加强声像档案管理工作刻不容缓

摘要：档案在国民经济发展中发挥着重要的作用，声像档案作为其中的一种，其社会价值更高。本文通过分析声像档案管理中存在的问题，提出相应的政策建议，进而在一定程度上为管理声像档案资料提供参考依据。

关键词：声像档案 档案管理 政策建议

通常情况下，声像档案是指，社会组织机构或个人在组织开展各种活动的过程中，形成的照片、底片、影片等不同材料为载体的，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，这些记录对国家、社会具有重大的保存价值。

1 声像档案管理存在的问题

1.1 声像设备存在着“一硬一软”的现象 在对声像设备进行管理的过程中，所谓“一硬”就是指声像设备数量比较多。随着经济的发展，生活水平的提高，为了进一步满足工作的需要，在声像设备方面机关、企业单位加大了投入的力度，在一定程度提高了硬件层次。“一软”是指对声像设备缺乏有效的管理。在对声像设备进行管理时，受“硬件硬、软件软”等因素的影响和制约，并且“软”直接制约了“硬”，进而在组织开展一些重要活动的过程中，没能对活动的重要内容进行及时的摄录，进而在一定程度上影响和制约了档案资料的完整性，同时为声像档案的归档保存埋下隐患。

1.2 摄录人员中存在着“一强一弱”的现状 在各自的单位中，声像档案的管理工作，往往由摄录人员负责，其人员素质在一定程度上影响着声像档案资料的数量、质量等。据调查研究显示，摄录人员普遍存在着“一强一弱”的问题。所谓“强”是指在摄录人员中，专职人员156人，兼职人员287人，平均年龄在35岁左右，文化程度在大专以上的占72%。不管是人员队伍，年龄结构，还是文化程度，摄录人员都表现出“強”的一面；同时在这些人员当中，同样表现出“弱”的一面，主要表现为：专业工龄在1至5年的有381人，占86%，具有5年以工作经验的仅占14%。经过专业培训的有68人，占16%，其中接受过1至3个月短期培训的有66人，其中专科毕业的2人，有84%的人都是自学成才。

1.3 声像档案管理复杂

1.3.1 管理制度不健全。在对声像档案子资料进行管理、保存的过程中，其管理制度不完善，主要表现为：一是档案室对档案进行统一管理，能够对声像档案资料进行随时移交的仅占26%；二是各科室能够对声像档案资料进行一年一移交的占35%；三是由科室进行分散保管，以及进行个人保存的声像档案占39%。

1.3.2 档案意识不强。根据归档要求，声像档案都具有较强的时效性、特殊性。例如，需要对照片、底片等进行同时归档，对于影像需要辅以相应的文字说明。对于这些影像资料，如果不进行及时的归档保存，那么就会影响档案资料的完整性。

1.3.3 管理状况“喜”“忧”参半。在调查研究中发现，在所有的调查单位中，在设备、人员、声像档案管理方面，比较规范的单位有11个，而48个占40%的管理单位存在无设备无声像档案，或者有设备无声像档案，或者有声像档案没进行集中统一管理的现象，在对声像档案进行管理时，两极所占比例比较悬殊。

1.3.4 保管条件差，难以长久保存声像档案。与纸质档案相比，保管声像档案的条件要求更为严格。在调查研究中发现，设置声像档案室或配备了声像档案专柜的单位只占少数，对于其他保存单位来说，将声像档案资料在文书柜内与其它档案一同进行保存，并且保存声像档案资料的环境不符合恒湿、恒温、防磁等要求。

2 加强声像档案管理工作的对策建议

2.1 加强宣传力度，提高意识 对于声像档案资料，需要加大宣传力度，提高保护意识。一要争取主管部门、新闻单位的支持，加大宣传力度，强化各级领导及有关人员的档案意识；二要抓住机遇，做好服务中心的工作。

2.2 加强管理，制定措施 档案管理单位需要建立档案管理制度，通过对声像档案加大管理的力度，同时对声像材料进行统一的管理，进而在一定程度上对到归档移交档案室实施统一管理，建立健全严格的管理制度，防止声像资料的流失。

2.3 加强监督，分类指导，注重业务培训 档案管理部门需要对声像档案加大监督指导的力度，在一定程度上将其作为档案的管理目标和年度执法检查的重点。

2.4 结合实际，力求妥善保管 首先，对声像档案进行独立成卷，通过声像柜、密闭铁柜等对声像档案资料进行单独存放；其次对库房温湿度进行严格的控制，同时远离光线、磁场等。

2.5 全面出击，疏通收集渠道 ①通过正常的渠道移交、接收声像档案资料。②重点项目、重点科室、重点收集。③重点人物直接征集。

2.6 档案主管部门参与全厂各类重大活动 对于厂重大活动以及重要会议等，针对档案失控、声像档案流失严重等现状，由主办单位通知档案室派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，对声像档案资料进行及时、完整地归档，进而方便利用。

参考文献：

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[2]张玲.加强声像档案管理工作的紧迫和思考[C].档案事业改革与创新——2013年全国青年档案工作者研讨会论文集，2013（10）.

[3]何留根，张红伟.加强声像档案管理工作[J].山东交通科技，2008（09）.

[4]胡明丽.基层单位声像档案管理工作的思考[C].贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集，2010（06）.

作者简介：

齐伟红（1969-），女，吉林辽源人，（馆员）档案中级。