网上报账风险的探索与控制

吴晓莉

(武汉理工大学 财务处，湖北 武汉430070)

随着科学技术的快速发展以及信息化时代的到来，计算机得到了广泛的应用，网上报账已经成为人们进行报账的流行趋势。与传统的纸质化报账方式相比，网上报账存在很多优势。网上报账替代了手工报账逐渐被大众所接受，它克服了传统报账方式的单据填写以及业务审批效率低、预算控制时效性差、不利于企业内部控制等缺点。钱亦君［1］认为，网上报账是将现代信息技术手段应用于传统报账方式的一种创新。林琴珍［2］认为，网上报账系统可以让员工通过网络完成报账，从而使其节省报账的时间。刘燕［3］认为，网上报账的方式使传统的纸质化报账方式发生了很大的变化，提高了报账的效率。何静等［4］认为，纸质的报账方式存在很多弊端，利用EOS 设计了一种网上报账系统，该网上报账系统不仅可以提高报账效率，还可以使数据共享。何小红［5］认为，使用网上报账系统以及报账信息化平台，可以从根本上解决报账难，效率低的问题。池一霞［6］认为，网上报账方式可以弥补传统纸质化报账方式的不足，可以不受时间和所处地域的限制，提高工作效率，减轻审核的工作量，并能有效地控制预算。

在风险控制方面，陈军［7］认为，无现金报账方式存在技术、道德和操作等风险，其对存在的风险控制提出了一些建设性的意见。李宝宝［8］认为，商业银行存在操作的风险，对商业银行的操作风险控制研究很有必要。同样，网上报账系统也存在一些网络安全问题，需要及时发现和处理。

与传统的纸质化报账方式相比，网上报账可以提高财务部门工作效率，减少前台的财务人员，使财务人员从事高层次的管理工作。但是网上报账系统还不是很完善，存在一些安全隐患，因此对网上报账的风险管理进行研究，并对其存在的风险提出相应的改进措施，对信息化管理具有重要的意义。

1 报账方式的历史变革

网络时代的到来给企业报账体系的管理造成了巨大冲击，通过管理制度的创新，企业财务逐渐实现信息化管理，报账方式以及支付手段也发生了变革，传统的纸质化报账方式已经不能满足现代企业的需要，随着信息化时代的到来，报账方式进行创新势在必行［9］。网上报账操作相对比较方便，可以提高财务人员的工作效率，提高财务管理服务质量。

财务信息化同时也带来了财务方式的变革，如会计电算化和财务业务统一协调管理。计算机处理会计事务首先在财务管理信息化上得到了应用。会计电算化，主要利用计算机软件完成会计流程，并对会计信息进行初步分析。计算机的操作不复杂，容易掌握，会计过程比较清晰，能够自动产生所需要的数据，效率高，能够确保数据的真实性，便于管理部门及时进行预算，从而控制成本。电算化能够克服手工算账的繁重工作，减少会计人员的劳动量，加强财务管理建设。

财务信息化管理的不断深入，引发会计方式的完全性转变，推动了报账方式由传统报账向网上报账的发展。网上报账将强大的软件处理功能与会计管理相结合，具有高效、精细、准确和实时等特点，提高了公司的财会管理水平，推动了财务管理体系的改革。

网上报账的支付方式也随着电子交易的变革悄然发生着改变。电子支付方式是传统支付方式在电子时代的反映。早期支付方式是随着商品交换的发生而产生的，这种交易方式快速但复杂，缺乏统一的衡量标准。后来便出现了作为衡量标准的媒介，即代币，代币本身也是具有价值的。再后来将衡量的媒介转变为本身没有价值的纸币和硬币，以及符号货币，即支票。如今的电子支付又将货币的形式提升到了一个新的高度，现在大部分的支付方式转变成了电子符号和电子信用卡形式。同时，网上报账的支付也逐步演变成了如下的3 种方式：对私网银支付、对公网银支付和冲借款。项目负责人或指定的收款人是对私支付的收款人;对公支付主要是指该笔款项是对公转账的支出，即传统概念中的电汇或银行支票;若该笔报账款项中，需要全额或部分冲销以前借款，可以选择冲借款的功能。

2 网上报账的管理模式

网上报账是基于Internet 的财务报账流程，在这一流程下，员工可以在任何时间、任何地点提交财务报账申请，领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账凭证，并可以通过银行进行网上支付，网上报账是对传统报账方式的创新，它对收集和保存数据具有很重要的作用。

