邮件一合并 询证函就搞定

贾培武

又是岁末年初，笔者作为一名会计人员，又得配合一年一度的会计师事务所对上一年度财务报表进行审计的工作了。在会计师事务所进行审计时，单位往来账项的询证函制作工作需要由笔者来完成，尽管这项工作名义上理应由事务所审计人员去做，但实际并非如此。在此，笔者把个人使用Word2013的“邮件合并”功能，实现询证函批量制作的简单过程介绍于下，与大家共享。

制作数据源文件

每当要询证之时，笔者总是费尽九牛二虎之力，通过调用会计账簿、凭证、合同台账和合同原件等诸多会计与非会计资料，总算是把本单位与百余家公司的往来账项给搞明白了，并编辑成一张Excel工作表。该工作簿文件名称为“往来账项明细表.xlsx”（如图1）。接下来，就是根据这些数据编制百余家公司的询证函了。

企业询证函的格式

为了叙述清晰，我们假设询证函的格式如图2所示（实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容），该文件名称为“企业询证函.docx”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xlsx”中的数据，即图2中标注的①、②、③、④、⑤所占据的位置。

进行“邮件合并”

首先，需要将“企业询证函.docx”文档连接到数据源，在此数据源是“往来账项明细表.xlsx”这个Excel文件，操作步骤如下：

1.启动Word2013，打开“企业询证函.docx”文档。

2.单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组，单击“开始邮件合并”按钮，然后单击“信函”。

3.在“开始邮件合并”组，单击“选择收件人”按钮，然后单击“使用现有列表”。

4.在“文件类型”框，单击“Excel文件”；通过“查找范围”框或磁盘文件夹列表定位到“往来账项明细表.xlsx”文件所在文件夹；在文件列表中，单击“往来账项明细表.xlsx”文件，然后单击“打开”按钮。

5.在“选择表格”对话框，单击所需的工作表，确认选中“数据首行包含列标题”复选框（如图3），然后单击“确定”按钮。

接下来，向Word文档添加邮件合并域的占位符，操作步骤如下：

1.单击“企业询证函.docx”文档中的①处。

2.单击“邮件”选项卡，在“编写和插入域”组，单击“插入合并域”按钮的文字部分，然后单击“序号”（如图4）。

3.同理，重复上面的操作将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司”、“截止日期”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。

至此，“企业询证函.docx”文档显示如图5所示。文档中书名号及其内的部分是“往来账项明细表.xlsx”对应项目在完成邮件合并后将出现的位置。

完成“邮件合并”

至此，你仍没有看到合并后的结果，想看看吗？

1.单击“邮件”选项卡，在“完成”组，单击“完成并合并”按钮，单击“编辑单个文档”。

2.选中“全部”复选钮（如图6），单击“确定”按钮。

怎么样，看到Word打开的“信函1”新文档了吧！在这个新文档中，每一家公司的询证函为单独的一节，以方便你针对某些公司的特殊情况进行编辑而不影响到其他公司。至此，我们已经把询证函搞定了，以后的工作就不用笔者再多啰嗦啦。

指定小数位

或许在你按上述方法制作询证函时，会发生小意外，即邮件合并后，作为“数据源文件”的“往来账项明细表.xlsx”中保留2位小数位数的数字居然显示为14位小数（如图7）。虽然不影响理解和使用，但却相当有碍观瞻。其实，对于该问题，我们有以下两种解决方法。

（一）Excel文本数字法

1.打开作为“数据源文件”的“往来账项明细表.xlsx”。

2.选中Word邮件合并中用到的数字区域，单击“开始”选项卡，在“数字”组，单击“数字格式”框旁边的三角箭头，然后单击“文本”。

（二）Word域代码法

以上的方法有一个副作用，即它把Excel工作表中的数值变成文本了。如果你不想如此，那么可以试试以下操作：

1.打开已经进行了邮件合并操作的Word文档“企业询证函.docx”。

2.右键单击“贵公司欠”下的邮件合并域“《贵公司欠》”，然后单击快捷菜单中的“切换域代码”，此时屏幕显示为{MERGEFIELD 贵公司欠}。

3.在“MERGEFIELD”和“贵公司欠”之间键入“＼# "0.00"”（如图8）。注意，键入的＼# "0.00"为半角字符且要保证其前后各有至少一个半角空格键。

4.同理，也在邮件合并域“《欠贵公司》”的域代码中加上“＼# "0.00"”。