论地勘单位档案电子管理信息化的重要性

何静

[摘 要]随着社会经济的不断发展，信息时代的发展和进步，人类的生产、生活也出现了较大的变化，档案电子管理信息化是形势所趋。地质勘查行业的改革步伐不断加快，地质档案资料管理工作就必须实现一个巨大的转变，这个转变就是改变信息管理模式，以此来确保地质勘查行业的生存和发展，发挥档案管理工作的重要性。基于此，本文从信息时代的特点入手，对档案电子管理信息化的优点进行了分析，阐述了地勘单位档案电子管理信息化的重要性。

[关键词]地勘单位；档案管理；重要性

[中图分类号]G273 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）35-0094-02

1 信息时代的特点

1.1 信息更新速度加快

随着信息时代的发展和进步，信息大量增加且更新速度越来越快，很多落后的旧的信息已经不能满足时代发展的要求。因此，如果人们要紧跟信息更新的步伐，就要不断地提升和完善自己。

1.2 信息共享程度加深

由于信息更新速度加快，信息的存储结构也发生了较大的改变，当前人们都希望降低获取信息的成本，提高信息资源的利用率，而信息共享正好满足了人们的需求。信息的共享为人类社会的发展提供了方便。信息时代的特点充分表明，人们要不断地提升和完善自己，才能紧跟信息更新的步伐，而地勘单位的档案管理工作要灵活地应对这种变化就要在管理模式方面下功夫，实现档案电子管理信息化，从而提高档案管理的效率和水平。

2 档案电子管理信息化的优点

2.1 提高了文件传递的速度和安全性

在地勘单位的日常公文办理过程中，传统的文件传输方式较为单一，主要是借助邮政系统来传送，传送的速度和范围受到较大的限制，经常会由于文件的堆积和冗杂造成文件丢失。同时，文件也会受到其他因素的影响，导致文件丢失或耽搁，档案无法及时地归档，不利于其他人员进行查找和管理。而计算机网络技术则大大改善了这种状况，它可以充分发挥网络的作用，实现文件的直接传递，使文件传递速度和安全性得到了很大的提高。[1]

2.2 电子文件保存的稳定性

相比于传统的纸质档案，电子档案具有明显的优越性。它可以长时间地保存文件资料，使其不会随着时间的推移而出现物理和化学变化。纸质档案虽具有耐久性，但纸张中的纤维素会在一定的条件下发生变化，一不小心就会造成不可弥补的损失。电子文件则不同，随着电子技术的不断更新和升级，电子设备也越来越完善，我们可以根据具体情况，选择合适的电子载体，如大容量的移动硬盘和小容量的闪存U盘。这些载体都有共同点，即都可以长期地储存文件、传递方便、快捷，且不易受外部环境影响，具有很强的稳定性。

2.3 文字和文件信息的共享程度加深

在传统的人工操作管理中，企业内部信息资源的共享程度过低，大量的文件只是随便摆放在档案库中，不仅无法节约企业成本和优化资源配置，还无法快速收集有用的信息或文件。在档案管理信息化后，档案管理水平和效率都有了很大的提高，相关人员可以在很短的时间内找到目标文件和所需信息。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息对载体的依赖程度降低，可与其他信息系统结合起来应用，从而使档案利用工作的效率和质量都得到提高，能够对所需的信息资源进行有效的处理，检索到大量有用的信息，突破空间的限制，并且能够借助网络这个信息平台，了解其他档案工作部门的相关信息。

2.4 办公效率大大提高

计算机的功能十分强大，能够迅速地分析和处理信息。在过去的档案管理工作中，工作人员主要依赖手工操作，力求确保资料收集的完整性、准确性，整个工作过程中不仅要花费大量的人力、物力、财力，还增加了收集信息的时间成本。在应用计算机软件后，文件资料的各个环节，如查阅、统计、分裂以及储存等都变得方便快捷，不管是文件的起草还是文件的传递，都能轻而易举地完成。

3 地勘单位档案电子管理信息化的重要性

3.1 档案电子管理信息化迎合了地勘单位的发展需要

法治国家讲求证据、依据，而档案提供的信息能够得到法律的认可，并可以成为有力的证据、依据，要提供这些信息就需要便捷、安全、快速，信息化的档案管理满足了国家的这种需求，从速度、安全以及有效性上提供了有效的信息。像地质勘察单位应用的相关系统会形成一些电子文件，这些电子文件管理与传统的纸质档案管理有着很大的差距，档案管理需要借助信息化的技术对其进行有效的利用和管理，这就需要实现档案电子管理信息化，只有信息电子化才能在档案数据库里快速地进行信息存储、检索、应用等功能。因此，档案电子管理信息化更好地迎合了地勘单位的发展需要，促进了地勘单位的改革。

3.2 档案电子管理信息化改善了档案管理工作

在传统的档案管理工作中，档案管理工作人员的工作负担较重，不仅要归档档案、管理档案和利用档案，还要负责保存档案。[2]整个过程需要大量的时间，纸质档案又容易受外部环境的影响而发生一定的变化，从而导致档案管理的成本增加，工作人员的负担加重。而档案电子管理信息化则大大改善了传统的档案管理工作状态，充分利用计算机技术的优势，使档案管理工作中的人工操作大大减少，实现了人机同时工作，将纸质档案变换为电子档案存储，节约了档案管理的成本。档案管理信息化的实现，突破了档案管理部门时空限制，从档案的管理与利用向信息采集、管理以及服务转变。同时，档案信息化管理发挥了重要的作用，它不仅优化了档案信息资源配置，提高了档案信息资源的利用率，还提升了档案信息化的服务水平。就地勘单位而言，地质档案资料对于地勘单位是至关重要的，它不仅可以为地质勘察工作提供重要的依据，还可以促进地质勘察工作的顺利开展。这些信息资料都是经过几代人的努力获取的，是汗水和智慧的结晶。它见证了地质勘察单位多年的地质成果，存储了大量的地质勘察数据和信息，为国家开发地质资源提供了有效的信息。因此，地勘单位档案电子管理信息化是信息时代下极为重要的内容。

3.3 档案电子管理信息化提供了智能化的服务

档案电子管理信息化可以降低成本，提高信息资源的利用率，使信息资源的共享程度加深。将以往的纸质档案管理转变为现代的信息化电子管理，是档案管理的一个突破，它能够方便快捷地传递有效的信息，并且能够确保信息的完整性、准确性，减轻了档案管理工作人员的工作负担，提高了档案管理的效率和水平。同时，减少了二次文献的编撰时间，提高了档案信息资源的利用率。档案电子管理信息化的智能服务，从人机、信息共享、资源配置同时工作，使传统纸质档案管理服务发生了巨大的改变，实现了真正意义上的信息化档案管理。如今，随着地勘单位的转型不断加快，档案信息资源不断增加，人们更加重视档案的作用，这就要求实现档案电子管理信息化，为地勘单位提供智能化的服务，不断提高档案信息管理的效率和水平，从而促进地勘单位的顺利转型。

4 结 论

综上所述，随着地质勘查行业的改革步伐不断加快，地勘单位档案电子管理信息化已是形势所趋、刻不容缓。只有实现档案电子管理信息化，地勘单位才能适应改革发展的新步伐，取得长远的生存和发展。

参考文献：

[1]刘映，尚建嘎，杨丽君，等.上海城市地质信息化工作新模式初探[J].上海地质，2009（1）.

[2]刘秀萍，柏峰.新形势下地勘单位档案管理工作的思考[J].中国有色建设，2008（2）.