网上报账系统的几大模块如图1 所示。

图1 网上报账系统的几大模块

网上报账系统具有以下几个设计原则：

(1)易用性。当费用被提交申请后，系统会提醒审批人进行审批，当银行把费用成功转给用户时，会通知用户费用已经到账。

(2)开放性。网上报账财务信息披露范围广泛，能有效及时地提供给有需要的人。

(3)可靠性和安全性。网上报账系统要保证某个环节发生问题的时候，不会影响到整个系统。

(4)实用性。网上报账系统要便于操作和管理。

(5)信息共享和权限。具备了某些要求，各部门可以对相关的信息进行查询。

(6)灵活性。报账系统可以根据不同公司的特色进行设定，进而使得报账系统能满足不同公司的财务需求。

3 网上报账的风险

由于网上报账系统在设计上具有易用性及实用性的特点，因此，其不仅可以方便用户使用，而且可以使审核的工作量大大减少，工作的效率也可以大大提高，缩短了报账周期，进而可以减少报账过程中的运营成本。网上报账不受时间限制，可以为报账人员和工作人员节省报账的时间。网上报账系统可以强化财务管理水平，使报账审批流程及审批过程更规范，方便报账人员进行查询。报账人员进入系统后，便可清楚地看到自己的各种信息(经费账号、经费余额等信息);可以使财务工作透明化，不会给工作人员和报账人员带来不必要的麻烦。网上报账系统产生的数据会成为会计的依据，可以为以后的信息查询提供方便;可以规避现金风险、保证财产安全;可以及时做好企业预算，并根据预算来决定资金的审批，从而使得预算计划得到高效落实，有效控制企业中浪费、虚报的产生，确保企业朝着预期的轨道发展。同时网上报账系统的产生缩减了财务会计人员用于会计核算的时间，从而可以将大部分时间用于财务管理，为企业做出预测，并参与决策和监督。网上报账系统可以更灵活地为不同人员提供更具针对性的信息，通过相应的索引和查询工作，生成相应的数据呈现方式，从而让不同专业，不同职务的人员都能获得并读懂所需要的信息，从而确保了企业财务信息的通用与可获得性。虽然网上报账可以带来许多便利，但是目前的网上报账系统还不完善，仍然存在一些问题，甚至存在一些潜在的风险。

(1)网上报账使用范围有限。网上报账系统的使用范围不是很广泛，目前，网上报账的范围主要是在事业经费上，确切地说是在办公经费、办公项目、代管款项和科研项目上。但是医疗费报账、工会经费报账、支付质保金、产业单位等款项还不能使用网上报账系统，需要到柜台去办理。

(2)网上报账的系统风险。计算机系统存在某些问题，随着网民数量的增加，网络黑客的技术水平也在不断提高，网络很容易被黑客入侵，病毒感染，使不法分子有机可乘，其可能对网络传输的电子数据进行修改，非法删除，伪造，导致用户进行错误的操作，使自己的个人信息被盗取，导致财产损失。这些风险具有不确定性。

信息熵可以对风险的不确定性进行衡量，计算机系统受硬件、软件和其他外界因素的影响，每种因素的影响程度不同。可以用信息熵来分析计算机系统存在的系统风险，然后根据风险因素破坏的不同程度采取适当的措施进行防范。

信息熵的定义如下：

其中，0 ≤Pi≤1，且∑Pi =1。

信息熵Hi能够表示网络的系统程度。依据熵的极值性原理，由风险因素造成的系统风险不确定性越大，熵的值也就越大，那么Pi就近似相同。可以用熵来衡量网上报账系统的风险大小，表达式如下：

对式(2)进行归一化处理，可以得到衡量网上报账系统风险大小的熵值

熵值的大小与网络的系统风险因素的贡献成反比，因此，可以用1-ei来衡量风险因素的权值。对式(3)进行归一化处理，可以得到风险权值wi。

其中，0 ≤wi≤1，并且∑wi =1 。

wi越接近于1，说明该因素对网络系统的风险越大，危害程度也就越大。当wi为0 时，可以说明该因素对网络系统的风险很小，几乎不会对网络系统产生危害，因此可以保障网络正常运作。

