OA系统与即时通讯平台整合应用的探讨

陈冬梅

[摘 要]随着高校信息化建设的逐步深入，及时准确地传递信息成为解决繁杂的日常办公管理、提高高校办公效能的重要任务。本文通过对传统OA系统中常用即时通讯方式优缺点的分析，指出其在信息交流即时性方面的不足，进一步探讨了OA系统与即时通讯平台整合应用的方式，从而保证系统内信息及时准确地传递，实现高校内部协同高效的工作。

[关键词]OA系统；即时通讯；应用

[中图分类号]TP317.1 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）10 — 0108 — 02

一、引言

办公自动化的目的是尽可能地充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和辅助决策能力，以求得更好的效果，并达到预定的目标〔1〕。OA系统用户每天要办理一定数量的文件，在文件到达的时候，由于系统没有提醒功能，用户往往不能及时进行办理，为了不错过重要文件的处理，用户经常要频繁登录系统查看是否有文件，极大地影响了用户的其他工作，降低了工作效率。〔2〕

所谓即时通讯（Instant Messaging，IM）是指一种可以让用户借由网络进行实时文字（或音、视频）交流的通讯服务，即它允许同时连线的用户借由一定的约定协议以及应用程序进行基于文字、视频、音频、电子白板等的在线交流。〔3〕

随着越来越多的高校信息化建设的逐步深入，传统的OA系统在事务处理时信息交流的即时性欠缺的不足使其应用起来遇到很大的阻力。因此面对繁杂的办公室日常管理工作，结合本单位OA系统发展需要，寻求与即时通讯技术的无缝嵌合，使各类信息能够准确、及时、全面地传达和接收已成为现代办公自动化发展的重要任务。本文正是从实际需求出发，通过对传统OA系统中常用即时通讯方式优缺点的分析，进一步探讨了OA系统与即时通讯平台整合应用的方式，以期望结合本单位OA系统开发出适合自身业务需要的即时通讯系统，在确保组织内部的通讯和信息交流快捷通畅的同时，可有效防止内部信息失控，避免泄露单位机密信息，真正实现高校内部协同高效工作。

二、OA系统与即时通讯平台整合应用的研究意义

（一）信息数据统一，办公效率提高

在OA系统未能实现即时通讯时，系统内人员往往只能依靠电话、E-mail、MSN、QQ、手机短信等通讯手段来逐一进行会议通知、文件处理提醒等信息传递。负责收发文或会议管理等事务的系统人员需要自己建立和维护各种用户群，以方便在需要时及时向有关人员发送信息，确保事务的时效性。这种方式下传递的信息往往无序和紊乱，办公人员既费时又费力，且难以确保消息是否传递及时到位。OA系统与即时通讯平台的整合，组织机构和人员信息数据将得以统一，内部协同办公的效率将得到明显的提高。

（二）沟通实时实现，事务处理即时

OA系统与即时通讯平台的整合，可以增强OA系统事务处理的即时性。当系统内有新的代办事项或者事务进程发生变化时，系统会根据所设定的流程需要第一时间通知相关人员，避免因人为因素造成的拖延和推诿，从而及时有效地加快OA系统中流程和任务处理的速度。同时即时通讯平台可以对OA系统用户状态实时感知，及时了解对方现在所属的办公状态，如在线、开会、出差等，从而方便根据实际情况督办事务进程，保证办公实效。

（三）运营成本降低，沟通方式便捷

当系统事务进入较为复杂的流转过程，且管理人员人力和精力有限的情况下，OA系统与即时通讯平台的整合，使系统内人员不用再花大量的精力和费用去一一发送邮件或消息提醒相关人员立即进入系统处理相关事务，而是根据系统内事务进程状态自动进行任务提醒，并可以应用OA系统在任何地点、任何时间及时进行交流讨论。这样不仅仅是减少了内部通讯费用，降低了沟通运营成本，而且给系统内人员提供了更加便捷的沟通方式，增强人员之间的信息共享和沟通能力，提高工作效率。

