基于TOPSIS分析法的人民银行电子化设备采购管理绩效评价研究

付一宁 雷海 陆敏

摘 要：本文结合中国人民银行的业务实际，尝试运用TOPSIS分析法，从需求管理合理性、组织实施规范性、采购经济性、采购效率性、采购效果性和验收、维保充分性等6个维度对人民银行电子化设备采购管理进行绩效评价，以期进一步改进电子化设备采购管理工作，争取以最小的投入获取最大的产出。

关键词： 电子化设备采购；TOPSIS；绩效评价

中图分类号：F224 文献标识码：A〓 文章编号：1003-9031（2014）11-0062-04 DOI：10.3969/j.issn.1003-9031.2014.11.13

近年来，电子化设备采购在政府各部门支出中占有较大的比例，电子化设备采购绩效管理逐渐为政府各部门所重视和推广，中国人民银行也不例外。因此，做好电子化设备采购管理绩效评价，对人民银行节约办公经费，实现办公智能化有着重要的意义。

一、TOPSIS分析法简介[1]

（一）基本原理

TOPSIS分析法是（Technique for Order Preference by Similarity to Ideal Solution）的缩写，即逼近于理想解的技术，它是一种多目标决策方法。方法的基本思路是定义决策问题的理想解和负理想解，然后在可行方案中找到一个方案，使其距理想解的距离最近，而距负理想解的距离最远。

理想解一般是设想最好的方案，它所对应的各个属性至少达到各个方案中的最好值；负理想解是假定最坏的方案，其对应的各个属性至少不优于各个方案中的最劣值。方案排队的决策规则，是把实际可行解和理想解与负理想解作比较，若某个可行解最靠近理想解，同时又最远离负理想解，则此解是方案集的满意解。

（二）距离的测度[2]

设决策问题有m个目标fj（j=1，2，…，m），n个可行解Zi=（Zi1，Zi2，…，Zim）；并设该问题的规范化加权目标的理想解是Z+，其中Z+=（Z■■，Z■■，…，Z■■）■，那么用欧几里得范数作为距离的测度，则从任意可行解到的距离为：

S■■=■ （i=1，2，…，n） （1）

式 （1）中，Z■为第j个目标对第i个方案（解）的规范化加权值。同理，设Z-=（Z■■，Z■■，…，Z■■）■为问题的规范化加权目标的负理想解，则任意可行解到负理想解之间的距离为：

S■■=■（i=1，2，…，n） （2）

那么，某一可行解对于理想解的相对接近度定义为：

C■=■（0≤C■≤1，i=1，2，…，n） （3）

于是，若Zi是理想解，则相应的C■=1；若Zi是负理想解，则相应的C■=0。Zi愈靠近理想解，C■愈接近于1；反之，Zi愈接近负理想解，C■愈接近于0。那么，可以对C■进行排队，以求出满意解。

（三）TOPSIS法计算步骤

第一步：设某一决策问题的决策矩阵为A，由可以构成规范化的决策矩阵Z′，其元素为Z■■，且有：

Z■■=■（i=1，2，…，n；j=1，2，…，m） （4）

式（4）中，fij由决策矩阵A给出。

A=■ （5）

第二步：构造规范化的加权決策矩阵Z，其元素Zij

Zij =Wj Z′ij （i=1，…，n；j =1，…，m） （6）

Wj为第j个目标的权。

第三步：确定理想解和负理想解。如果加权决策矩阵Z中元素Zij值越大表示方案越好，则：

Z+=（Z■■，Z■■，…，Z■■） =maxZ■|j=1，2，…，m （7）

Z■=（Z■■，Z■■，…，Z■■） =minZ■|j=1，2，…，m （8）

第四步：计算每个方案到理想点的距离S■■和到负理想点的距离S■■。

第五步：按式（3）计算Ci，并按每个方案的相对接近度Ci的大小排序，找出满意解。

在诸多的评价方法中，TOPSIS分析法对原始数据的信息利用最为充分，其结果能精确的反映各评价方案之间的差距。同时，TOPSIS分析法对数据分布及样本含量，指标多少没有严格的限制，数据计算亦简单易行。TOPSIS不仅适合小样本资料，也适用于多评价对象、多指标的大样本资料。利用TOPSIS分析法进行综合评价，可得出良好的可比性评价排序结果。

