浅谈PDCA在高职院校创收审计质量管理中的应用

陈 艳

（无锡商业职业技术学院，江苏 无锡 214153）

我国高职院校利用自身资源积极通过多种形式进行创收活动，挖掘自身潜力拓宽资金来源，逐渐形成了以财政拨款为主、其他多种筹资渠道为辅的筹资机制。高职院校如何规范创收资金，进一步充分发挥创收资金的经济效益，为高职院校发展提供资金支持，成为当前做好高职院校创收审计监督和审计质量管理工作的首要问题。在现代企业管理中有一种工作实施办法叫PDCA循环法，本文将采用这个办法研究高职院校创收审计质量管理工作的新模式，并把它推广应用到创收审计工作中，以帮助我们在审计工作中尽可能做得更好。

一、PDCA循环理论

PDCA循环最早由“统计质量控制（SQC）之父”休哈特（Walter A. Shewhart）提出。自1950年开始，美国质量管理专家戴明（Edwards Deming）进一步将之运用于改善产品或项目质量，使之成为管理活动有效进行的基本方法之一，尤其在质量管理中获得了广泛的应用。许多企业在全面质量管理中通过应用PDCA循环都达到了提升产品质量与企业形象的目的。同样，应用PDCA循环理论对提高高职院校创收审计工作的质量与效果，也将起到积极有效的作用，为创收审计全面质量管理提供一个全新的视角。

PDCA循环是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，P、D、C、A四个英文字母在审计过程中所代表的意义如下：

①P（Plan）——计划。包括审计立项调查、审计计划制定和审计目标确定。

②D（DO）——执行。包括制定审计方案、现场实施质量控制、审计报告报送和审计归档。

③C（Check）——检查。包括审计质量检查，总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题。

④A（Action）——行动（或处理）。包括对总结检查的结果进行处理，审计成果跟踪，成功的经验加以肯定，并予以标准化，或制定作业指导书，便于以后工作时遵循；对于失败的教训进行总结，以免重现。对于没有解决的问题，移给下一个循环去解决。如简图所示：

图1 PDCA循环上升示意图

二、PDCA循环在高职院校创收审计质量管理工作中的应用

（一）P计划阶段

创收审计工作计划是对学校二级学院、处、馆等相关部门创收管理而设计的一系列审计活动过程。要制订科学合理的创收审计工作计划和具体审计实施方案，既要全面布署，又要突出重点。一方面要根据工作目标制订创收审计具体的实施计划，另一方面又要通过调研分析现阶段各个相关部门创收运行的状况和存在的问题，分析问题的原因，针对主要原因提出解决问题的合理建议。

在这个阶段，审计人员以审计业务为主线，以创收项目为导向，体现学校、部门和广大教职工所关注的热点和焦点问题。应将更多的精力投入到前期调研和分析上来，首先要解决的问题：

1.学校的创收管理制度是否健全？现有的制度可操作性如何？是否落后于目前多样化的创收形式？

2.创收收入项目是否立项审批？预算执行情况如何？是否存在一些本属于部门职责的工作也成了获取创收的渠道？是否存在不合理收入也披上了“创收”的合法外衣？收费标准是否报物价局审批？创收收入有无统一的收费原则和标准？

3.创收台账是否专人管理？台账记录是否详细、完整？

4.学校财务、审计部门对创收部门的创收取得、核算、分配、使用是否进行有效的监督？学校场地门面出租，房屋租借是否存在多部门管理？合同签订是否规范？在创收实施过程中是否严格遵守国家的法律法规、学校的创收制度和有关合同规定？

5.经相关部门审核批准的收费项目、标准和依据等在收费前是否通过校内公示栏、公示墙、校园网等形式向学生、教职工等公示？

6.各部门之间创收资源是否均衡？教职工之间福利是否平衡？创收活动是否利于学校的平衡发展？

7.创收收入的使用是否规范？创收支出是否进行成本核算和其他审批权限的控制？成本支出与发展基金、福利基金、积累基金是否存在混淆滥用试图掩盖不合理经费开支？

8.创收金额是否足额上缴财务处？是否存在相关部门“坐支”现象？是否存在部门小金库？

9.创收收入是否制定科学合理的分配方案？学校给予创收部门最大限度的权力是否导致学校三公经费支出的增加？是否有利于创收资金的控制、统一核算和统一管理？

针对以上问题，审计部门可以通过网上问卷和实地访问等方式进行调研，深入了解和研究，取得必要的财务数据、各部门业务资料和其他材料，认真分析和审核所获取的材料，确定审计关键领域，明确创收审计目标，制定详细和重点突出的审计方案，并保证其可行性。

