软件与硬件视频会议系统在集团型企业应用中的经济效益分析

王振宁

[摘 要] 本文从硬件视频会议系统和软件视频会议系统的原理及优缺点出发，分析了集团型企业在不同条件下最适用的视频会议系统以及由此带来的经济效益的提升，可为集团型企业视频会议建设提供借鉴。

[关键词] 视频会议；企业应用；效益分析

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）19- 0055- 02

在信息技术高度发达的今天，企业管理者越来越多地采用视频会议方式召开会议，特别是对于那些规模超大的、子公司众多的集团型企业。采用视频会议方式最直观的优点就是节约了差旅费和通讯费，但同时带来的企业沟通效率提高和经济效益增长才是更重要的。

1 应用实例

A企业是一家集资产管理、资本运营和生产经营于一体的集团型公司，下辖二、三级企业100多户，分布于国内30个省（区、市）。近年来，集团总部采用了“战略管控+财务管控”的管控模式，实行三级法人体制。由于集团的管控力度逐渐增强，所属企业不断增加，所以急需构建高效、稳定的视频会议系统。

1.1 A企业视频会议系统建设方案

在明确了需求之后，A企业对软件、硬件视频会议系统从音视频效果、网络带宽要求、灵活性、功能性、安全和稳定性等方面进行了分析。总体来说，硬件视频会议在音视频效果、安全性和稳定性方面占优，软件视频会议系统在其他方面有自己的优势[1]。通过全面的需求分析及性能对比分析，A企业采用了以下视频会议方案：

（1）与上级主管单位构建硬件视频会议系统。主要是基于以下原因：首先是满足了领导对于安全性和稳定性的需求，因为上级单位召开的会议大多具有重要性和保密性；其次是A企业与上级单位在同一城市，适合采用专线的方式。基于以上两点，A企业采用了华为的硬件视频会议解决方案，租用了联通的4M视频专线网络，并添加了加密机来保证数据传输的安全性。

（2）与所属企业构建软件视频会议系统。主要是基于以下几个限制条件：一是A企业的分公司分布在全国各地且数量仍在不断增加，所以需要能够快速扩展、方便部署的系统。二是所属企业经济状况不一，不能有过高的费用投入。三是所属企业的网络条件和硬件设施差别很大，以专线接入不具备条件。四是领导或管理人员出差较多，要求在外地也能参加视频会议。

在这种情况下，软件视频会议系统可以更好地满足需求。A企业采用了视高视频会议系统，通过在总部部署一台视频会议服务器，外地各分会场通过网络访问该服务器即可参加会议。一家企业只需购买软件账号、摄像头、话筒、采集卡、PC机就可以很快完成部署，出差的员工可以在有网络的条件下使用笔记本登录视频会议室。

1.2 A企业视频会议系统建设方案经济效益分析

通过分析A企业的建设方案，可以发现A企业通过合理选择软件、硬件视频会议系统，带来了以下经济效益。

首先，与所属企业的视频会议系统由于采用了符合实际情况的软件视频会议方案，极大地节约了软硬件与网络投资。集团总部在满足需求的最低配置条件下，硬件视频会议前期需要一次性投入247 600元，其中网络专线费用99 600元，硬件费用120 000元，系统集成费28 000元，后期还需要每个月投入8 300元来支付视频会议专线费用。软件视频会议前期需要一次性投入142 600元，其中一主一备的两个软件账号使用费2 600元，硬件费用120 000元，集成费用20 000元，网络直接利用现有办公网络接口，后期不需要再支付其他费用。如果把所属企业支付的费用算上，那软件视频会议系统的经济效益就更加明显了：采用软件视频会议系统在充分利用已有设备的条件下，前期最低只需投入5 000元左右，而硬件视频会议系统最低也需要10万元左右。正是因为采用了这种经济、便捷的视频会议方案，A企业才能迅速在全国各地100多家所属企业完成了系统的部署。

其次，视频会议最大的优势就是节省了差旅费。根据A企业信息管理部对每次视频会议的详细记录，上线一年以来，共召开视频会议376次，其中与上级单位召开的视频会议24次，与所属企业会议的大型会议24次，小型会议318次，海外会议10次，视频分会场130个，参会人数在8万人左右。若将视频会议折算成现场会议，按照上级单位的会议参会2人，所有的所属企业派2人参加1/2的（即是24/2=12）大型会议，派1人参加1/3的（即318/3=106）小型会议，2家企业派1人回国参会5次；同城市的差旅费按照150元算，国内差旅费平均按照3 000元算，国外差旅费按10 000元算，那么上线一年节约差旅费约5 000万元。

最后，由于沟通效率的提高而带来的经济效益也十分可观，只是无法用数字来衡量。例如，A企业每年开工的重大项目数量有几十个，集团领导可以通过视频会议召开项目调度会，使项目顺利完成，产生了巨大的经济效益。

2 结 论

软件与硬件视频会议系统各有特点，集团型企业的管控模式也不尽相同，所以集团型企业在构建自己的视频会议系统时需要根据企业的管控模式、企业分布地区和经济状况等因素来进行具体分析，选择最优的、最经济的建设方案。A企业的建设方案是经过详细的调查分析后制订实施的，具有一定的代表性，并取得了十分可观的经济效益，可为同类的企业提供参考和借鉴。

主要参考文献

[1]艾迪.硬件视频会议系统和软件视频会议的比较[J].有线电视技术，2009（2）.