新时期图书与档案工作浅议

朱建萍

摘要：档案工作是一项科学性、技术性的工作。随着社会的发展、现代技术的进步，档案工作正在由传统型向现代型转变，由单一服务主体向多元化、全社会服务主体转变。在图书与档案信息资源中，采用先进技术、特别是有效整合现有的传输网络体系，是规范信息资源的发展趋势，是加快现代化建设的必然趋势和需求。

关键词：图书；档案；信息资源

档案是各项实践活动的原始记录，是珍贵历史文化遗产的重要组成部分， 随着人类社会的发展和文字的出现，也就出现了文字记录的档案。图书、档案、都是记录人类知识的载体，是社会和经济发展的历史记录，都可以被存储、传递和利用，在一定的条件下还可以相互转化。

一、图书档案的联系与区别

（一）图书与档案的共同点

从档案资料和图书的定义可以看出，档案是一种知识的载体，而图书也是知识载体，知识性和载体性是档案与图书的共同属性。两者的内容、载体材料、目的和作用、基本职能、管理方法以及现代化手段均相同。古往今来，人们积累的知识大多记载于文献中。而文献包括档案、图书资料，它是以文字、图形、符号、声频等为主要手段的一切知识载体。档案和图书都是人们在社会实践活动中形成的，记录着人们的实践活动，它们都作为记录知识的一种载体，对人类知识的继续和发展，有着重要的作用，所以档案和图书都是一种信息源。

（二）图书与档案的本质区别

第一，档案具有较可靠的参考性，是档案文献二次、三次加工的产品，因而具有重要的参考价值，而不像图书作艺术加工。第二，档案具有界定性，基本能真实反映历史面貌。而图书是一种精神产品和艺术作品，不能作为一种档案来反映某一人物或事件的历史真实面貌。第三，档案具有区域性，具有明显的地域限制。而图书流通广泛，不受地域的限制。第四，档案具有一定的保密性，只能在确定的范围内利用，而公共图书则可以公开出版发行。第五，档案具有特定的服务性，它的服务对象与内容的针对性相一致，不便于普遍利用。而图书内容的广泛性和其商品属性决定其服务的广泛性，是公众的精神食粮。

二、新时期图书与档案工作的发展趋势

（一）纸质档案逐渐像电子档案过渡，档案系统由传统馆藏建设向数字化建设发展，是必然的发展趋势。纸质档案具有的原生信息特点，和其载体一起，构成了纸质档案特有的，电子档案无法比拟的原始凭证作用；而电子档案以其现代化手段，在信息存储、输出、处理方面有着高效、快捷优势，可以摆脱时空的约束，实现资源共享。但是，由于电子档案自身的缺陷及管理的局限，直接影响了档案的稳定性、可靠性、真实性和完整性。所以，在未来一个时期，电子档案还不能完全替代纸质档案，但随着信息化的实施进程，纸质档案逐渐向电子档案过渡，是必然的发展趋势。

（二）档案、图书、一体化建设趋势。档案学、图书馆学、在社会科学研究领域里有着共同的历史渊源和相似的发展历程。作为不同的二级学科，虽然也彼此有一定联系，但相对较弱。在网络环境下，计算机技术及网络技术的应用拉近了图书、档案的学科之间的距离，文献信息资源的网络化、数字化使得各类档案、文献信息的组织趋向统一，向一体化方向整合。

三、图书与档案的联系为共建共享奠定基础

（一）图书与档案的共性。图书与档案两者的工作性质都具有管理性、科学性、服务性，工作目的都是面向社会提供信息服务，为当代社会政治、经济及科研传递和提供科学信息，促进社会发展；两者都是以文献信息为工作对象；在工作内容上都是实现信息的收集、加工、存储和利用的过程，工作中都强调管理和利用；工作方法上也都有分类、编目、检索。还有两者同属于文献性知识资源，都是知识的载体，具有同源性，它们都是通过一定的记录方式将知识信息存储于各种形式的载体上，为利用者提供服务。由于图书与档案两者之间有诸多的相同点，这就为在信息资源共建共享的过程中统一标准与统一技术奠定了良好的基础。

（二）图书与档案的优势互补。由于涉及安全性、保密性以及政治的、历史的传统观念上的各种因素的影响，多年以来档案工作一直处于一种封闭半封闭的管理模式之下，信息网络化建设方面与图书馆相比略显缓慢。但档案部门具有独特的本源性档案信息，需要开发利用，为社会提供服务。对档案部门来讲，公共信息与人们的日常生活息息相关，而且是国家行政管理、经济建设、国内外交往不可或缺的基础信息资源。

四、图书与档案未来发展的重要途径

加强国家信息化建设重要组成部分的档案信息化建设，是图书档案事业和社会发展的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。因此，为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实现档案信息资源共享，还必须加强和完善档案管理制度。

（一）加强对档案事业的领导，进一步明确档案行政管理部门的职能，明确档案行政管理和执法监督有效可依 建立有效、完善的管理体制，加强相关的法制建设。首先要建立全国性的信息资源管理机构，并制定合理、全面、长期的共建共享发展规划，对自动化、网络化的建设与发展进行统一规划和指导。

（二）人才是第一资源，提高队伍素质是事业长久的保证。提供先进的技术保障，培养和引进专业人才，首先要对档案学和图书馆学的相关知识进行过学习，其次要加强其对于现代化资源建设的了解，要不断地学习先进的计算机和通信技术理论。

（三）档案工作是一项科学性和技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作。因此、从事这项工作的人员不但应有档案专业知识和相关专业知识，还要具备严谨细致、一丝不苟、求实务实的工作作风。

实现档案信息资源共享，达到以档案网络建设为基础。面对社会经济全球化、国际化及全新的网络化数字化、信息化环境，信息资源已成为社会经济发展的战略性资源。 图书与档案应联合起来，实现优势互补，档案馆的信息联合图书馆的技术，结合具体工作实际，开辟新途径，钻研新技术，探索新领域，走出新路子，创造工作新业绩，更新观念，适应不断发展变化的档案工作需要，满足社会发展对档案工作的要求，肩负起档案事业存史、资政、育人、惠民的光荣。

【参考文献】

[1]邓绍兴，陈智.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2006

[2]黄凤平.档案工作岗位培训教程[M].昆明：云南民族出版社，2010