三、整合前常用即时通讯工具的优缺点

在未能实现OA系统与即时通讯平台整合之前，我们尝试采用一些即时通讯工具实现信息的点对点传递。最常用的就是企信通、QQ群、飞信、移动桌面助理等。

（一）企信通

优点：“企信通” 包含了CRM管理、企业通信录共享、互动短信、短信转移等众多实用功能。实现全网（含电信、移动、联通）点对点信息发送，还能看到短信的发送状态，及时掌握信息发布的即时有效性。通过“企信通”平台可以根据自己编辑好的分类组别向对方群发短信。用户收到短信后，可以进行回复，回复的内容可以通过企信通平台查看。

缺点：“企信通”必须使用电信的固定电话申请注册，因此必须保证开通固定电话且必须不欠费的情况下才能通过电脑登录的方式使用。在使用中常出现因发送数量大导致页面跳出需反复登录，以及对方没有收到短信的情况，给工作造成了一定的困扰。

（二）QQ群

优点：QQ群作为工作交流群具有先天优势，利用QQ群文字和语音聊天功能进行信息发布和交流讨论，利用群共享完成文件的上传和下载，利用QQ邮箱实现群发功能或信息填报接收，利用群空间实现文件、图片等的资源共享。QQ的即时传递文件功能给高校部门间的文件传输带来了极大便利，相比于电子邮箱，它不限于文本附件大小限制，而且具有离线传输功能，给人员间频繁的文件传递带来了极大的便利。

缺点：QQ处于开放的网络环境下，在担心安全问题的同时，因其聊天对象和聊天内容不可控制，常会出现刚刚发布重要通知，就因为他人聊天内容刷屏的现象，导致紧急事务耽搁的情况。双方必须QQ登录状态才能发送和接收到有关信息。娱乐功能和聊天会给工作带带来一定的问题。

（三）飞信

优点：飞信融合语音（IVR）、GPRS、短信等多种通信方式，覆盖三种不同形态（完全实时、准实时和非实时）的客户通信需求，覆盖完全实时的语音服务、准实时的文字和小数据量通信服务，非实时的通信业务和服务，实现互联网和移动网间的无缝通信服务。〔4〕通过飞信PC客户端向飞信好友发送信息不收取信息费，好友如不在线，信息将以短信的形式自动转发到对方手机上，保证信息即时到达不丢失。利用飞信发通知，既快捷又节省，还可以把重要通知存储起来以备核查。

缺点：飞信只有被用户授权为好友时，对方才可与自己免费通话和发短信，如发送邀请对方却并未同意加为好友，虽然也可发送短信，却需验证收费。异网用户目前无法实现点对点短信发送功能，只能通过PC客户端与在线用户进行交流。

（四）移动桌面助理

优点：移动桌面助理拥有超大容量的个人通讯录和便捷的手机通讯录导入导出功能，拥有强大的共享通信录功能，通讯录只需一人创建，其他共享成员即可通过登录MDA查看，无需再次创建。用户可以在PC客户端用真实的手机号码发送短信和彩信，并且可以通过设置进行定时发送。同时还具有通信录智能搜索、二级分组管理、号码归属地查询、事务提醒等其他辅助功能。

缺点：发送短彩信收取短彩信费较其他方式来说较贵，且很多地区尚只能给移动用户发送信息。

四、OA系统与即时通讯平台整合方式探析

传统通讯方式不能全面即时传递信息的弊端已远远满足不了现代管理的需求，因此结合高校OA系统的发展需要，找到与即时通讯平台适宜的整合方式，使系统内人员可以在任何地点、任何时间进行即时交流成为我们当前需要探讨的重点。

