商务英语电子邮件的写作特点分析

陈平

在计算机和互联网时代，传统的商务英语信函写作已经被商务英语电子邮件逐步取代。商务英语电子邮件同时具有电子邮件和商务英语信函的两种书写特征。它吸收了口语的交流和书面语的交际特点。本文梳理出商务英语电子邮件在基本结构、逻辑层次、辅助性语言、词汇、句法等方面的语言特点。希望可以帮助相关专业人员对现代商务英语电子邮件的寫作有一个更为明晰的认识。

一、商务英语电子邮件的基本结构

商务英语电子邮件对格式要求比较宽松，一般包括题头、正文和署名三部分内容。

（一）商务英语电子邮件的主题部分

这部分内容主要由日期（Date）、收件人地址（To）、发件人地址（From）、主题（Subject）和抄送（Carbon Copy，即 Cc）组成。邮件地址的书写较传统信件简单得多，只需将相应的邮箱地址填入固定的位置即可；邮件的主题摘要至关重要，需意思明确，体现内容的主旨；邮件日期一般自动生成，如需要加入日期，位置在邮件的底部。

（二）商务英语电子邮件的正文部分

商务英语电子邮件正文是电子邮件的核心部分，通常由两三个或三四个简短的段落构成。邮件内容的主流书写形式是平头式。平头式是指邮件内容的各部分都从每行的最左边开始，句首不需要空格，采用这种格式写作便于提高打字速度和办公效率。所以也是国际最流行的当代商务函电的写作格式。

正文之前的称谓通常会直呼其名：Sandy、 Alex、 Ricky等，也会使用“Hi，Sandy”，“Hello，Monica”这类随意体的称呼。

（三）商务英语电子邮件的署名部分

署名部分包括结尾敬语、发信人的签名、公司名、公司电话、传真号码以及其他联系方式等。这些都可以通过使用邮件程序中的自动签名功能实现，从而将这些信息添加到邮件的结尾处。要注意的是，尽管邮件开头的称呼可以很随意，但通常结尾敬语是必不可少的，体现了礼貌原则。

商务英语电子邮件可以应用附件。由于篇幅的原因，电子邮件里难以在正文中包含的内容可以放在附件内来发送。附件的文档类型应选用 Word、Excel 等广泛应用并且功能强大的文字或图表处理软件，避免收件人在软件兼容方面出现问题。

二、商务英语电子邮件的逻辑层次

商务英语电子邮件的主要功能是交际、是沟通协商。为了达到这一目的需要通过一系列逻辑层次来实现—建立交际关系、处理业务、请求回复、礼貌结束。这四个层次中，“建立交际”和“礼貌结束”两项属于辅助部分，主旨在于拉近将双方的关系。“处理业务”和“请求回复”两项被视为主体部分，表达了邮件的真正交际内容和交际目的。

（一）“处理业务“的内容

这部分中，要回复对方邮件中提出的问题、介绍或询问业务相关信息等。内容要包含：回复问题；表明意图；添加附件；激励策略。

（二）“请求回复”的内容

这部分的作用在于督促对方尽快给予答复。内容包括两方面：提出请求，发件人客气委婉的向收件人提出请求，以期双方的沟通及时和顺畅；期待回复。发件人表达出期盼早日收到收件人回复的愿望，同时也为双方进一步交往打下良好的基础。

三、商务英语电子邮件的辅助性语言

商务英语电子邮件中经常创造性地使用大小写字母、标点符号、缩略词和一些表情符号等来表达情感，以增加语言效果，体现出商务英语电子邮件的非正式文体和口语化的写作特点。

（一）符号语言的创造性使用

人们通过计算机和互联网媒介交际的过程中，缺乏面对面交流中丰富的肢体语言及表情传达的信息，由此产生了符号语言。它是在互联网上用来表达情感的由键盘符号和字母组合而成的一套编码。它们所构成的图像能象征面对面交流时所用到的一些表情和手势。在目前的电子邮件交往中应用十分广泛，商务英语电子邮件中也时常出现。

这些语言特征使得商务英语电子邮件这一沟通方式越来越受到人们的青睐与认可。

（二）小写字母的非常规使用

在商务英语电子邮件中见到首字母和专有名词小写并不奇怪。如：i am glad to receive your quotation.有时，甚至一整篇邮件都是由小写字母写成。商务英语电子邮件的这一特点又一次体现了它的非正式性，显示了使用者们试图打破传统写作的常规，并在计算机、互联网交流方式下创造一种新的，更为方便的书写习惯。

（三）大写字母的使用增多

商务英语电子邮件中一个单词的字母全部大写的现象经常出现。在一定意义上来讲，字母大写输入可以传达发件人加重的语调。也有人称，在电子邮件中大写相当于喊叫。有些大写输入后面会加上一个感叹号或多个感叹号，如“NO！”，“NEVER！！！”等。如：NEEDS TO BE DISCUSSED INTERNALLY；Subject： CONFIDENTIAL-DO NOT DISTRIBUTE等。

（四）缩略词大量使用

缩略词是人们为了方便快捷沟通采用的构词方法，是词和词截短形式的拼凑，或是把两个词的某个部分进行截取并重新组合形成一个新词，如 FOB（free on board）（离岸价格）、PC（piece）（件）、ICC（International Chamber of Commerce）（国际商会）等。传统的缩略词，在商务英语电子邮件中保留了下来，同时，又不断衍生出很多新缩略词。

商务英语电子邮件中缩略语的使用大大提高了商务活动中双方交流的效率，也是商务英语电子邮件口语化特点的体现。

在撰写商务英语电子邮件时，需要注意使用有力的主题，进行正确的发送，做到语法准确无误、言简意赅，运用适当的格式、适当的措辞，了解目标群体，恰当地使用链接和附件，给出回复的截止日期和明确的行动指令。不仅要在用词和造句方面符合行业规范，而且在语篇建构方法和语用策略采用上要采用符合商务交际的特点。这样才能撰写出得体、恰到好处的商务英语电子邮件，从而提高个人和公司形象，使双方进行愉悦的商务沟通与合作。