图书馆政务信息查询点的档案管理

摘 要：档案信息化既是档案工作的重要组成部分，同时，又是城市信息化、电子政务以及其他各行各业信息化的重要基础性工作。笔者从图书馆政务信息查询点的档案管理方面，粗略探讨了在当前图书馆电子政务信息查询建设发展的环境下如何开展档案管理。

关键词：图书馆；档案；信息服务

全国文化信息共享工程是2002年4月由文化部、财政部启动，2003年在全国范围内组织实施的一项惠民工程，实施“共享工程”依托现有的文化设施网点，以各级公共图书馆为实施主体。自昭阳区被列为2008年度50个县支中心以来，昭阳区认真抓好落实，及时组建领导机构、划拨专项资金、落实场地、依托昭阳区图书馆开展场地建设工作。昭阳区图书馆源于光绪26年（公元1900年）所修“凤池书院”，迄今已有110年历史。2005年，在全国公共图书馆县级馆评估中昭阳区图书馆被文化部评为“三级馆”。现拥有藏书7.2万册，含古籍11390册，其中善本420册。文化信息资源共享工程的实施，为我区图书馆事业开辟了一个不受时空、地域限制的崭新的文化传播渠道，优秀的文化精品可以通过畅通的网络提供给基层群众，这将是极大地丰富城乡人民群众的精神文化生活，促进全民素质的提高。

根据2009年5月1日起开始实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》，公共图书馆不再只是一个借阅场地，它又被赋予了另一个重要的使命，成为向公众提供政府公开信息的平台之一。为深入推进我区政府信息公开和政务信息查询工作，更好地为社会公众获取政府信息提供服务，按照《昭通市人民政府办公室关于进一步做好政务服务中心档案馆公共图书馆政务信息查询点建设工作的通知》（昭政办电〔2009〕199号）要求，在昭阳区图书馆建立政务信息查询点。充分利用全省统一的政府信息公开平台，结合文化信息资源共享工程的实施，利用区政府办公室向昭阳区图书馆移送政府公报、提供的相关文件、资料等公共刊物，及时整理，方便公众查阅。通过开展网上利用等方式，设置自助查询终端等便民设施，提供更人性、更便捷的政务信息网络查询服务，方便群众查询与利用，为解决群众最关心、最直接、最现实的利益问题提供更加高效与人性化的服务。

笔者有幸参与了昭阳区图书馆政务信息查询点建设，就查询点档案管理方面谈点拙见。

1 政务信息查询点与电子档案管理的关系

政务信息查询点主要传输的是电子政务的信息，无论从广义上还是狭义上理解，都离不开对电子文件的管理。一个功能完备的电子政务系统主要由如下流程组成：电子文件形成→电子文件流转→电子文件办理→电子文件归档→电子文件长期保管→电子文件发布利用。

档案部门的主要工作是电子文件归档、长期保管和提供利用，由此可见，档案信息化与政务信息查询点建设关系紧密，文件演化为档案的过程是一个连续的过程，即从文件创建（包括创建之前的文件管理系统的设计）到作为档案保管和利用是一个一致的、连续的管理过程。

1996年上海图书馆、上海情报所合并，成立了上海图书情报新馆，有效地促进了图书情报管理向多功能的转变以及信息载体和内容向多元化的转变，使上海图书馆和上海科技情报所从此进入一个跨世纪的历程。2003年，天津泰达图书馆开馆。该馆是“一个概念全新的图书—情报—档案一体化和功能创新的、综合满足全区用户需要的国内唯一的新型图书馆。目前泰达图书馆已成功实现了完整的图书、情报、档案三位一体的一体化管理体制，成为文献信息服务高度综合的现代化大型图书馆”。服务手段的自动化、资源共享网络化及情报信息资源化代表了走向知识经济社会的时代特征。

“资源共建、资源共享”已被图书馆界大多数人所认同和重视。随着互联网的高速发展，图书馆界善于抓住契机，发挥学科优势，大力引进新技术、新方法，在图书馆管理和信息开发利用等方面顺应时代潮流，在档案信息现代化方面取得不小进展。而档案的管理过分强调档案的保密性、惟一性，阻碍了档案开放化和现代化的进程。随着电子文件和电子档案的产生，知识经济时代的到来给档案工作提供了与其他信息管理部门同样的条件和机遇，尤其是在网络技术方面使档案、图书、情报等处于同一起点，吸取图书馆学等相近学科的成功经验，积极参与信息资源网络化共享建设，档案必将在知识经济时代发挥应有的作用。

