大学档案管理的现代化的动力机制研究

杨伟

摘要：在新的教育改革形势下，信息时代给大学档案管理工作带来了强大挑战，要想大学档案更好的为高等教育和社会服务，就必须加快现代化的进程，适应大学档案管理的现代化的各种需求。

关键词：现代化；档案管理；动力机制

当前教育改革的形势下，科学技术迅速发展，国内大学为了社会整体科学文化水平的提高，都在扩大学校的规模和学生的招生人数，这给大学的管理工作带来了强大的挑战，这就要求大学的整体管理的现代化水平都必须迅速发展，大学档案管理工作也毫无例外的受到了深刻的影响。大学档案管理做为学校管理的重要组成部分，能够充分的利用好档案的信息资源，才能更好的为大学的各项工作服务，为学生的成才成长服务，为所有使用者提供便利。如果想要让大学档案从真正意义上服务使用档案的每一个人，就必须加快档案管理现代化的步伐，不断加深大学管理的现代化的动力机制研究，从各个层面加快大学档案管理的现代化进程迎接着网络化、信息化等时代的挑战。

一、大学档案管理现状概述

想要研究大学档案管理的现代化的动力机制，就先要了解什么是档案管理的现代化。所谓的档案管理现代化就是用科学的思想，现代化的方法和手段对档案工作进行有效的管理，并获得最佳的工作效率和社会效益的方法。那么大学的档案管理现代化前提就是，大学档案管理者必须掌握现代的科学技术，在大学档案管理中能够运用现代化的方法和手段，建立起现代化的档案管理机制，提高自身的工作效率，更好的为大学的管理服务，这就成为现在大学档案管理的现代化必须面对的问题。

伴随着计算机多媒体技术的发展，大学档案管理的工作，也经历着从手工管理的方式转变为网络技术支持的现代档案管理模式，媒介也完成了从原来的纸质档案向电子档案的过渡，从根本上提高了档案管理的应用水平和利用的质量，更好的为学校和学生的未来发展服务[1]。

二、大学档案管理的现代化的现状

（一）基础设施

大学是高科技人才的集散地，作为科学技术的前沿阵地。随着大学档案事业的发展，大学的档案管理工作已经毋庸置疑的进入了现代化的的历史轨道。大学在计算机应用的开始都配备了比较先进的基础设施，基本完整的网络支持，专门的从业人员进行大学的档案管理工作。但是当前问题是，基础设施的没有得到合理的利用，设备的先进性高于现代化技术的应用。师生自觉使用先进的设施进行档案管理，使学校的财力、物理资源不能合理配置，有了不同情况的荒废。还有就是档案管理的起点挺高，但是学校后期的经费投资比较少，设备跟不上社会的更新速度，成为大学档案管理的现代化发展的瓶颈。

（二）技术支持

大学是培养技术层面人才的专家，这使得计算机技术在大学的档案管理各个方面都有应用，国内大部分的大学都建立了自己的数据库能与中国教育网等高校网站进行衔接，可问题是只能进行学校的主页的访问，没有实现真正的资源共享。也是由于大学的档案管理的现代化速度太快，很多的具体实现并不完美。很多大学档案管理机构的数据库多为条目数据库，缺少全文数据的和多媒体数据的支持，根本无法满足师生的多重需要。如果以此发展下去，会给大学的档案管理的现代化进程造成阻碍。

（三）管理工作

大学档案管理的现代化的最终目标就是实现档案信息的社会化服务。网络化技术更新速度太快，使得大学档案管理工作的要求不断调高，管理人员不但要精通传统的档案整理工作，还要掌握计算机的信息化、网络化、多媒体化技术。目前高校档案管理的人员仍旧不能适应高速发展的计算机时代，学校缺乏什么都经常的复合型人才，档案管理的工作不能形成真正意义上的管理体系，造成了档案管理的人力和资源的浪费，不能适应大学档案管理现代化的需求，也为各个系别的档案管理的统一留下隐患[2]。

三、大学档案管理的现代化动力机制研究

我国的大学档案管理工作已经进入了电子信息化的阶段，为了迎接社会新形势的压力和挑战，对档案管理工作的现代化水平提出了更高的要求，并成为大学档案管理的现代化的动力机制。

（一）大学档案管理的现代化适应时代和学校发展的要求

在信息化高速发展的时代，学校的各项工作快速发展，高校档案数据日趋多样化。大学档案管理作为信息时代的产物，虽然已经完成了从手工管理到计算机支持的网络数字化转变，可是日益丰富的档案资料还是需要大学档案管理的网络化、智能化方面努力，以便满足大学快速发展的各项工作需要，否则档案工作就不能适应时代发展的要求，也不能发挥其服务于学校工作应有的作用。大学档案管理工作只有积极的转换思想，加快现代化进程，才能适应高等教育发展的时代和学校的需求。

（二）大学档案管理的现代化适应社会的发展需要

随着网络的普及，大学档案面临着信息全球化的挑战，高等教育在国家发展中所占比例越来越高。大学档案作为重要的信息资源支持，其服务的领域也有大学内部人员逐渐发展为面向社会的各个方面。大学档案面向社会开放成为广大利用者的迫切需要。这就要求，大学必须建立稳固而且先进的基础设施作为支撑，完整的数据库资源提供共享，使大学档案管理发挥最优作用。

（三）大学档案管理的现代化适应高校资源需要

我国的大学档案管理的基础设施已经初步具备现代化的需要。大学一直是科学发展的发源地，在获取新信息方面，有着无与伦比的优势。作为我国第二大互联网的CERNET网已经与各个大学的校园网进行了联通，大学校园提供的先进的网络支持条件，为大学档案管理的现代化进程创造了条件。大学的办公也已经初步实现了自动化，大学的档案管理的数据库也在逐步完成。这一切的一切都为大学档案管理的现代化提供了完备的资源支持。同时很多高校开设了计算机专业，不断的为档案管理工作输送人才，为高校档案管理的现代化提供技术和人力支持，保证了大学档案管理的现代化所需要的资源[3]。

四、结语

大学要把实现现代化作为档案管理工作的重中之重。这是一个具有历史挑战性的任务，大学不但要充分利用自己的资源优势，努力开发原有资源基础上，加强自身数据库建设，同时还需要国家和大学档案主管部门的宏观调控。全面实现大学档案管理的现代化，实现大学档案数据库的社会资源共享，更好的为大学教育工作和社会服务。

【参考文献】

[1]杨占东.推进教育信息化建设，加快教育现代化进程[J].中国高等教育.2002（05）：26-27

[2]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001

[3]杨晓红.论档案管理的创新.郑州航空工业管理学院学报（社会科学版）[J].2004（08）：20-21

[4]谢开明，叶芳莲.浅谈高校的档案管理[J].安康师专学报，2005（02）