也谈高校实物档案管理

【摘要】实物档案是指单位或个人在各项活动中形成的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的历史记录，是宝贵的文化遗产。高校实物档案从某种程度上体现着学校的发展史和光荣史，有着纸质档案不可替代的地位和作用，其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象等特点，真实地记载了学校各项实践活动，反映了学校的发展历史，是学校档案不可分割的重要组成部分，如何管好用好高校实物档案，发挥其应有的作用，是档案馆（室）的一项重要工作，也是档案工作者的重要历史责任。

【关键词】高校 实物档案 管理

在高等学校办学、变迁、合并的历史过程中，经常会产生或接收到一些物品；如学校参加国家或省市举办各项活动中获得的奖旗、奖状、奖章及荣誉证书，兄弟院校、国内外友人、校友馈赠的礼品、纪念品，上级颁发的各种奖牌，学校各个时期使用的印章、学生证、毕业证书、校徽、各种纪念章、纪念币，领导（名人）题词、签名和馈赠书画，学校校园规划建设立体沙盘、有标志性的建筑模型，教学、科研中形成的作品、课件（如雕塑、绘画、小型样机、样品）等等，这些实物形象生动、直观地反映了高校的办学历史和一定时期的教学科研水平，是不可多得的历史记录，应该得到科学的管理及有效的利用。

一、实物档案的概念及意义

实物档案是上个世纪90年代初档案界提出的一个新概念。10多年来，逐渐受到档案学术界的关注，人们对实物档案概念的界定可谓是百花齐放，百家争鸣，至今尚未形成共识，甚至还有矛议。实物档案是指学校在过去和现在从事教学、科研、管理学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的以各种实物存在的原始记录。实物档案是具有原始性、真实性、记录性特点的固定物理载体，既是史实，又是实物，是历史的真实写照。实物档案作为高校自身活动过程的历史见证，是高校档案的一个重要组成部分。

二、实物档案的形成特点

除了具有档案的共性以外，实物档案还有其独特的个性。它们的特点是：

（一）形成时间的不确定性

实物档案与纸质档案不同，在形成时间上没有周期性的规律。比如奖牌、奖励证书等形式的实物档案是反映某一单位或部门所取得工作成绩的物品，它不具有时间或主体上的规律性，因而档案部门无法预知哪些单位（部门）在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需档案。

（二）载体丰富多样，信息记录形式不一

实物档案呈现出多样性，由金属、塑料、有机玻璃、石膏、丝绸、陶瓷、木材、玉等多种材料构成，并且载体上的信息内容有镀金、刀刻、笔绘、印刷、刺绣、泥塑、油漆、墨汁等多种表现形式。载体的多样性导致保存环境和保管方式的多样性和严格性，同一类别的载体也可能由于信息表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。

（三）形状大小的不统一性

实物档案与其他类档案最大的区别是其没有相对固定的形状和大小。另外部门实物档案的外形、色彩、工艺等方面对复制技术的要求很高，复制难度较大，且复制件所占的空间也很大，成本较高，因此，对这部分实物档案无法备份，造成实物档案管理难度的加大。

三、实物档案管理存在的主要问题

实物档案在收集工作上由于其不确定性、不可预见性，档案馆（室）难以进行前端控制，致使实物档案收集难以齐全；档案馆（室）所保存的实物档案种类繁多，但目前全国还没有统一规范的分类整理标准。由特殊载体构成的实物档案，完全按照纸质档案的保管条件进行收藏管理，显得很牵强。因此，实现实物档案的妥善保管，便成了纸上谈兵，往往出现管理不善；档案人员大部分时间和精力都放在文书、科研等类档案的编研和开发利用上，无暇顾及实物档案。诸如此类原因，使得很多档案馆（室）将实物档案束之高阁，锁在档案柜里，根本就谈不上开发利用。

四、实物档案相对应的对策与措施

（一）学校档案馆（室）需加大宣传力度，健全收集制度

要做好收集工作，首先必须加强对实物档案归档的宣传，把实物归档范围印发给各个行政部门、院系。档案部门可以召开座谈会或进行专题讲座，使全校教职工认识到实物档案集中统一管理的重要性和必要性，主动移交相关实物档案。其次，要健全收集制度。实物档案的收集要注重明确收集范围及数量与质量的统一，制定科学合理的实物档案归档范围是收集工作的基础和依据，其归档范围的制定要注意与已有库藏档案相协调，重点收集对学校发展有重大历史意义，有利于校园文化建设，有利于提高学校社会地位，具有查考利用价值的实物，进而形成实物档案的收集特色。其三，档案工作人员要有高度的责任感和使命感，强化对实物档案的不定时收集，除专职档案工作人员追踪收集外，各学院（部门）的兼职档案员应及时收集，移交学校档案室，不要乱放或存放个人手中，达到定期收集和随时收集的完美结合。

（二）学校档案馆（室）需加大管理力度，创新管理模式

对实物档案进行科学分类、规范整理，才能为档案工作的保管、鉴定和利用奠定良好的基础。首先所有实物按归档时间的顺序编大流水号；再按载体形式分为证书类、奖牌类、锦旗类等；将同一载体的实物又分为党群、行政、教学等；然后，在分载体、分工作部门的基础上，按重要程度兼顾时间顺序分别进行排列。由于高校实物档案类别繁杂，形式多样，所归档的实体无法做到整齐划一，为了便于利用和查找，需将每件实物用数码相机拍成照片，照片要求jpg格式，分辨率在300dpi以上，照片编号与实物编号一致，同时在照片属性中对事物的名称、载体类型、规格大小、存放地点、责任者、日期、保管期限等进行详细说明；将能够复印的实物复印下来，装订成册，随时利用；如有条件还可以纳入自动化管理系统，实现计算机录入、检索、打印。

（三）学校档案馆（室）需加大开发力度，提高利用率

收集、保管实物档案的目的在于利用，作为档案工作者要充分利用各种方法和途径，积极主动地提供利用服务，改变被动式服务和“重藏轻用”的观念，充分发挥实物档案的潜在价值。一是建立实物档案目录或专题目录，从目录里能迅速找到所需材料；二是实物档案材料汇编成册，随时随地为利用者查找创造条件；三是建立实物档案数据库，将数据库链接在档案馆（室）网页上，并与校园网联网，使校内外利用者都能通过网络方便查找所需的实物档案信息。其次，举办实物展览。适时举办相关展览，利用时尚的形式和丰富的实物内容开创利用服务的新局面、新思路，充分体现档案馆（室）的文化特色，发挥档案馆（室）服务育人的功能。

总之，实物档案是高校档案的重要组成部门，各高校要重视实物档案的集中统一管理。利用实物档案更具有文化特色、直观性强、具有无可辩驳的凭证作用的特点，多形式、多层次、多方位、多渠道地开展利用和服务工作。

参考文献

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[4]朱康康.论高校实物档案的管理[J].中国计量学院学报，2003.2.

作者简介：赵莉（1977-），女，汉族，山西新绛人，西安财经学院院办档案室馆员。