2 政务查询点档案管理面临的困难

虽然目前大家都在呼吁要重视《中华人民共和国政府信息公开条例》赋予图书馆的新职责，但实际情况却不是很乐观，图书馆在落实《条例》这方面还是存在着不少问题。首先是信息组织问题。设个书架或者建个阅览室，摆上几本书，然后写上“政府信息公开”几个字；或者在每个图书馆设一个窗口，配几台电脑，给一个“政府之窗”的链接——这是很简单的，但这也就是一个空架子，真正提供深层次服务还是存在很大的障碍。目前大家提到政府公开信息就直接想到了网络信息，但在网上收集这些信息真的是一项繁杂的工程。把网上的信息收集起来然后进行分类就更难了，因为现在各级政府部门在信息公开方面都有自己的一套模式，还没有一个统一的标准来编制和分类。这造成了我们在收集政府发布的网络信息后的分类整理工作十分困难，也直接导致了公众在检索和查询方面的麻烦。其次是图书馆与政府的协调问题。因为政府的公开信息包括主动公开和依申请公开的信息，向公众提供政府主动公开的信息没有什么大的问题，但至于依申请公开的信息这方面却有一定的障碍。

网络环境的用户需求，使人们开始感到当前管理文化资源的独立服务体系是资源整合的桎梏，但究竟如何改进，在数字空间里如何创建一个合作的同盟或虚拟机构，特别是当学习、娱乐、文化、公务活动等发展了，图书馆与政府档案管理的内涵与管理模式将发生怎样的变化等等。

当网络遍及人们生活时，技术发展的复杂性与相互依赖性，使服务的提供、运行的模式、用户的习性都发生了改变，许多不可预知的挑战在不断凸现。例如，数字的流动性，其最大问题是需要支持控制与信赖关系，当资源的可获取性在数字环境中得到了加强，就需要有能力去控制对敏感信息的获取，需要保障数字信息的真实与完整。然而，当前的控制技术落后于信息的获取技术，这使得网络信息资源的提供者面临着管理的挑战。又如，数字资源可能产生于某些环境的组合，如果管理策略不恰当或缺乏提供背景、出处等确定的文档，数据产生后就有可能不留任何痕迹地消失。这些与技术融合很深的管理问题都是政务信息查询点面临的挑战。文化资源和政务信息拥有部门采用各自开发的网络系统独立地为用户提供服务，迫使用户为了查全所需信息必须跨越多个不同的界面，对付以不同设计条件形成的各异的用户环境。这意味着用户要获得有效的、完整的检索结果，必须做很多的工作，同时，也增加了网上信息资源管理的难度，例如得有多个的证明系统保证数据的真实性与完整性，确保资源的价值。

在实践中就暴露出了许多问题，其中最大的问题就是无法解决电子档案的凭证性的问题，因为电子档案特点之一是载体与信息的可分离性，因此，其信息很容易在载体上被删改，这样等到电子文件归档之后再去控制管理，那么在这之前的电子档案在文件阶段是否被篡改过，其在文件阶段的处理、运作的背景信息是否完整等这样具有凭证价值的信息就很难确定，很难控制。

3 政务信息查询点的档案管理

切实落实好图书馆这项新的职能，一个是要有技术保障，另一个是要转变观念，而更重要的是观念问题。美国在处理这些问题上有许多地方值得我们学习。美国的做法是：第一，政府先将信息交于政府印刷局，然后政府印刷局将统一的出版物存放到图书馆，这样避免了信息的繁杂和分散；另一个就是寄存管制制度，政府将信息放于图书馆，就会与图书馆签订协议，协议规定图书馆在获取政府信息后必须为公众服务，这其实就是一种服务观念的转变。一直关注这项工作的《中国法律图书馆论坛》主编田建设也认为，要解决好公共图书馆的政府信息服务的问题，制度保障是前提，人员保障是重点。

笔者认为，以信息服务和数据共享为目标，依托信息资源共享工程网、政务网平台，建立面向某区政府部门的档案应用，开发建设“虚拟档案室”、“馆室交互平台”、“档案利用服务平台”、“电子文件中心”、“数据接收管理平台”系统，逐步规范全区各级档案部门的应用和管理模式。继续加强资源数据库建设，完成档案目录录入、档案扫描加工，不断丰富和完善档案信息资源。

利用者可以进入电子阅览室的客户端，自主进行信息资源的查询检索。系统提供树装结检索和全文检索两种方式，操作非常简单方便，适于利用者。外部人员的利用必须受权限控制，一般通过鉴定可以开放的数据才能开放，同时可以控制是目录开放还是目录和电子文件同时开放。

实现对传统实体档案资料的数字化采集、整理，并提供相应的数字化加工系统；实现对下属所属机关、企事业单位档案馆（室）的数字格式的电子档案进行采集、传输、整理。按照各门类档案管理规范和标准，运用数字化管理手段，实现档案接收、移交、年检、借阅、统计、鉴定、销毁、病档监控、数字修改维护、库房管理等一系列管理功能。

电子政务查询点是一个系统工程，它的蓬勃兴起，对于电子档案管理来说既是挑战又是机遇。为了面对挑战，抓住机遇，我们应该从理论与实践上从观念与职能上，从标准与规范上积极创造与电子政务建设相适应的条件与环境，培养既懂电子档案又懂电子政务的新的复合性人才，积极参与电子政务建设。因为，保管好电子档案，保存人类遗产，这既是我们图书工作人员在数字化的信息时代所肩负的新的历史使命，又是当前我们急需承担的紧迫任务。

参考文献

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作者简介

段开伦（1979-），男，昭阳区图书馆，图书馆员。