浅谈如何做好文书档案管理工作

林艳嫦

【摘要】近年来，我国经济突飞猛进，社会主义经济体制越发完善，各种行业的管理体系也日渐成熟，紧跟全球信息化发展的脚步。在现代事业单位制度体系中，文书档案管理对制度的完善有很大的推动作用。科学有效的文书档案管理能够提高一个单位的整体管理水平，档案开发和利用的顺利实现，不仅能充分利用文书档案管理工作的自身价值，还能为经济发展和社会进步贡献一份力量，所以，档案管理工作的有效完成具有影响性的作用。

【关键词】档案；管理；信息化

０引言

文书档案作为一个单位发展历程、文化沉淀、管理水平的重要依据，有很高的保存参考价值。它可以清晰地反映出一个单位各个历史时期各种工作与活动的情况，在单位工作中扮演着承前启后的角色。

１文书档案管理的重要性和意义

１．１文书档案管理的重要性

随着我国各领域事业的迅猛发展以及社会主义经济体制改革的不断完善，各单位的文书档案管理工作也渐渐显示出了其重要的利用价值。事实上，现在许多人都没有意识到文书档案管理在一个单位正常运行中占有举足轻重的地位，但优秀的文书档案管理对于现代化单位制度的完善具有较强的推动作用。国家衡量一个单位业绩与管理水平的重要标准，就是档案管理工作是否科学有效，尤其是基于我国社会主义经济体制逐渐完善，对文书档案管理也提出了更高的要求。新时期档案的管理工作对科学性的要求更高，而且要跟住时代发展趋势。所以信息化和数字化成为文书档案管理未来的发展方向。

１.2文书档案管理的意义

做好文书档案管理工作是一个事业单位能够顺利发展的前提，档案管理工作作为事业单位管理工作中的重点，要科学规范的实行档案管理，这也是一个单位业绩以及管理水平的重要衡量标准。档案是记载一个单位的发展历史和优秀成果的重要文件，对这个单位的历史和科学发展提供了第一手研究参考资料。做好文书档案管理工作，一方面，能使单位高层管理人员及时并清楚了解单位运营情况，可作为经营决策的支持依据；另一方面，可为社会各方面提供准确的单位经营成果，为单位与有关方面实行的有益合作打好坚实的基础。基于我国经济全面发展的历史背景，更要做好文书档案管理工作，随时更新文书档案管理观念，勇于创造和尝试新型档案管理手段，努力提高事业单位整体发展状况和经营成果的全面性和真实性。

２当前文书档案管理工作中存在的问题

２．１文书档案管理人员专业素质不高

尽管目前我们有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质不足以满足新时期对于档案工作开展的需求，尤其是21世纪之后，极度缺少对档案内容熟知，并且可以深层研究与拓展档案信息的复合型专业人才。

２.2文书档案管理机构和职责不明确

文书档案工作在单位中还没有占据特别重要的地位，甚至把这看做“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的工作。机关机构设计时，甚至裁掉、削弱许多文书档案管理机构的地位，严重弱化了档案的功能。

２.3文书档案管理不够规范

一些大型的企事业单位或专业的档案馆，管理不规范的现象普遍存在，其主要问题：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三，许多案卷缺少卷内目录；第四，组卷严重混乱。

２.4档案检索效率不高

档案检索包括手工检索和计算机检索。目前手工检索为主要的检索方式。各档案部门为手工检索做出许多准备工作，制造了形式各样的检索工具。制作检索工具时，经常重量不重质，因此制造的检索工具越多档案工作服务质量越高的思想成为一大误区。

２.5在档案室设置和信息开发编研工作上也存在一些问题

许多档案部门为实现达标升级目的，糊弄检查，胡乱选题来进行编研，因而编研产品层次过低、质量过差，实用性较小，利用价值微乎其微。尽管有些选题符合当前形势，但因编研时间过长，时效性大大降低，其作用得不到充分的发挥。

３提高文书档案管理效率的对策

３.1领导重视是做好文书档案工作的前提

文书档案主要用于展示一个单位发展历程以及其建设成果。当前大部分的企事业单位领导忽视文书档案管理的工作，要真正将文书档案管理工作做好做到位，单位领导必须顾足单位事业全局发展，将文书档案管理工作规划为单位事业长期发展的战略目标中，让职工意识到档案工作的作用和其重要性，提高每个人对其的重视度。

３.2制度健全是做好文书档案工作的保障

做好文书档案工作的强有力的保障和有效地措施，就是使文书档案管理工作制度更加完善。当前文书档案管理机构的地位被忽视，职责功能被弱化，对于这种现象，各企事业单位要专门设立文书档案管理机构，配置一些档案管理设施，组织档案工作领导小組，单位主要领导为组长，相关负责同志为组员，还要安排一些专兼职档案管理人员。制订制度，用来提高职工对档案工作的重视度，并将本部门的文书档案工作任务认真研究并落实到个人身上，确保文书档案工作保质保量按时完成。另外还应形成档案工作竞争激励机制，实现优胜劣汰，充分调动员工积极性，以此使档案工作者将自己的工作成绩与档案工作的生存与发展紧密联系在一起，将每个人的工作活力激发到最大，充分发挥个人潜力，创造出档案工作竞争与合作并存、勇于创新的格局。

３.3提高文书档案管理人员素质是做好文书档案的关键

文书档案管理专业性较强，因此工作人员的业务能力是文书档案管理工作质量的直接影响因素，它对管理人员有严格的要求，既要工作责任感强、职业道德高、工作态度认真、脚踏实地、无私奉献的工作精神，还要有扎实的专业理论基础、掌握科技知识，特别是拥有利用现代化科学技术和先进的管理方法来管理文档的基本技能。所以只有具备扎实的专业知识，敢于创新，责任感强，而且综合素质较高的文档管理工作人员，才能真正实现新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员对工作情况更加适应，就要将档案工作人员的主动性、创造性和积极性充分发挥，全面提高文书档案管理人员知识水平和管理能力，既可借助各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关的工作规定，让文书档案管理人员充分意识到做好文档管理工作是责无旁贷。还要在引进人才时，注意引进一些具有专业档案知识，专业技术能力的人才来扩大充实文书档案队伍。与此同时，对当前在编人员的教育不能忽视，组织一些档案业务知识培训，鼓励文书档案管理人员积极参加，在提高管理水平的同时，还能促进文书档案管理工作与单位业务共同进步。

３.4牢记服务是做好文书档案工作的根本

服务与利用是文书档案工作的根本目的，认真收集整理并保存为第一手资料，对单位的发展历史做好准确的记录，努力实现档案资源的开发利用，方便日后单位各项工作的开展。因此，我们要加强服务功能，改革服务机制，充分发挥文书档案的有效价值，为领导提供更优质的决策服务，为单位事业服务，为咨询查证服务。还有人员管理素质亟需提高，服务渠道有待拓宽。要革新思想观念，紧跟时代步伐，对于新形势对档案工作的新要求有充分了解，对档案开发利用的新思路、新方法有进一步探究，积极树立服务意识，主动完善服务功能。

４结束语

由此看来，文书档案管理工作规章制度的不断（下转第49页）（上接第37页）完善，管理人员专业素质水平的不断提高，传统文书档案管理模式转向现代化管理模式的力度不断加强，加快文书档案管理信息化程度，才能从整体上提高管理效率，实现我国档案事业的长久稳定的发展。

【参考文献】

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［4］王莹.文书档案管理存在的问题及对策浅析[J].科技与企业，2014(10)．

［责任编辑：周娜］