（一）OA系统中直接嵌入即时通讯功能模块

通过对OA系统进行二次开发，在系统中设置独立的即时通讯模块。这种方式是在OA系统的架构方式和业务逻辑基础上，使用专用“短信收发器”搭建即时通讯平台，实现手机短信发送功能模块，一旦系统中有新的任务、消息或者流程变化等，相关信息就会通过手机运营商即时发送到对应人员的手机上，并可应用编程技术实现局域网或互联网的即时文字信息和文件的传输，主要功能包括好友及群组管理、图文编排传输、文件对等传输、历史消息记录、平台配置等。因此这种基于OA系统的即时通讯，只有OA系统中的用户才能通过OA系统的用户名和口令进行文本、图片的混排和即时传输，通讯录中的好友和群组的关系完全对应于OA系统所规定的用户权限和从属关系，并可对聊天内容进行实时记录以作为办公管理的依据。

（二）即时通讯平台上实现办公自动化功能

建立在即时通讯平台上的办公自动化则是直接构建一个基于电脑桌面的信息交流平台，其将文字、语音、视频会话、文件传输等通讯功能集成，群组成员可以轻松地通过服务器配置的组织架构查找需要进行通讯的人员，并采用文本消息、文件传输、直接语音会话或者视频等丰富的沟通方式进行实时沟通，并在该系统扩展实现单位OA系统所需要的各种信息化功能，从而建立一种实时性的系统。如腾讯公司推出的企业级即时通信平台——“腾讯通”（RTX），可将业务消息发送到用户桌面，在用户不在电脑前时发送到用户手机；提供基于电脑桌面的交流平台，支持文字、语音、视频会话、文件传输和小型视频会议等。通过即时通信平台系统实现OA系统的核心业务，解决高校内部事务互提信息、会议通知、申请审批、信息提醒、信息反馈等办公自动化功能，兼具有即时通信系统快速实施的信息交流功能。既能满足不同办公环境下的沟通需要，减少机构内部通讯费用和出错频次，使团队和信息工作者进行更加高效的沟通，又保证其内部信息的安全和信息的可追溯性。

（三）OA系统与即时通讯平台接口对接集成

通过接口模块或插件实现OA系统与即时通讯平台的集成，将基于B/S架构的OA系统和基于C/S架构的即时通讯平台有效结合起来使用。将通讯平台的组织结构和系统用户与OA系统保持完全一致，并自动实现同步。将系统登录按钮集成到面板上，实现两个系统的双向单点登录功能。利用消息提醒接口与OA系统的发文管理、收文管理、通知管理等多个模块集成，整合双方优势和特点，完善消息机制，增强协同工作的即时沟通，实时收发信息和文件，实现内部公告发布和资料共享的信息集成，各种重要通知和公告能够通过即时通讯平台和OA系统双渠道进行即时发布和提醒，让用户即时外出也能第一时间获知并打开阅读重要的或最新的通知公告、文档文件，并直接点击提示链接即可进入对应公文办理界面，从而搭建起一个简单易用、结构合理、安全实用，无论何时何地都能即时交流的高效电子办公和沟通环境。

五、结束语

相对于传统的OA系统来说，其与即时通讯平台相结合的现代信息化方式更具实时性、便捷性、安全性等优点。这种整合应用使OA系统能够及时、快递响应各种任务事件，在给高校本身带来高校、便捷通讯方式的同时，也为系统使用人员带来很大的便利，节约了成本，提高了办公效率。因此，一个高效实时兼具办公自动化与即时通讯系统的高校信息化系统的发展势在必行。

〔参 考 文 献〕

〔1〕程慧俐，颜海龙.基于IM的个性化OA系统研究与开发〔J〕.中国工程咨询，2008，（10）：24-26.

〔2〕杜兰.OA系统与RTX（腾讯通）集成的设计与实现〔J〕.软件，2011，11（32）：43-45.

〔3〕周建军.企业级即时通讯技术及其应用〔J〕.电脑知识与技术，2006，（06）：80-81.

〔4〕夏道娟，刘华莉. 网络即时通讯工具在护理管理中的应用探讨〔J〕.电脑知识与技术，2013，24（28）：68-69.

〔责任编辑：陈玉荣〕