档案工作规范化管理之管见

姜秋梅

摘 要：在档案工作管理过程中，作者体会到只有做到领导、制度和人员三方面齐抓共管，努力发挥各自应有的作用，才能切实做到规范化管理档案。其中领导重视是保证档案工作规范化管理的最关键因素，行政管理制度是档案工作规范化管理的先导，才能切实做到规范化管理档案，人员管理是档案管理工作规范化的保证。上下形成合力，整齐划一，真正实现档案管理规范化，推动档案事业的健康发展。

关键词：档案管理 规范化 档案事业

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）03（a）-0190-01

在档案工作管理过程中，作者体会到只有做到领导、制度和人员三方面齐抓共管，努力发挥各自应有的作用，才能切实做到规范化管理档案，有效推动档案事业的健康发展。

1 领导重视档案管理工作

领导重视是保证档案工作规范化管理的最关键因素。管理者必须与领导及时沟通，使其认识到档案在单位发展和经济社会发展中的重要作用，使其参与到档案工作之中，将档案管理列入年度工作规划并提出切合实际的工作目标，推进档案管理规范化工作的顺利开展。单位一把手或主管领导应做到：

一是通过积极参加档案管理部门举办的各种形式的宣传活动和会议，或通过档案从业者与其交流或宣传，使其进一步了解档案工作，进一步提高档案意识，加强投入，促进档案规范化管理。

二是结合单位实际，参照相关法律法规，制定切合实际的档案管理规章制度、年度工作目标和中长期发展规划，并督促高质量完成，按实际完成情况给予奖惩。

三是督促相关科室按规定将相关档案材料及时送交档案室，档案管理者与相关科室通力配合，保证顺利完成档案规范化管理。

2 建立健全规章制度

没有规矩不成方圆。只有建立健全档案工作规章制度，才能保证档案工作规范化管理的有效实施。相关部门要按照领导要求，遵照相关法律法规，制定和完善关于档案的收集、整理、保管、利用以及岗位职责、保障等一系列规章制度，使档案工作有章可循，有法可依。

2.1 行政管理制度

行政管理制度是保证档案工作规范化管理的先导。首先，档案管理工作要有明确的分管领导和具体制度体现。在单位目标考核管理中要明确档案管理内容，提出具体目标、考核内容和奖罚标准，与评先选优、职称晋升等挂钩，并予以贯彻实施。要根据单位实际，在设备齐全、经费充足的条件下开展档案管理，并形成中长期发展规划。

2.2 业务管理制度

业务管理制度是保证档案工作规范化的前提，目的在于按一定标准规范档案管理的各项工作环节。如为使档案分类组卷处于最佳水平，应制定案卷质量标准制度；为保证进馆（室）档案资料质量，应制定接收档案标准制度；为保证规范统一各项管理工作，应制定档案鉴定、整理、标引、著录、检索和利用等标准制度；为保证科学化、现代化管理档案，应制定电子档案管理制度。

为使规章制度得以贯彻落实，必须组织相关人员对档案管理者和档案提供者讲解有关制度制定的依据和过程，使其切实领会制度内涵，并进行具体的业务指导。同时，管理者在开展工作时，要及时发现制度的局限性和不合理性，及时与领导沟通，提出合理化建议，依据相关国家法规不断完善规章制度，实现档案的社会化功能，较好地完成档案管理工作。

2.3 文件资料形成环节质量控制制度

相关文件资料经过加工处理后形成档案。所以，为提高档案工作管理质量，使其设计、开发和服务全过程符合既定的质量管理要求，必须控制文件材料形成过程各个环节的质量，以便加工处理成为高质量的档案。可见，抓文件资料形成的各个具体环节，可以满足档案标准化和规范化的要求。

实践表明，假设档案管理过程出现问题，相对文件资料形成过程出现的问题是比较容易解决，而后者有时是难以补救的，难以解决。由于档案是由文件资料加工而成的，如果文件材料失去原始凭证和依据作用，可想而知加工而成的档案是没有任何保存和利用价值的，只能浪费资源。所以，建立和完善环节质量控制制度，切实加强流程质量管理，才能保证归档文件的有效性，才能提高文件资料的利用价值，不断提高规范化管理档案工作水平。

3 加强工作人员管理

只有加强档案工作人员管理，才能积极推进档案管理工作规范化，提高管理质量。因为任何工作的开展都离不开人的因素，只有在工作人员掌握了相应专业知识以及灵活运用相关科技手段和先进的科学管理方法后，在正确领导和制度保证下，才能尽可能地发挥工作人员的能动性，高质量地完成档案管理工作。

3.1 有较高的政治素质和职业道德

档案是对历史和社会发展的真实原始记录。档案管理工作的性质和特点决定了档案工作人员必须遵守国家法律法规，维护历史和社会发展的真实面貌，意志坚定，严守秘密，树立正确的价值观，不为利益所动。要树立高尚的职业道德，具有埋头苦干、无私奉献的高尚品德，具有强烈的档案事业心，严谨审慎的工作作风。

3.2 不断提高业务能力和水平

档案工作人员的知识结构和能力要紧跟时代步伐，坚持与时俱进的原则，积极参加教育培训，主动参加继续教育，根据自己的实际情况提高自己的学历水平，不断学习和掌握先进的前瞻性专业知识、管理知识和科技知识，在实践中不断摸索，与同行进行沟通交流，不断提高自己的专业技能和管理技能，不断提高自己的综合素质和能力，高标准、高质量地完成档案规范化管理任务，为社会提供优质服务。

3.3 监督、指导、检查文件材料形成过程

如前所述，相关文件资料经过加工处理后形成档案。档案工作人员要按照《中华人民共和国档案法》及其配套法规赋予的权力，定期不定期监督、指导、检查文件治疗形成各个过程，对档案形成的前期工作进行质量控制。质量控制的要点是要保证文件资料齐全完整、规范标准，只有这样才能保证案卷质量，有利于档案后期的整理、加工和利用，保证档案信息的准确性和可靠性。但是，多数单位文字资料的形成和档案管理工作是各自为政的，其实这是相互关联的两项工作，不可分割。所以，文件资料的形成过程应该有档案工作人员的参与。档案工作人员要主动参与单位的各项行政和业务活动，了解和掌握工作内涵，指导相关人员书写有利于档案编辑加工的文件资料，保证符合规范标准，及时上交；积极主动收集积累单位内部科室的文件资料，保证归档文件材料齐全完整有效，否则不利于档案的后期加工，不予接收立卷归档。

综上所述，领导、制度、人员是影响档案工作规范化管理的重要因素，三者之间相互联系，相互依赖，相互作用，缺一不可，是一个辩证统一体。其中领导重视是保证档案工作规范化管理的最关键因素，行政管理制度是档案工作规范化管理的先导，才能切实做到规范化管理档案，人员管理是档案管理工作规范化的保证。可见只有领导的积极参与和重视档案工作，才会建立健全规章制度使档案管理工作有章可循，人员管理才会到位，使顺利完成档案管理任务。endprint