浅谈柳州市传染病及公共卫生事件电子档案规范化管理

佘春红

电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据[1]。它对传染病疫情异常信息及突发公共卫生事件相关信息报告的管理，及时准确掌握突发公共卫生事件相关信息，并将传染病疫情和突发公共卫生事件信息提供相关科室，以便对传染病疫情和突发公共卫生事件进行快速有效地处置，同时为卫生行政部门和疾病预防控制中心领导对传染病疫情和突发公共卫生事件做出决策提供准确资料。

1电子档案名词、管理的特点

1.1电子档案是在计算机及网络中生成的社会活动记录，以数码形式记录于U盘、磁盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。

1.2电子档案具有以下特点 ①电子档案具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性。②电子档案在办公自动化系统过渡到协同办公系统的过程中，形成的规律也因阶段不同而各不相同。③电子档案文件具有易更改性。④电子档案具有易更改性。⑤电子档案信息具有共享性。⑥电子档案的法律效力现在尚不明确。

2电子档案管理的范畴

2.1建立健全传染病管理机制

2.1.1提高传染病监测的敏感性和疫情报告的及时性，做到"早发现、早报告、早隔离、早治疗"。

2.1.2提高传染病疫情监测报告质量，及时、准确地掌握传染病的发病情况和流行病学分布特征，为制定科学、有效的预防控制措施提供依据。

2.1.3建立传染病疫情报告与突发公共卫生事件网络直报档案管理制度，并做好記录。明确报告时限和报告程序，建立传染病报告卡及代报卡登记制度。

2.2传染病疫情和突发公共卫生事件档案收集范围：发生在柳州市辖区范围内通过《中国疾病预防控制信息系统》报告、电话报告、其它途径报告（如新闻媒体报道等）的各种传染病疫情异常信息和突发公共卫生事件。

2.3各传染病疫情和突发公共卫生事件档案管理人员具体职责，各信息保密人员负责本科室的信息保密工作，切实做到了谁主管谁负责、涉密信息不上网，基本做到了专机专用、重要数据三备份。

3电子档案规范化管理模式

3.1疫情资料管理保密制度

3.1.1做好疫情资料的安全保密工作，疫情资料要存放于加锁的铁柜内并由疫情资料管理人员专人保管。

3.1.2任何外单位人员来中心了解、采访有关疫情，需持有来人单位和市卫生局的证明，并经中心领导同意，方可进行；任何人不得擅自向新闻传媒机构的记者人员透露疫情。

3.1.3凡未经单位领导批准，不得将疫情资料复制或借出。

3.1.4疫情保密性文件或资料的存档和销毁，应经中心领导批准，统一有关规定处理。

3.1.5自觉接受保密检查和监督。

3.2网站的安全保密技术防范措施 为了保证网络的安全，购置了防火墙、统一威胁管理系统、入侵检测系统、认证系统等相关网络安全产品，构建了一个安全、高效的网络体系；为了保障内网的安全，在网络中建立了DMZ区，将网站服务器置于DMZ区，与内网隔离开；为了构建一个干净的网络环境，购置了网络版的瑞星杀毒软件，并强制安装到每一个终端。

3.3严格执行保密制度，规范网站信息发布流程 根据相关保密法规和文件，制定了《中心内、外网管理制度》，明确规定所有在单位网站上发布的信息必须经主管对外宣传的副主任审核通过后，方可在内、外网上公布，并对相应的文字资料进行备案；负责在网站上发布信息工作由专人负责。

3.4切实加强网站服务器的管理工作 网站服务器不再存储其它资料，做到了专机专用；按时做好网站数据备份；按时检查服务器日志。

3.4.1疾病预防控制机构负责网络管理、使用及维护，制定相应的制度，加强对信息报告系统的管理。对医疗保健机构提供技术培训和业务指导。

3.4.2未经网络中心及各子网负责单位同意，不得将有关服务器、工作站上的系统软件、应用软件、数据资料向外网传递或转录。

3.4.3各用户单位负责各自的网络帐号、密码管理，并注意保密，不得将帐号和密码转告他人，也不得以他人身份登录网络。

3.4.4网络管理员要对各自的网络系统、计算机软硬件系统及网上信息资源进行严格管理。

3.4.5任何单位和个人不得在卫生信息网或借助其联网计算机发布、传播反动、色情或有害公共道德的信息。

3.4.6严禁向网络上传来历不明或可能引发病毒感染的软件，系统管理员应定期使用公安部门指定的杀毒软件检测病毒。

3.5疫情安全管理与保密制度

3.5.1树立保密意识，定期检查各项安全保密措施，发现隐患及时报告、及时采取措施；

3.5.2信息安全保密管理实行领导负责制，分管领导应负责督促、检查本单位的计算机安全保密措施，疫情资料要存放于加锁的铁柜内并由疫情资料管理人员专人保管，凡未经单位领导批准，不得将疫情资料复制或借出；

3.5.3网络管理制定访问权限控制，专人负责密码管理，超级密码定期更换；

3.5.4涉密信息须指定专人在专用机上处理，按密级要求采取相应加密措施并妥善处理存储介质的信息痕迹；

3.5.5涉及国家机密的计算机信息处理，应符合国家保密局制定的工作规范和要求。

4结论

4.1要想使整个档案管理工作有条不紊，做到杂而不乱、繁而不碎，确实是件不易的事情。电子档案的出现与应用可以说是较好地解决了过去传统文书档案不易解决的这一难题[2]。为疾控中心传染病档案的管理人员整理档案提供了方便。

4.2优质的信息资源是管理的基础，决策的前提和为社会服务的依据。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性，理应成为现代社会的优质战略资源。然而，电子档案在我国还是新生事物，但它的发展是迅速的，相信在不久的将来，电子文件和电子档案将成为档案工作人员工作的主要对象[3]。目前疾控中心档案管理人员正使用GD2000、传染病信息系统等系统来管理中心的疫情及公共卫生事件，较以前节省了很多人力和物力。

参考文献：

[1]余强.浅谈医院电子档案管理[J].电脑知识与技术，2011，（24）：5836-5837.

[2]樊美丽.事业单位电子档案管理刍议[J].山西档案，2011年增刊：10-11.

[3]刘玲晶.论电子文件归档与管理[J].中小企业管理与科技， 2011，（27）：299.

编辑/申磊