上的障碍，虽然文档一体化管理是档案信息网络化管理的发展方向，但是进行文档一体化管理未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接。

1.3 档案信息建设管理人才缺乏

从目前看，档案部门缺乏现代高技术、专业性人才，档案信息化建设需要深厚的档案学基础理论，但因经济原因，使得信息化管理人才投入小，后继人才缺乏。

2 档案管理实行信息化建设的必然性

简单来说档案信息化就是为社会进行服务的一个过程。通过学习来满足档案管理发展的需要，并不断改进和加强信息化档案的服务意识和管理意识。必须要做到的转变观念、以档案的相关数字化信息对实体进行保管的管理方式。档案管理会随着科技的不断进步改变以往被动服务的模式，解放思想、再者就是加强档案工作者的工作能力，管理模式的不断改革和完善，同时也对档案管理的工作人员的能力提出更高的要求。要扩大利用、提升档案工作以及档案的价值。使得档案管理中的功能能够取得充分的应用和发挥。拓展档案管理的资源信息利用延伸到相关单位自身的信息化中，对于那些利用频率高的、重要的、比较容易受到损伤的档案进行数字化转变，档案管理中前后并进的理念，要坚持对于信息源头的挖掘，将复杂转变为简单、将简单转变为规范，来满足快速检索利用以及档案信息共享的相关需求。还要加快对于藏书目录相关数据库的建设，归类总结基建档案、会计档案、实物档案、照片档案、设备档案、文书档案等，并进行质量监控。纳入档案管理范畴以满足本单位现代化、信息化的条件，要加强实际的系统应用效果实现，对于电子档案进行电子文件的管理有效化保证长期可读、完整、准确、真实性。档案信息化建设总体规划必须要对于本单位的实际发展目标和自身特点进行分析，有利于今后的发展建设。

3 进行档案信息网站的有效建设

档案网站是通过网页的途径来进行档案信息的提供和服务，是对于档案实行数字化转变的主要目的，也就是企事业单位的在网络上成立的信息站点，是信息化档案发展的重要手段和目标，实施档案资源的网上咨询查找电子文件直接提供或者实时归档。

（1）对于本单位的相关部门的各项信息进行资源共享和统筹考虑，应该将档案管理体系纳入企事业单位的相关信息管理系统中，在进行信息化档案建设的时候，实现系统一体化建设，实现系统管理中的综合效益。

（2）选取适合的具有升级换代功能和开发功能才能够对于计算机的实际优势充分发挥，只有符合进行网络管理的条件才能使得档案管理体系是成为有效实现档案上网途径的条件之一，够使得相关检索功能变得强大，为不同的用户提供高效优质的服务。

（3）标准化相关网络设备，要使未来发展或者现今的主流产品，选择的产品要符合我国内外的相关标准，能够确保产品进行及时的更新换代从而有效的提供服务。并且能够获得国内外有着雄厚实力的软硬件公司或者厂家的支持，从而有效的减少在进行档案管理过程中因为项目、格式、设备、人员等的变化而造成传递信息障碍，数字化档案是通过对于先进的技术手段的应用来将各个部门的实体档案的相关载体进行数字化的加工，从而有效避免重新开发设备配置要科学合理。

（4）进行档案信息数字化的逐步实现。档案资源信息的数字化是进行档案原件保护的重要手段之一，决定了传统档案馆与熟悉档案馆的互补、共存。是进行信息化建设档案的基础和前提，同样也是进行数字档案相关业务信息管理体系构建的首先需要考虑的功能之一。从而建立起档案数据库目录，对于企事业单位有着各自不同的需求优势，全文数据库在相关网站上进行发布，进行档案资源的相关数字化进行整体分析、重点挖掘、逐步解决。对于档案资源馆藏的全文数字化并不是将所有的都进行数字化处理，而是他们都发挥着自己独特的功能，对于各个设立档案的相关单位文件和档案著录格式、项目、内容和数据库结构等进行了统一的制定规划。数字化档案建立并不会表示传统档案的消失。

（5）规范化、标准化是档案数字化、信息化的主要内容。规范化、标准化对于现代化档案管理的重要衡量标志。对于其档案数据库的文档格式硬件、软件数据指标等进行规范和统一，结合自己的实际发展需求和特点进行相关管理标准系统的制定，从而达到方便以后电子目录实现档案馆管理之后的数据资源共享，并有效避免了因为软件的差异而导致的数据不能读取和转换的问题。进行档案信息化发展和建设的重要内容，是事业单位可以参考国家进行推荐的一些管理信息化标准。这样通过实践过程进行完善才能够逐步的加强现代化的档案管理发展速度，在建设档案目录数据库时，要按照我国相关规定执行，并且要方便实际操作，从而有效的起到良好的防范作用。

4 结语

该文通过对档案管理中数字化管理的相关转变必要性，以及管理模式上的相关改善方法提出了一些意见和建议，明确档案信息管理是以信息网络为基础，旨在全面推进档案管理的信息化建设。以档案信息建设为主要核心，档案信息标准，政策，法规为保障的一项综合体系。作为一个以信息技术应用为主导，以信息人才为事业依托，其本身以产业为支撑，以及档案管理的在其思维结构。

参考文献

[1] 张学富.如何加强档案管理工作的进一步完善[J].魅力中国，2013（23）：381.endprint