学分制下学生档案管理的重要性

涂师平

大部分医学高等院校实行了学分制的弹性教学管理制度, 为高素质医学人才培养的开展提供良好的实施环境。学分制的实施促进了高校教学管理体制的改革, 体现了以人为本的教育理念。为了使学分制得到良性发展, 对学生档案管理也提出了新的要求。本文通过分析学分制下高等医学院校临床医学专业教学管理的新特点, 体现学分制教学管理的复杂性, 探讨高等医学院校学生档案管理应该建立的新举措,以确实保障学分制教学管理的顺利开展。

1 学分制教学管理

1.1 实行学分制管理的必要性 学分制是指一种以学分为计量单位衡量学生学业完成状况的弹性教学管理制度, 即以学生取得必要的最低学分作为毕业标准和获得学位资格的教学管理制度。它是以选课制为其核心, 其本质特征为学习时限的灵活性、学习内容的选择性、课程考察的变通性和培养过程的指导性。学分制是一种先进的制度, 它适应人才培养的要求、教育质量观的要求和素质教育的要求, 贯彻了以人为本的教育管理理念, 对学生进行个性化的教育, 因而是高校教学管理模式改革的必然趋势。

学分制是以学分来衡量学生的学习情况, 让学生可以从实际出发, 合理地安排自己的学习进程, 增强了学生的自主性。同时, 学分制也是以学生为主体的教学管理模式, 它尊重学生个性和自由, 为学生提供平等的发展机会, 鼓励学生积极发展自身, 对自己负责, 其培养模式符合新世纪对人才的基本要求［1］。学分制的最大特点是突破学年限制, 学生只要修满规定的学分, 就可以毕业。

1.2 实施学分制管理的新特色 因为医学院校是以培养实践动手能力为主, 专业针对性强的院校, 所以, 许多高校实行的是以学年制为基础, 以选修课为前提的学年学分制, 既保留了学年制计划性强、专业分类严密完整的特性, 又吸收了学分制的某些长处。区别于学年制有以下新特色：

1.2.1 课程设置 各专业教学计划内开设的课程分为必修课和选修课。其中必修课包括公共基础课、专业基础课、专业课及实践教学中所列必修课程；而选修课包括要求本专业学生掌握的指定选修课和可选择性修读的任意选修课。实行学年学分制后, 还允许学生分阶段完成学业。对于在规定学制内难以达到毕业要求的学生, 允许其延长学习的时间, 但其在校最长年限一般不得超出其学制三年。

1.2.2 平均学分绩点制 为了体现学生水平的差异性, 学校会采用学分来体现学习量的多少, 采用平均学分绩点制衡量学生学习质量高低。学分绩点制有利于客观评价每个学生学习成绩的优劣, 为选拔三好学生、评选奖学金和推荐免试硕士生等评优工作提供参考依据。

1.2.3 编级 为便于教学管理, 医学院校一般会对在校学生实行编级管理。临床医学专业学生在基础医学课程学习阶段、临床医学课程学习阶段和毕业实践环节阶段会分别设定应修满总学分的最低要求。如累计未修读与不及格达到或超过教学计划规定的最少学分数, 其学生管理编入下一年级。在专业学制规定的年限内, 未取得规定的毕业总学分且未达到退学规定的学生, 可向学校申请延长修业期, 其学生管理编入下一年级。

1.2.4 退学 在实行学分制管理后, 对于在某一规定时间内未达到要求或者违背了相关情况的, 应当予以退学。常常出现以下两种情况, 被予以退学的：①未经请假或请假未被批准离校超过学校规定教学时数者；②在规定的在校年限内未取得规定的学分数。

2 学分制背景下的高校学生档案管理的特色

众所周知, 学生档案要能综合反映学生在校期间德智体美劳等方面发展的情况。它是学生在校期间学习及生活的最原始记录。在学分制背景下, 由固定学制变为弹性学制, 允许学生提前或推迟毕业及分阶段完成学业, 出现学籍等学生档案的繁杂性。其复杂性表现为：受编级影响, 同一年级的学生中档案的管理内容不同；按选课同一班级学习课程不同；学生学习成绩的记载由原来的百分制量化管理, 转变为不但要体现学习数量的多少, 而且要能体现学生学习质量的高低；跨学科、跨专业、跨年级的选课, 更加体现其学生档案的交互性；档案管理由面向学生班级的管理转变为对学生的个体管理等等。

3 学分制下档案管理的应对措施

学分制的教学管理充分体现了以学生为主体, 尊重学生个体差异, 注重个性发展的现代教育理念, 但这也给当前学生档案管理工作带来挑战。学校教务管理与档案管理部门应密切合作, 共同探讨而制定适合新形势下做好学生档案管理工作的策略与方法, 才能使相关档案管理质量得到全面保证。因此, 高等医学院校应从各部门的具体情况出发探索建立科学的学生档案管理机制, 应对学分制的教学管理。这也要求我们在建设高校学生档案时, 应充分考虑档案的开发与利用来为学生和学校管理服务, 保证学分制教学管理的顺利实施。

3.1 提高档案管理人员的业务水平 实行弹性学分制后,学生档案管理的任务更加繁重, 对学生档案管理人员的业务能力和管理水平要求就更高。这对本来业务素质不高的档案专职管理人员是较大的考验［2］。这些工作人员原工作限于一般档案的整理、编目、查阅等, 对如何优化档案资源、提高服务功能等方面还有待加强。因此, 应该采取多种形式加强档案管理人员的业务培训, 如在职培训, 在岗继续教育, 外出参加学术活动等培训。内容上除档案专业知识外, 应特别加强以计算机技术为主的现代信息技术在档案工作的应用和针对现有档案资料的利用与开发等能力的培训, 不断提高档案管理人员的综合素质.使大学生档案管理规范、有序、准确、完整。