（二）D实施阶段

这个阶段的任务是完成创收审计实施方案所有的工作内容。主要包括实施审计事项的查证、收集审计证据、记录审计工作底稿，进行有效的现场质量管理等。审计实施过程的质量控制是确保审计工作质量的关键环节，是对审计方案执行情况的跟踪监督，对提高审计质量、减小审计风险具有重要作用。

1.审计实施方案是在前期调研的基础上制定的，对整个项目审计进行统筹计划和安排。根据审计目标把教职工关心的问题和热点列为审计重点，把所有的创收资金收支、使用、分配情况等列为审计范围，按照《审计法》和国家审计准则的各项程序性规定，实施必须的审计程序和方法。在审计过程中按拟订计划严谨地实施，在实施过程中很有可能发现按原计划做会有不合理之处，要发现问题及时解决，及时调整，使审计方案内容更加细化、重点更加突出。

2.在审计过程中，需要学校各二级学院及其他职能部门等创收部门先进行自查，各创收部门申报创收项目和相关的合同、收费依据等资料。审计人员要对各创收部门报送的资料进行充分的分析，审计人员应当采用详查或者抽查的方法审核，审计取证的方法包括检查、观察、询问、外部调查、重新计算、重新操作、分析等。审计人员应当保持职业的谨慎原则，不能重程序轻实体。形式上，该走的程序都执行了，但是该查出来的重要的违规问题却在眼皮底下“溜”走了，这样的“执行”只是走过场没有达到实质性的审核。

3.出具审计报告阶段的质量控制

(1).审计评价意见部分。根据国家审计准则要求，审计组要根据审计目标，以审计认定的事实为基础，在防范审计风险的情况下，按照重要性原则，从真实性、合法性、效益性等方面提出审计评价意见。作出创收审计评价时，应尽可能将定性分析与定量分析相结合，多利用各个二级学院（处、馆）创收的相关数据，采用综合比较的分析方法，将各二级学院（处）实际的创收情况与当年工作计划、历史同期水平、其他部门进行比较，对创收审计事项的效益性进行评价；通过二级学院及其他创收部门的账、表反映的收支数据与审计后认定的收支数据要进行比较，对其创收收入和支出执行情况也要进行评价。另外，尤其应注意审计评价不能与审计结果出现矛盾。

(2).审计查出的主要问题和审计处理处罚意见部分。首先审计项目查出的问题往往多而复杂，分别由不同审计人员查出，审计组内部应该进行必要的沟通和业务复核，确保问题定性准确。然后对创收审计查出问题进行归纳分类，按照问题的严重程度编排顺序，突出重点和主要问题。最后对查出问题应引用准确和恰当的法律法规，避免出现法规引用与审计事实不对应的问题，若查出问题明显违规而没有合适的具体法律法规，可以引用一些原则性条款。

(3).审计建议部分。这是审计报告的最后一部分内容，是非常关键和重要的内容，也是最考验审计人员的综合素质和能力的内容。针对二级学院、创收相关部门发现的问题或审计事项，要提出改进建议，健全和完善创收管理制度；要加强成本核算，避免学校资产的流失；要制定科学、合理的分配方案；建立健全二级学院及其他部门的创收分配制度等。提出的建议要有针对性和可操作性，明确应该怎样做和如何整改。

（三）C检查阶段

这个阶段是把审计计划执行的结果与审计计划进行比较，检查创收审计项目计划的完成情况，是否按照审计方案实施，是否达到预期的审计目标。如果计划执行的结果与计划存在一定的偏差，审计人员必须分析产生偏差的原因，分析影响审计质量问题的因素，提出相应的提高创收审计质量的有效措施。

虽然我们认真按计划一步步去落实，但其间还是会遇到各种各样的问题。主要问题有：

1.在审计过程中专门针对高职院校创收审计的规范、操作指南和实施细则目前在我国高校还不完善。

2.大多数学校开展创收审计基本上做得更多的是统计工作，审计结果还不能够满足发挥审计的“免疫系统”功能和学校更高的需求。

3.在审计过程中，只注重查处单个问题，导致重点和主要问题不够突出，缺少宏观分析和延伸核查。

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4.选用的数据抽样样本不能满足审计目标的要求，运用的审计技术方法与手段不能完全揭示各个创收部门存在的重大问题。问题定性不够准确，审计处理处罚意见不恰当。

