房地产权属档案利用工作常见问题及对策

李萍

[摘 要] 房地产权属档案利用工作与人们的日常生活息息相关，房地产档案部门应积极完善工作以满足人们的需求。本文分析了在房地产权属档案利用工作中存在的工作人员能力不足和档案管理方式有缺陷等问题，提出了提高工作人员的素质和加强权属档案管理的对策。

[关键词] 房地产权属档案； 问题； 对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 052

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）06- 0086- 02

0 引 言

随着房地产业的飞速发展，房地产权属档案的数量在猛增，人们对房地产权属档案的查询和管理也越来越来频繁，这对房地产档案部门的要求就提高了。近年来在房地产权属档案利用工作中存在着不少的问题，影响了人们正常工作生活，改进相关部门的服务工作已经成为了一个不可忽视的问题。

1 房地产权属档案利用工作中存在的问题

1.1 档案服务观念有待转变

我国的房地产档案管理服务工作，大部分针对的是特定用户，主要有房地产管理部门和司法部门，其服务的范围比较小。而普通的法人和自然人只能对本人的房地产档案进行查询。若是民众需对产权问题进行查询，管理部门一般会以保护产权人个人隐私等为由，将其拒绝。并且在所提供的信息服务工作中，通常应用被动的服务方式，缺乏主动性的工作。但这样的意识观念现已经不能够适应现代社会对房地产信息的应用需求。

1.2 房地产档案的管理方式缺乏时代性

在近几年来，我国的房地产业发展极为迅速，在每年均有数以万计的档案产生。但就目前而言，少数房地产管理部门，在档案管理方面仍然存在一定的滞后性，主要表现为档案的信息化建设缺乏效率，并且在数字化方面的建设较为落后，更有甚者，部分部门积压大量的陈年档案，未及时将其录入到管理系统中，并且少数的档案还需通过手工查询，制约了档案的应用效率。同时，由于计算机管理系统的软件、设备等处于不断升级和更新中。为此，导致大量的档案信息在转换中遗失或是关系变换。如，虽然切实存在相关的档案，但因为主观原因、技术原因和客观原因，致使相关的信息不能够被检索出，甚至找出错误的信息。

1.3 档案的信息质量管理不完善

由于我国的房地产信息管理工作是由不完善到完善的过程，在其过程中，造成目前的房地产信息管理存在一定的缺陷，严重影响到档案的质量。主要表现为登记信息不全面和不准确，例如已被拆除的房屋未得到及时的注销，以及已建成的房屋信息未进行登记管理，并且在档案信息管理中，也未对其进行记载；其次表现为所登记的身份信息不准确，或是不全面；再次表现为房屋的描述与实际情况不相符；最后表现为因为登记者的姓名中存在生僻字而导致的信息不完整，或是登记中的上下手信息缺乏关联性。

1.4 房地产档案信息的服务工作具有狭隘性

在目前的房地产信息服务工作中，大多的管理部门提供的服务，大多为复印或查询房地产原件，或是通过计算机查询，或是为用户提供相应的房地产证明等。但就目前的发展，其传统的方式已不能够满足如今人们的需求。而应当多进行房地产档案或史料的汇编，或是结合房地产的有关内容，进行参考资料的编写，或是开通电话咨询和网上查询的业务，但由于缺乏这一类的工作，致使大多档案信息不能够有效及时地发挥其应用价值。

1.5 档案管理人员的专业素质普遍不高

由于缺乏对房地产档案管理队伍的管理和建设，以及在人员管理中缺乏综合管理，大多部门较为重视前台的登记业务工作，但往往忽视了对档案管理工作人员的应用管理，致使档案管理人员大多为学历低、年纪大并且缺乏对计算机技术了解的人员，致使档案管理人员的综合素质普遍较低。通常只能够完成日常的工作。同时，在一定程度上也造成了房地产档案管理工作方式单一、服務内容老化等问题。

2 房地产权属档案利用的优化措施

在房地产档案管理中，首先要求相应的管理部门应意识到管理工作的重要性，其与人们的生活息息相关。为此，为满足社会的发展需求的，应树立起档案管理的民生意识。提高人们对档案需求的认识，采用主动服务的方式，关注民生。

2.1 促进档案管理人员专业素质的提升并适应社会的发展需求

为促进的档案管理人员综合素质的提升，需在实践学习的基础上，对其进行有效的培训，最终达到全面掌握档案管理知识的目的，主要内容包括档案保护技术、档案学基础理论知识和档案应用理论知识，保证档案管理人员能够做好档案的管理、收集和应用工作，并促进协调组织能力、归纳能力和编辑写作能力的提升。对于有条件的部门，还可聘请专门的档案管理人员，充分发挥其积极性、主动性和创造性，促进档案开发管理工作的提升。