二、人民银行电子化设备采购管理绩效评价指标体系框架

为了更好的反映中国人民银行电子化设备采购管理的绩效状况，合理评价采购工作质量的优劣，本文从需求管理合理性、组织实施规范性、采购经济性、采购效率性、采购效果性和验收、维保充分性6个维度设置了42个指标，据以评价中国人民银行的电子化设备采购绩效情况（见图1）。

在图1中，需求管理合理性主要考察的是采购管理工作的内部控制情况和制度要求；组织实施规范性具体明确采购环节是否符合相关制度的要求；采购环节经济性、采购效率性和采购效果性属于绩效评价指标，主要评价的是人民银行进行电子化设备采购时对人财物资源的分配利用、采购效率及设备使用满意度等方面的情况；维保充分性主要反映售后验收、维保和服务的效果。

三、TOPSIS分析法在人民银行电子化设备采购管理绩效评价中的运用

（一）指标赋值

结合人民银行某分支机构电子化设备采购管理绩效评价项目收集的各项数据和资料，指标体系中能够依据数据资料计算的指标直接进行数理计算后赋值。若不能直接进行计算的指标则采用专家赋值法，邀请一定人数的专家组成评价小组，依据相关评价标准各自独立对该类指标进行打分，出现差异比较大的情况时，集合专家商量后再次进行评价，直至所有专家的评分都趋于一致为止，最后即以该评分作为指标赋值（见表1）。

（二）转化指标值

在原始数据指标中，一般情况下，像计划外采购比率、采购计划调整比率、库存率、采购投诉率、平均采购项目周期等指标的数值越低越好，这样的指标称为低优指标；其它指标则数值越高越好，称为高优指标。低优指标可转化成高优指标，方法为是绝对数的低优指标x可使用倒数法100/x，是相对数的低优指标可使用差值法1-x。本文中的计划外采购比率、采购计划调整比率、库存率、采购投诉率采用差值法转化，平均采购项目周期采用倒数法转化（见表2）。

（三）归一化矩阵值

根据表2数据，利用式（4）进行归一化处理，得归一化矩阵值（见表3）。

（四）选取最优方案和最劣方案

由式（7）、式（8）得最优方案和最劣方案：

Z+=（Z■■，Z■■，…，Z■■）■=（0.587，0.585，0.588，0.581，

0.577，0.577，0.592，0.584，…） （9）

Z-=（Z■■，Z■■，…，Z■■）■=（0.569，0.567，0.562，0.575，

0.577，0.577，0.561，0.571，…） （10）

（五）计算各年度到最优方案的距离S■■和到最劣方案的距离S■■

由式（1）、式（2）及式（9）和（10）计算各年度的距离S■■和S■■，计算结果见表4。

（六）计算各年度的相对接近度Ci并排序

根据表2数据及式（3）计算各年度的相对接近度并进行排序（见表5）。

由表5可知，某分支机构在关注电子化设备采购管理合规性审计的同时，围绕绩效审计“物有所值”的目标，2013年的电子化设备采购绩效管理情况最好，其电子化设备采购工作通过有效地组织实施和严格规范地采购程序，采购资金节约率高，采购验收及时，售后维保和服务效果较好，采购管理工作取得较好的经济性、效率性和效果性。这与该分支机构2013年的电子化设备采购管理绩效实际情况基本吻合。

为了深入发掘影响该分支机构在近三年电子化设备采购绩效管理的原因，根据相关审计项目和所设置的指标体系，有针对性的对该分支机构的采购行为进行分析，发现以下几个主要问题和关键事项对该分支机构电子化设备采购绩效管理产生了一定的影响：

1.需求管理合理性方面。一是该分支机构电子化设备采购管理的内部控制环境建设存在薄弱环节，如采购相关制度未建立、采购相关制度制定不及时、采购相关制度内容有待完善。二是采购计划与财务预算资金不协调，容易造成电子化设备采购在下半年的“集中进行”或无法追加采购的现象。此外，年末财务指标虽增加，但已经过了上级行增加采购的期限，无法追加采购，也给电子化设备采购带来一定的影响。