5.审计现场的审计事项安排和人员调配与审计目标结合不紧密；审计组人员在严格执行国家审计准则和执业道德规范、法律法规等方面还不到位。

6.审计项目质量还不能满足学校创收部门发展的需要，审计建议还不能完全被二级学院、相关部门采纳。

7.促进审计质量改进的激励措施还不到位，审计人员的主观能动性还没有得到充分发挥。

（四）A处理阶段

明确审计中存在的问题并采取解决的措施，重点关注相关部门、教职工对审计结果与审计质量的满意程度，为新一轮的审计提供帮助。针对检查阶段出现的问题采取的解决措施：

1.修订和完善创收资金管理办法规章制度，建议进一步明确“创收”涵义和范围、使用管理规定。

2.审计业务要排除外部诸多因素的影响，应进一步保证审计质量的合规性。

3.加大宣传力度，充分利用广大教职工监督体系，利用多渠道反映问题。

4.拓宽思路，充分利用财务收支审计、绩效审计和社会机构审计结果的相关资料，开展延伸审计。

5.审计组所在处室可以采取实地检查或者了解、取得并审阅相关书面材料等方式检查或者了解二级学院、相关部门的审计整改情况，跟踪审计成果，督促二级学院、相关部门根据审计结果进行整改，提高审计成果的利用率。

6.应加强对审计人员专业技能的培训，使之掌握全面质量管理的基本内容。同时，实施全面质量控制后，审计部门应根据在实施中遇到的问题和困难，定期总结经验，查找不足。

在处理阶段，一方面要对创收审计过程中成功的经验加以推广，作为下一轮循环借鉴之用；另一方面也要找出该轮循环过程中存在的问题，分析产生问题的原因，以避免类似问题再次发生，或是把出现的问题转移到下一轮PDCA循环中去解决。

三、根据PDCA循环法，在创收审计质量管理中主要应当采取的主要措施

（一）建立审计方案论证机制

审计组编制的创收审计实施方案在一定范围内要进行评估论证，讨论审计方案的可行性，解决好审计目标、重点内容、审计手段等问题。一是论证选择的审计技术方法是否恰当，二是论证审计的内容是否完整，重点是否突出，三是论证审计组成人员与工作内容是否匹配。

（二）建立项目风险评估机制

对创收审计项目进行风险评估，通过分析风险因素，加权打分、分类来确定风险，并按风险大小排序列表。需要考虑的风险因素包括：是否被学校教职工特别关注；政治上是否很敏感；各个部门业务活动的复杂程度，各部门的内部控制制度；资产的流动情况等。论证审计风险是否属于可接受的范围内，要根据审计目标、重点，选择最小风险方案予以实施。

（三）建立现场管理机制

审计过程中，审计人员实施审计应严格按照程序，依法依规进行，在审计各个环节细化上，提出质量控制管理的要求，包括审计方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告的质量控制和审计结论落实控制。要明确审计组每一个成员操作规范和质量控制的责任，并引入审计质量考核机制，将审计质量与评优评先和职务晋升等挂钩，使质量控制常态化、制度化和规范化。

（四）建立项目后评估机制

已完成的审计项目，要对审计的目标、审计的成果、审计的质量等方面进行全面评估。如果发现审计结果与审计目标有较大差距，或者审计质量存在较严重问题等情况，有必要进行再次审计的，可进行后续审计，实行审计成果跟踪检查，并应调整或充实审计组成员，审计中视情况追溯原审计项目中的重要事项，以便进一步查明有关情况。也可在下一年度，再次列入审计计划。同时，后评估过程也是一次总结提高的过程，有利于总结经验，加强管理，提高审计质量。

（五）优化内部审计环境

主要是通过持续优化学校治理结构和加大责任追究、违法违规行为惩处的力度等措施提升内部审计监管力度；通过长期的思想道德建设提升员工的道德水准，严肃职业纪律；审计人员积极参与省市乃至全国范围内的审计研讨或业务交流，不断学习先进审计理论，吸收业务经验，并将之应用到日常审计工作中；通过日常宣传交流活动提高人们对内部审计的认识理解，进一步获得认可和支持。

四、结 语

在高职院校创收审计质量管理工作中采用PDCA循环可以保证审计工作质量的不断提高，PDCA循环按照计划、实施、检查、处理的顺序不断循环，不断改进，从而不断提升审计人员工作管理的质量。在整个循环过程中环环相扣，大环套小环，不断促进。每次创收审计管理工作质量的改进与创新由多个小型的PDCA循环来保证。创收审计质量管理工作每个PDCA循环，都不是在原地周而复始运转，而是像爬楼梯那样，每一循环都有新的目标和内容，这意味着质量管理经过一次循环解决了一批问题，质量水平有了新的提高，PDCA循环并非长期在同一水平上低效率运转，而是通过每次循环解决部分问题，进一步巩固取得的循环成果，每一次循环都将到达新水平，从而实现通过阶梯式发展持续提高管理质量的目标。

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