CARR工程档案管理中存在的问题及对策研究

洪霞

摘 要：该文主要介绍CARR工程项目的作为重点工程项目其自身的特点，就该工程项目档案管理过程中存在的一些问题进行了较为深入的探讨，并提出了相应的对策及建议，以期为今后的档案管理工作提供一些借鉴。

关键词：CARR工程 重点工程档案 档案管理

中图分类号：TU712 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（b）-0177-02

档案既承载着历史，同时也担负着历史传承的重任。工程档案是档案的重要组成部分，而重点工程档案更是其中的精华，它真实的记录了项目从立项之初到竣工的整个过程，是各专业人员辛勤劳动的成果，是集体智慧的结晶。它不仅完整的记录了过去，更对现在乃至将来的工程项目开展具有极其重要的实用和借鉴价值。因此，对工程档案的管理过程中的经验进行总结是十分有必要的，且具有重要的意义。

1 重点工程档案的特点

重点工程档案由于它自身性质决定了它具有一些鲜明的特点。

1.1 实用性

重点工程档案的实用性很强，它从客观上真实的反映了一个工程在各阶段的进展情况。

1.2 整体性

它是从整个工程的角度出发，对其所进行的各项活动进行了全方位的记录。

1.3 技术性

重点工程特别是国家下达的重点工程其技术含金量非常高，尤其在设计阶段往往需要涉及国际或国内的前沿领域，通过各种渠道获取大量的技术信息，才能使该工程的设计得以顺利进行。以上几个特点充分说明了在重点工程项目中档案管理工作的重要性和必要性。

2 CARR工程项目背景

中国先进研究堆（CARR）工程是由国家下达的大型核科学工程，是由反应堆及其相关辅助系统和实验设施组成的重大工程项目，其具有技术先进、专业性强、工程接口复杂、安全性能要求高、建设周期长、投资庞大等特点。该工程从项目准备阶段到初步设计阶段、施工设计阶段再到竣工、立卷历经了几十年的辛苦历程，其间产生了大量的且种类繁多的文件、图纸、光盘等。对这些档案的管理，也经历了一个从无序到有序、直到较为规范化的由量变到质变的飞跃。在这个边学习边实践的过程中产生了一些的经验，将这些经验进行总结，会对今后工作开展具有很重要的借鉴意义。

3 CARR工程档案管理存在的问题

虽然CARR工程的档案在施工设计阶段之后进行了较好的管理，但由于前期没有对档案管理工作给予足够的重视，所投入的人力、物力较为欠缺，因此导致后续的档案管理工作由于这些问题的存在，而开展的并不顺利。

3.1 各级人员对档案管理工作的重视程度偏低

CARR工程从可行性研究阶段开始，上至各级领导下到各专业人员由于对档案的价值及其作用的认识不充分，因此，都没有给档案管理工作以足够重视。不注重整个工程中过程文件材料的收集、整理和积累，具体表现出来的现象就是平时说起来的时候，强调档案管理工作的重要性，但真正到了工作忙任务重的时候，档案管理工作往往就流于形式了。

3.2 未能进行有效的全过程管理

CARR工程建立伊始，并没有配备相应的档案管理人员，导致前期档案的质量较差，这主要表现在档案的连续性与关联性两个方面：一方面，工程前期档案收集的不齐全，一些档案并没有得到有效的整理和保管，导致归档后影响了档案与档案之间的连续性，破坏了档案内部的逻辑关系。另一方面，工程档案之间的关联性也较差。主要表现在已有档案之间关联不紧密，存在裂缝。这些问题的存在，不仅为以后工程的开展带来更为繁琐的工作，无法实现对工程档案的高效管理，而且也使CARR工程在时间进度上受到了一定的影响。

3.3 档案人员的专业素质较低

该部门的档案人员虽多具有本科以上的学历，但大都不是档案、情报、图书馆等相关专业毕业的。因此，在整体上而言，存在着两方面的问题：一，档案的专业知识和技术能力有待提高。由于不是相关专业毕业的，对档案方面的基础知识和具体技能还没能深入掌握，使得一些档案在立卷过程中才发现问题，如合同的版本非原版、技术文件的质保手续不齐全、未对技术文件的变更给予处理，以及一些初期档案因金属锈蚀或温湿度的影响而受到损害等。二，档案意识还没有深入到位。由于自身的档案意识不足，使得一些过程文件没有得到较好的收集和整理。

3.4 电子档案与纸质档案没有形成——对应的关系

随着现代化信息技术的发展和计算机的普及，电子文件的归档也同样受到了重视。由于电子文件自身的特点，即在运行过程中必须有相应的软硬件的支持，离开了相应软硬件的支持，文件就无法独立存在，更无法识别，从而导致电子文件的归档存在两个较为关键的问题：一是，现有电子文件。尽管档案人员已经对现有的电子版文件进行了收集和备份，但是一旦原有的软硬件环境进行了改变，就会直接影响到文件的保管和利用。二是，新产生的电子档案。随着科技的进步，系统操作版本的不断升级，使得新形成的文件很难在低版本的系统中读取。因此，对电子档案的归档还需要一个规范的可操作程序。