(3)网上报账的操作风险。网上报账的操作风险主要是因为操作人员对系统操作不熟练，或者操作不规范造成的风险。

网上报账流程如图2 所示。从报账流程上可以发现网上报账可能存在的操作风险。

一方面，报账者可能由于对报账系统操作不熟练，导致在填写申请过程中出现错误。另一方面，财务人员有可能风险防范意识不够，在离开工作地点时没有退出网上报账系统，财务人员没有及时更换登录密码或者密码简单，造成密码被不法分子盗窃，导致不法分子进入系统进行违规操作，造成不必要的财产损失。还有就是财务人员安装一些来源不明的软件，导致网上报账系统被病毒入侵。

网上报账系统的开放性，一方面体现在财务数据获得来源的广泛性，使得财务数据审核及确认产生了困难，且网上报账并不能100%确保财务数据的来源可靠，从而可能导致财务数据不真实，引起不必要的损失;另一方面则体现在财务数据的易获得性，网上报账系统的开放性决定了财务会计数据的易获得性，若企业的决策数据被竞争对手获得，对企业的发展无疑是非常危险的。

图2 网上报账流程

4 相关措施及建议

4.1 拓宽网上报账的使用范围

鉴于网上报账系统的使用范围不广泛，建议相关部门及时引进信息化管理系统，加大网上报账的宣传力度，财务部门可以通过广告、普及网上报账知识对网上报账系统进行宣传。根据不同年龄段的用户，有针对性地对他们进行培训指导，提高用户对网上报账系统的运用能力，使信息化管理平稳有序地进行，及时对网上报账系统进行完善。

4.2 加强防范意识，规避网络风险

(1)对于网络安全问题，用户在使用网上报账系统前，首先要保证电脑的安全，及时对电脑系统进行更新，保证账户的安全。要想保证网络财产的安全，就必须保证网络的安全，因此网络安全对财产安全是非常重要的。为了保障网络不受外界的影响，应该确保网上报账系统输入、输出信息的正确性，确保系统的每个环节都是安全的。随着计算机的广泛应用，越来越多的人会使用网上报账系统，当大量的用户在同时使用网上报账系统时，为了确保用户的财产安全，需要对使用权限进行设置，采用高端的访问控制、指纹认证等先进的技术手段，也可以使用防火墙，通过各种手段使用户从不安全网络环境中隔离出来，进而确保用户信息的安全，基于影响网络安全的因素建立网络评估模型，利用信息熵理论对风险重要性进行比较，对风险影响大的因素采取适当的措施来确保其风险降到最低，进而使网上报账系统能够安全运行。

(2)针对网上报账存在的操作风险，应该加强网络财务技术人员的培养，定期组织员工培训，并定期开展企业财会人员的再教育工作，提高员工的专业技能水平、树立员工的职业道德意识，提高员工的财务分析水平，维护良好的企业财务秩序，严厉打击惩处违背会计职业道德，以权谋私的行为，为网上报账提供良好的人员素养支撑。

(3)政府部门也应该采取一些措施，保证网络的安全，加强对网络的风险评估，对互联网进行定期检查，防止网络犯罪的发生。

以上对网络风险的规避措施，可以保证在信息化管理下财产的安全。

5 结论

在当今科技水平高速发展的时代，以高科技实现高效率是这个时代的特征。繁琐、单一、效率低的手工报账势必会被简单、灵活、高效的网上报账所代替。网上报账系统可以使财务报账更加公开透明，实现了信息化管理的科学性和合理性。网上报账系统在给生活带来方便的同时，也存在一些风险，应对存在的风险进行控制，进而使信息化管理更加健全。

［1］钱亦君.网络费用报账管理系统的设计与实现［J］.信息安全与技术，2013，14(5)：68 -71.

［2］林琴珍.高校实施网上预约报账系统的优势及意见［J］.福建农林大学学报，2010，13(6)：50 -52.

［3］刘燕.中油财务网上报账系统设计与应用［D］. 成都：电子科技大学图书馆，2009.

［4］何静，及俊川，李新. 基于EOS 的网上报账系统的设计与应用［J］. 计算机系统应用，2010，19(4)：28 -31.

［5］何小红.高校智能报账信息化平台建设的探索与应用［J］.宁夏大学学报，2013，35(3)：157 -161.

［6］池一霞.浅谈高校网上报账模式［J］.中国管理信息化，2012，15(12)：32 -33.

［7］陈军.无现金报账的风险管理研究［J］.武汉理工大学学报：信息与管理工程版，2012，34(3)：369 -373.

［8］李宝宝.商业银行操作风险管理研究综述［J］.南京社会科学，2011(12)：144 -149.

［9］齐莉莉.信息化时代的财务管理变革［D］.北京：北京邮电大学图书馆，2010.