2.组织实施规范性方面。主要是采购程序管理不够规范，如电子化设备采购项目操作不规范、采购评标操作不够规范、项目实施过程审核不严、合同管理有待加强等。

3.采购经济性、效率性和效果性方面。一是采购周期过长，影响使用效果。采购计划与实际采购存在差异，形成采购周期过长，出现实际采购的产品因业务情况发生变化而不需使用的现象，导致资源浪费。二是采购人员专业局限性难以满足电子化设备采购的需要。目前该分支机构采购人员的专业素质与电子化设备采购的要求尚有一定差距，难以满足既要熟悉相关法律、法规、操作规程，还要有一定的采购专业知识，需要熟悉、了解电子化设备的相关性能，在一定程度上影响了电子化设备采购工作的质量。三是可供选择的供应商少，供应商缺乏有效管理标准和程序。在供应商的选择、认定、考核和监督等方面也缺乏科学有效的标准和程序，给采购工作带来难度。四是未建立电子化设备采购资金效益评价体系，采购效果不易确定。在组织实施电子化设备采购时，大多注重采购的过程和结果，无法对采购资金使用的效益评价体系和评价方法，造成采购实施效果不易确定。

四、启示与建议

（一）不断完善采购程序，提高采购工作整体水平

按照分级管理、分类实施的原则，加强采购环节成本控制，理顺相关部门的职责分工、岗位职责、操作规程和工作流程，形成分工明确、程序合理和协调有序的运行机制，避免相互依赖、相互推诿的情况。进一步完善采购文本标准化、格式统一化管理，针对采购活动涉及的采购文件、采购合同、验收材料等，建立和完善标准化模板，防范遗漏、错漏等常规操作风险的发生，促进电子化设备采购管理程序化、规范化、专业化，提高资金使用效率。

（二）科学合理制定计划，有效提高采购效率性

年初采购计划结合以往年度的财务预算制定，在合理估计本年度财务预算额度基础上尽可能缩小采购计划与资金额度的差距。年中应根据批复的财务预算为依据进行适当的调整，对预算外计划及时调减或向上级行申请追加资金，对采购资金实行专款专用，以保证采购计划和财务预算指标匹配。其次实行“抓大放小”的采购模式，对金额较大的项目严格实施集中采购，对于采购数量少、金额小、时间要求紧的采购项目可以灵活选取采购方式，可采取协议供货采购或分散采购方式，缩短采购时间、提高工作效率。

（三）加强供应商动态管理，增强采购效果

一是开展市场调研，收集相关供应商信息资料，进一步扩大供应商邀请范围，充实供应商信息库，增加可供选择的范围。二是建立科学的供应商准入制度，加大供应商企业规模、财务状况、人员能力等信息的掌握，对合格的供应商实行实地考察制度，避免因供应商提供虚假资料而入围，减少采购工作的风险。三是对供应商实行评级、分类管理，定期根据各类供应商特点，就注册资本金、财务状况、质量管理体系等指标进行分值等级评估，优先选用高级别供应商。

（四）开展电子化设备采购后续评估工作，提高采购工作的整体效果

采购部门加强对电子化设备采购后续使用情况跟踪，进行持续性动态管理，采购需求部门配合做好供应商履约执行情况反馈工作，定期进行供应商履约评价，以提高采购整体效果。同时，加强电子设备采购数据的分析，充分利用数据分析，从财务管理的角度提高电子设备采购工作的经济性，从科技管理的角度提高电子设备使用的效率性和效果性，构建适合央行业务的电子化设备采购的绩效评估指标体系，进而提高电子化设备采购管理工作的績效性。

（五）着力建设一支高素质的采购专家队伍

提高专业人员素质的是提高采购管理工作的根本，要做好电子化设备采购管理工作，要着力建设一支高素质的采购专家队伍：一是通过参加上级行培训、请专家授课等方式加强采购工作人员对采购政策、采购程序、采购过程、采购管理的培训，使采购人员熟悉采购流程，促进采购工作规范化和采购质量的提高[3]；二是促进经验交流，对采购工作中的经验、做法、体会等开展交流沟通，对采购模式内容、重点、热点和难点问题，结合采购典型案例进行理论与实际相结合的研讨，进一步提高采购人员工作水平。■

（责任编辑：张恩娟）

参考文献：

[1]龚成刚，李妍.基于优化TOPSIS法的湖北省县域经济综合实力研究[J].统计与决策，2010（11）： 79-82.

[2]方鹏骞，张治国，杨梅，TOPSIS法在医院绩效评价中的应用[J]，中国卫生统计，2005（3）.

[3]张明霞.浅析人民银行电子化设备管理[J].行业治理，2008（3）：79-80.