浅议如何推进事业单位档案管理工作规范化标准化

王云

摘要：在目前我区大力推进事业单位行政体制、机构职能、人事制度改革的新形势下，事业单位档案工作尽快向规范化、标准化过渡的要求越来越迫切。本文就事业单位档案管理工作的现状、对策及流向等问题进行一些粗浅的研究。

一、我区事业单位档案管理工作现状、问题及对策

近些年我区社会经济飞速发展，计算机和网络信息功能大力普及，文件的产生和传输基本通过电脑和网络，无纸化办公方式因此向传统的档案管理工作提出新要求，也对档案的收集、管理、归档、流向提出新问题。作为实现档案管理现代化的重要中间环节，档案工作规范化、标准化的要求日益迫切。

在此形势下，使档案管理工作达到规范化、标准化，是其向现代化管理方式转变并成为档案信息化建设中的重要问题。

（一）我区事业单位档案管理工作现状

目前我区事业单位档案管理工作仍然处，于传统的档案管理阶段或者由传统的档案管理向新型档案管理的转型阶段，档案管理工作依然存在着很多问题和缺陷，主要有以下：几个方面：

1.认识模糊，重视不足

虽然越来越多的事业单位已经开始逐步意识到了档案管理工作的重要性，并逐步健全和完善档案管理工作使其为自身服务，但由于自身发展的局限性，对档案管理的认识不够科学、全面，对档案管理重视不足：没有科学而全面地做好相关管理，造成了档案零乱、分散、量大、孤本等状况，与集中、系统、优质、专指、广泛的社会档案利用要求相悖，不能满足市场经济环境下对档案信息的利用需求，也不利于档案管理工作的可持续发展。

2.管理队伍不稳定、专业素质不高

由于忽视档案工作的专业性，有些单位档案人员变动频繁，鉴于档案管理工作专业性强，档案管理人员的专业素质对档案管理工作的质量和效率有着直接影响。目前我区事业单位普遍存在档案管理人员专业素质不高、业务能力不强的状况。

3.法律规范意识不强

部分事业单位对国家《档案法》及《档案管理办法》等有关法律法规的学习和贯彻力度不够、认识不足，没有认识到档案是宝贵的历史文化财富，档案工作是党和国家的一项重要事业。法律规范意识不强导致对档案管理工作重视不够，工作不到位、管理混乱。

4.基础业务比较薄弱

有些单位虽然已建立健全了档案管理制度，但是没有真正落实，档案整理不规范，组卷未按照规范要求整理，组卷混乱现象较严重。个别单位未开展过档案鉴定或不按法定程序擅自销毁应归档保存的文件材科等等。

5.档案室的现代化管理设施相对落后

有些单位档案室库房简陋，还堆放易燃的杂物，空气污浊；有的办公条件较差，档案室、办公室、接待室未实现三分开；档案现代化及档案保护设备配置不全。

6.档案资源的开发利用尚须加强

许多事业单位未能最大限度地发挥档案应有的作用，只注重档案的收集、整理、保管等环节，认为把档案管好、不丢失、不破损就算尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。

（二）加强事业单位档案管理工作的对策

针对当前我区事业单位档案工作的现状及存在的问题，进一步加强和完善事业单位档案管理工作，应着重抓好以下七方面工作：

1.提高认识，加大宣传力度

加大档案宣传力度是搞好档案工作的基本前提。我们应通过经常学习与宣传档案法律、法规和有关管理规定，提高各级领导和广大干部职工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以持续发展的重要基础，是不可再生和替代的信息资源，做好档案工作是每位工作人员义不容辞的责任。

2.明确职责，健全档案管理机构和机制

健全的机构和机制是落实档案工作的组织保证。多年的档案工作实践告诉我们，在各立档单位内成立综合档案室，确定档案分管领导、档案室主任和档案人员，明确各自职责，并根据内设机构情况配备兼职档案人员，形成档案管理网络，是符合当前档案室工作实际的。

3.依法治档，建立健全档案管理工作制度

建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道有序运行，这是搞好档案工作的关键。因此，首先要用制度去规范档案工作；其次要用制度去保证档案工作。

4.确保经费投入，改善档案保管保护条件

由于我区部分贫困地区的经济发展比较滞后，有些单位档案保管条件相对较差，受经济发展制约，短期内难以改善档案基础设施。档案工作主管部门应加强督促，协助其积极向当地政府领导请示，给予经费支持，逐步改善档案工作的基础条件和硬件设备，促使档案工作持续健康快速发展。对有条件的单位，应积极投入足够的资金，改善档案管理设备，提高装备水平，逐步实现档案现代化管理的要求。

5.稳定档案人员

增强和提高其综合素质做好档案工作关键在于人。因此，稳定档案人员，提高档案人员综合素质是档案工作摆脱困境的重要保障。首先要确保单位档案人员的相对稳定。因为档案工作是一项专业性的工作，具有很强的实践性和操作性，没有三、五年的“档龄”及丰富的实践工作经验，要想真正做好档案管理工作，达到档案收集、管理的规范要求是难以办到的。其次要加强学习更新知识结构，提高综合素质。一方面要加强职业道德的修养，树立正确的职业道德观念，树立为社会发展服务的思想；另一方面要熟练掌握信息技术。档案事业发展的趋势将促使档案人员从理论型、实干型向技术型转变。

6.树立新观念，大力开发档案信息资源

打破原有的传统思想和管理模式，树立正确的工作方法和态度，积极开发利用档案的信息资源，充分发挥档案的价值是大势所趋。单位应主动出击，开展档案应用研究，既可根据本行业本单位的需求。编写单位主体业务的发展史、大事记汇编、组织沿革、先进集体与个人汇编等；也可围绕中心工作与发展建设需要，宣传和总结单位改革的经验和业绩，为领导科学决策当好参谋，并通过网络等传播手段，提高单位知名度，促进单位的发展。档案资料汇编还可为社会各部门、各领域提供有效共享的信息服务。

7.采取有效措施，加快档案现代化管理进程

必须高度重视档案信息化工作，把它列入重要工作日程，投入一定的资金，逐步配置信息化基本设备，同时要加强档案人员的计算机管理及软件知识的培训，争取早日全面系统地将电子计算机、光盘、缩微、声像等技术应用于档案管理。只有档案管理现代化技术广泛、有效地应用起来，才能最大限度地为本单位各项业务工作和社会提供优质服务。

二、如何推进档案工作规范化、标准化

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础。

（一）公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。

（二）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

三、结语

随着社会经济的发展，档案管理工作必须与时俱进，树立先进的档案管理经验，采取有效措施，积极探索适应现代化经济发展的档案管理模式，建立一套科学的、多功能的、高效的、灵活的档案信息管理体系，增强档案管理人员的专业知识和业务水平，充分利用和开发计算机技术，实现档案管理的网络化，不断提升档案管理效能，实现档案管理工作规范化、科学化、现代化，为社会信息使用者提供更多有价值的信息资源，推动我区社会经济的发展。