3.5 与工程档案管理相关的规章制度不够细化

在CARR工程进展过程中，虽然也制定了一下与档案管理相关的规定，但由于不够具体、完善，使得在项目进展过程中存在一些问题，如设计人员调离后，这部分技术文件的设计输入的收集、整理问题；原版文件的借阅问题；变更底图的处理等。只有将现有的规章制度予以细化，才能更好保证工程档案的完整性、成套性。

4 工程档案管理的对策及建议

4.1 强化各级人员的档案意识

根据各单位的实际情况，在工程进展的各阶段逐步强化各级人员的档案意识，通过宣贯等方式，自上而下、自下而上的交流和沟通，使各级人员充分认识并了解档案和档案管理工作的重要性。同时，根据自身的具体情况制定相应的规章制度，按工程进展的各阶段或各个节点有步骤、有计划的加以实施，使各类人员都能大致了解哪些资源是要纳入档案管理的，只有使档案意识切实深入人心，才能够有序高效的进行档案管理工作。endprint

4.2 坚持全程参与、全过程控制的原则，以确保工程档案的质量

工程档案的管理不仅只是涉及到设计施工过程中的档案管理工作，还应包括工程实施前的各项准备活动，具体到项目的可行性研究、地址的选择、放射性因素的影响、环境评价报告等。要想保证工程档案的质量，就必须坚持以下两个原则：（1）全程参与原则。只有坚持全程参与，从项目的准备阶段开始就应有档案人员的介入，将工程档案管理渗透到工程建设的各个环节，注意维护档案之间的逻辑联系，这样才能保证档案收集、整理工作的时效性，保证工程档案的连续性与关联性，从而根本上保证工程档案的质量。（2）全过程控制原则。工程档案是工程建设过程中各项活动的真实反映，是各阶段活动的直接产物。因此，为了保证工程档案的原始性，就必须坚持全程控制原则，将工程档案的管理工作纳入到工程建设过程中，纳入到整个质量管理的范围内，体现在各个活动环节上，边建设边生成，形成一手资料，避免在事后人为地创造档案。只有这样，才能有效的保证工程档案的原始性和准确性。

4.3 有效提高档案人员的专业素质

高素质的档案管理人员是工程档案管理所必须的人才。各单位应根据自身的特点和要求，对档案人员进行有效的管理。有条件的可以专门招聘有经验的档案人员，也可以对现有的档案人员进行培训。

这类培训也包括两个方面：（1）对非档案相关专业的档案人员。主要包括档案学的一些基础理论知识，档案工作的理论原则和技术工具等，让其熟练掌握档案的收集、鉴定、整理等的方法和技巧。（2）对是档案相关专业毕业的档案人员，注意应着重于能力的提高，通过运用学习和掌握了的档案专业和相关科学文化知识，熟练地开展档案工作。同时，能够对档案信息进行有效的开发。丰富的知识加上良好的技能，才是充分体现出档案人员的专业素质和价值。

此外，档案人员还应熟悉并掌握相关的管理及法规知识等，还应由项目负责人就该项目的项目背景、具体内容、进度计划等向档案人员进行介绍，以便于档案人员开展工作。

4.4 建立有效的电子文件归档制度

由于现代化社会的发展，电子文件将在各行各业中占据重要地位，因此为了对其进行规范的管理，也为给以后电子档案的顺利移交奠定基础，就应该根据各单位的需要制定相应的《电子文件管理办法》，明确电子文件的从产生到归档所需使用的格式、标准、介质、说明、保存条件等一系列要求，以便于档案人员参照执行。

4.5 对工程档案管理相关的规章制度予以细化

对工程档案管理相关的规章制度进行细化，使其做到切实可行。针对人员的流动，在办理调动或离职手续时，应强化文件的交接手续；就原版文件的借阅等，则应在借阅规定中明确原版文件不外借，想要查阅只能在资料室内进行；而对于变更底图的处理，应在设计文件的管理规定中明确变更的底图应随变更登记表与整套底图一并存放等。此外，还应建立相应的监督、反馈机制，使档案管理工作能够从多渠道、多角度得以贯彻实施。只有完善了相应的制度，才能使各个环节所形成的档案都能得到有效的管理，也只有这样提高档案管理工作的效率。

5 结语

经历了整个CARR工程从项目准备到立卷的全过程的洗礼，终于对档案管理工作有了较为全面的认识和感知，对出现的问题进行了较为深入的探讨，并提出了相应的对策及建议。在当今不断变化的社会环境中，要想使档案管理工作得到有效的提升，就应总结以往的经验和教训，不断完善档案管理工作中的不足和缺失，以期在新的工程项目中使档案管理工作做的更全面更高效。

参考文献

[1] 陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].中国人民大学出版社，1986.

[2] 张丹.档案队伍素质论[J].档案学通讯，2009（3）.

[3] 刘庆华.电子文件归档及电子档案管理实践[J].四川档案，2001（1）.endprint