3.2 丰富学生档案内容 原来高校学生档案的主要内容包括: 学生的基本信息、身体素质、学籍变更材料、学习成绩汇总表、见实习鉴定表、奖惩资料、毕业生信息等。开展学分制的教学管理以来, 这些材料远远不够了, 这就需要我们应充实学生档案的内容, 以便满足学分制教学管理的需求,比如增加学生的特色档案、教学预警体系和学分补偿体系等来完善学生档案, 达到服务学生的目的。

3.3 学生档案形成系统性 学分制的开放、弹性、灵活性对学校管理提出了开放式的要求。实行弹性学分制以后, 会产生更大量的文件和文书等资料, 呈现多样化, 且其材料来源涉及部门多、范围广。档案管理人员需要在维护其档案属性与其信息的高效利用、服务功能拓展之间找到平衡, 必须将这些处于零散状态和需要进一步条理化的学生材料, 及时鉴定、整理、编目, 进行分类、统计, 使之具有系统性。从系统的角度来做好学生档案管理, 设计出优化的关联模式,保证档案信息的高效利用。

3.4 分级管理学生档案的重要性 档案分级管理能有效促进实行目标管理, 将有利于档案质量有关的人员都积极调动参与档案管理活动中来。学生档案管理组织应采用三级管理模式, 即校级档案管理机构、校教学管理部门和院部教学管理单位和教研室［3］。校级档案管理机构负责制定档案的收集范围、内容和归档方法, 必要时校级档案管理机构需要负责搭建和维护信息系统。校教学管理部门和院部教学管理单位是三级管理模式的核心, 其职责包括收集、整理、归档学生档案, 监督下级机构的档案收集和保管, 并负责接收档案查询和调用。大部分学生档案都是由是教学活动过程中产生的,教研室应及时、全面地收集、整理和归档。

开展学分制教学管理, 院部教学管理单位还应及时收集跨院系、跨学校的档案收集, 以保证学生档案的完整。也只有采用分级管理模式, 才能使来自各个环节, 多个来源的档案收集完整, 确保弹性制的学籍顺利开展。

3.5 校际档案传递顺畅 为了充分利用现有的教育资源,实现资源共享, 部分高校打通了校与校之间的壁垒, 地域相近的学校可以互开选修课, 鼓励学生跨学科、跨专业、跨年级选课, 学分相互认可［4］。这要求加强各校间交流与合作,将校际间开设的跨校公共课、选修课, 放在公共的“选课平台”, 以方便地查询到校际选修课信息, 注册选修。但这增加了学校教学管理的难度, 不能应仅凭拿着学生授课老师的签名和一个考试分数来办理选修成绩登记。开课方考核后给出成绩和学分, 对方学校要及时认可其学分并进行转换记载,建立互利共赢的学分互认机制。加强校际间教学管理的联系,增加教学管理部门的学生档案传递, 体现其严紧而科学性。

3.6 依托网络平台实现学生档案的数字化管理 随着在教学管理模式上逐渐采用学分制, 排课形式改为选课的方法,这样就形成学生选课自由, 管理人员登记分数困难的局面。原始的纸质档案无法满足目前工作现状。为了更好地实现档案的多功能拓展, 高校学生档案逐步实现数字化和网络化管理是时代发展的必然趋势, 也是节约成本、减少差错的必由之路［5］。目前, 用现代技术实现存储信息与相关学生档案数据的链接处理, 这就要求加强学生档案信息化、网络化的建设。教学档案的网络化管理主要反映在两个方面：一是纸质文档的数字化处理, 形成电子文档； 二是档案的计算机辅助管理系统, 以解决档案的组卷、查找和利用问题［6］。尽管电子文档和纸质文档将长期共存是事实, 但是加强档案的数字化转化和上传, 实现数字化管理是必然趋势。依托网络平台实现学生档案的数字化管理, 可以确保提供信息的及时、准确, 防止某些信息丢失或被篡改。同时方便学生档案的管理、网上查阅管理和其它的便捷利用。

综上所述, 学生档案管理是一项细致又繁忙复杂的工作,学分制教学管理的开展对高校学生档案管理与建设提出更高的要求, 因此, 高校必须加强学生档案的管理力度, 提高档案管理人员的能力, 改善学生档案管理水平, 充分发挥学生档案应有的重要作用, 保证学分制教学管理的顺利实施。

［1］ 陈联英,陶立坚,易露茜.综合性大学医学教育学分制管理的研究与实践.中国高等医学教育, 2005(1):24-26.

［2］ 吴珊.谈学分制背景下的高校学籍档案管理.档案时空,2011(8):37-38.

［3］ 陈逸辉, 高等学校教学档案管理制度浅议.教育教学论坛,2010(18):115-116.

［4］ 李春平,李赋情.医学院学分制改革需要解决的几个问题.中国高等医学教育, 2008(6):77-78.

［5］ 安永峰,程程.高校学生档案功能拓展与管理.兰台世界,2012(2):38-39.

［6］ 柳亮,陈罡,莫书荣.教学档案在高校教学管理中的作用与管理模式研究.辽宁教育行政学院学报, 2012,29(4):105-106.