浅谈细节管理在办公室工作中的重要作用

顾盛

摘 要：在具体、琐碎、单调、重复的工作事务中，办公室工作人员要始终保持高度負责的工作态度，牢固树立“以小事为重”的思想，从细微处人手，踏踏实实地把小事做细、做好。但同时也要注意避免“未增值的工作就是浪费”的现象，做“正确的事”，提高办公室的工作效率。

关键词：办公室；细节管理；提高效率

从事办公室工作多年，深切地感受到办公室的工作就是为单位领导开展经营管理活动提供服务的。虽繁复而不可缺、虽平凡却很重要。如何从细微处入手，提高办公室的工作水平和工作效率，这是我一直在思考的问题。通过多年的工作与感悟，我对细节管理在办公室工作中的重要作用也有了一些浅显的认识。

一、要创新服务机制，充分体现办公室的管理职能

办公室工作的核心任务就是做好“三个服务”，即“为领导服务、为机关服务、为基层服务”。服务机制的创新，是办公室工作创新的重要内容，更是满足单位发展、领导开展生产经营管理活动的需要。我认为，办公室工作应该从完善、规范和细化各项工作流程、标准人手，制定相关制度和保障措施来解决或处理好制约工作效率中的“瓶颈”问题。比如，对一些变化不大、重复性很强的工作，我们可以采取模块化管理方式，构造没有变化的单一性操作流程，以规范的操作模式来减少工作中的疏漏。又如，采取流水线作业方式可以有效地分解工作强度和难度，等等。每一个成员都能做到对自己的工作内容心中有数，有计划地安排好自己的工作程序，并加强沟通与协调后，就能保证办公室工作事事有人管，人人有专责，就能使每一项工作落到实处。

我认为，创新服务机制还要处理好两个关系：一是处理好全面与重点的关系。办公室工作无小事，方方面面的工作都不容忽视，一点点的纰漏和闪失都容易影响到办公室的整体工作，甚至会影响到企业的正常生产经营活动。但是，每个人的精力都是有限的，要想事事俱到、事事做的圆满，那也是不切实际的。所以，不仅要用全局的眼光看待每一项工作，以高度负责的工作态度做好每一项工作，高标准、高质量地处理好每一件事情，同时，我们也要善于抓住工作的重点和难点，善于抓住事务的主要矛盾和矛盾的主要方面，在工作精力、力量配备、时间安排上有所侧重，使服务工作尽善尽美，这是办公室工作的重中之重。二是要处理好对上服务与对下服务的关系。对上服务和对下服务是一致的，都是办公室的重要职责。任何一名办公室的工作人员都不能够违背服务工作的宗旨。

二、加强自身综合素质，提高工作水平

办公室工作人员不仅要具备较强的工作能力，还要不断提高自身的政治理论素质。一是要从提高自身素质上下功夫。许多人不屑于或疏于小事和事情的细节，从而形成在实际工作中，大事不会做，小事做不来的局面。所以，要努力克服心浮气躁、急于求成、粗心大意的弱点，树立“以小事为重”的思想，将“重视细节、把小事做细”逐渐培养成一种习惯，踏踏实实地把小事做细、做好。二是要在执行力上狠下功夫，努力克服执行不力、落实不严的现象，以绝对的执行和落实来保证把每项工作做细、做实、做好。同时，我们也要注意避免“未增值的工作就是浪费”的现象。因为只有真正理解了领导的意图并严格按照要求执行才能取得高效的工作成绩，即做“正确的事”才有正确的结果。三是注重培养每个工作人员的协调能力、沟通能力，扎扎实实提高每一个人的素质，那么办公室的整体素质将会提高一大步。

曾看到一篇关于如何做好一名秘书的文章，对我的启发很大。文中讲到，做好一名秘书要一精、二细、三准、四助。一精：就是做事要精力集中，精心准备，精细安排，把所从事的岗位，铸造成精品岗位，把每一件领导交付的事情，打造成精品工程；二细：就是办事要细心，工作要细致，要多为领导考虑，多替集体着想，事无巨细，一律认真对待，决不马虎；三准：一是要干标准活，站标准岗，严格按标准规程作业；二是办事做人要有严格的准则，一诺千金，时间要准，数字要准，要严格遵照工作的进度；四助：就是要成为领导的助力、助手，急领导所急，想领导所想，勤跑腿，多汇报，当好领导的参谋助手。

三、搞好团结协作，发挥团队精神

团队的协同努力比个人的单独奋斗更有利于组织目标的实现。要充分调动每个人的积极性，求得思想上的统一，以形成一个同舟共济、开拓进取、拼搏向上的团队。由于人员性格、阅历和分工不同，在工作中难免会出现矛盾和不协调的现象，这就要求我们办公室的每个成员都要善于站在全局的高度，充分发扬民主，广泛听取不同意见，搞好团结，增强凝聚力和向心力，发挥好整体功能。在具体工作中，在管理的一些细节问题上，要遇事多商量，多通气，自觉做到“内图同心协力，外谋合作支持”，努力弹好内部“协奏曲”。

在当今竞争激烈的社会中，立大志、干大事，精神固然可嘉，但只有脚踏实地从小事做起，从点滴做起，注重工作中的每一个“细节”，以认真的态度做好岗位上的每一件小事，以责任心对待工作中每一个细节，才能在平凡的岗位上创造出最大的价值。因为，没有细节就不可能干好办公室工作，没有细节就不可能铸造辉煌。

参考文献：

[1] 韩冰. 精细化管理在办公室管理中的运用[J]. 安徽电子信息职业技术学院学报. 2007（03）

[2] 尹桂丽. 注重细节管理 营造办公室和谐环境[J]. 科技情报开发与经济. 2007（29）

[3] 高山，向英明. 推进办公室精细化管理 全面提升工作整体水平[J]. 办公室业务. 2008（09）