2.2 促进档案管理的信息化建设并转化档案管理的工作模式

促进房地产的信息化管理，主要包含两方面的内容： ① 档案原件的管理； ② 档案数据来源的管理。

房地产的档案原件属于权属登记中的原始资料，具有无法取代的应用意义，为房地产权属中最具法律效率，以及档案数据的重要来源。就房地产档案原件的管理而言，可对其进行数字化的处理，结合扫描技术或数码照相机实施每一份档案的处理，同时将其放置到具有有机联系，并应用图片的方式进行储存。在查询时，可通过计算机终端进行查询，并且可以对每一个原始档案的页面进行打印，同时通过对用户使用权限的设置，以满足不同用户的不同需求。不但能够促进房地产档案管理工作的高效运行。并能够将管理成本降低。

因为房地产的信息来自房地产的等级管理信息系统，经归档和入库等处理后，得到电子档案数据，其应用优势表现为查询快捷，并具备管理和统计等功能。

2.3 提升房地产档案信息的提取工作增加信息质量和馆藏数量

为提升的房地产档案的信息質量，并加强收集工作，充实档案信息的数量，应拓宽收集的渠道，进而建立其内容丰富、门类齐全并且科学的档案馆藏体系。可与建设管理、城市规划和住房保障等部门建立起相应的联系渠道，确保能够将在上述部门中产生的相关房地产信息纳入馆藏。同时还需对声像档案的收集提高重视。另外，对于典型小区建设、旧城区改造，以及大型建设项目等，需组织人员对其进行实地拍摄、记录，保留其历史意义。

为促建信息化的管理，首先应注重数字化的实现。需在登记录入工作中，并对信息的质量进行控制。为此，应制定相应的录入标准，继而严格按照相应的标准，实施录入工作。例如在房屋位置的描述中，应注重完整性，可采用这样的方式“××路×号”。确保档案信息的准确性和完整性。同时针对固有的档案，可分批变更和完善，对原有的信息进行更正，并补充新的信息，促进信息质量的改善，提升查询的效率。

2.4 促进服务方式的多样化

为促进档案服务工作的多样化，要求管理人员把人们的需求进行连接，并将其作为服务的导向，在严格遵守保密规范的前提下，将其服务应用于社会和经济的发展，并促使房地产档案的价值得到最大程度的发挥。

（1） 通过电视和报纸等新闻媒体，对房地产档案的应用实例进行宣传。可通过房地产图片展览和实物展览等形式，对其馆藏进行宣传，进而提升房地产档案管理的知名度，增进其应用效率。为此，可设置专门的信息咨询机构，结合电话咨询、现场咨询和网络咨询的方式，为用户提供具有使用权限的信息。

（2） 促进信息的开发。在信息开发中，较为常用的方法为编研，即对档案信息进行提炼、加工和汇集等深层次的开发，实现原有信息的针对性、指导性、专题性和系统性，促进更大经济效益的产生。如对某一城市的商场房交易情况按照季度或月份进行统计，可对其走势和市场状况进行清晰的了解，在房地产开发投资和政府部门制定相关措施中，具有重要的应用价值。

（3） 信息联网。为实现房地产档案信息管理的信息联网，可建立起市级、县区等信息网络系统，并逐步实现全国，甚至全国的房地产档案信息管理系统，并将其向社会公开，可提供公开服务的业务。同时，还需同规划、拆迁、建设和物业等实现联网。并建立起房地产档案网络信息，或是网站，促进更大程度的信息共享。在确保档案信息安全的前提下，促进多元化、全方位网络信息服务模式的建立，促进房地产档案管理工作有效性的提升。

3 结 语

总而言之，房地产档案部门要切实提高档案管理人员的能力素质，加强档案管理工作的完善，积极采用信息化方式建设，并努力寻求多渠道利用方式以供人们使用。这样才能更好地体现部门的职能，使档案管理工作更好地服务人们，为房地产业和经济的发展做出贡献。

主要参考文献

[1] 谭翠园. 城市房地产权属档案利用方式及途径研究[J]. 城市建设理论研究，2013（13）.

[2] 王心. 关于房地产权属档案学习化管理问题的研究与思考[J]. 今日财富：金融发展与监管，2011（11）.