新时期事业单位会计档案管理中存在的问题及对策

郑钦源

[摘要]随着社会主义市场经济的发展以及会计信息化水平的不断提高，对会计档案工作也提出了新的要求，新形势下的事业单位会计档案管理工作值得深思。本文针对事业单位会计档案管理中所存在的问题并结合实际，提出了加强事业单位会计档案管理的对策和建议：更新会计档案管理思想意识；实现会计档案管理的现代化；提高会计管理人员的素质。

[关键词]事业单位；会计档案；管理

[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）9-0061-02

1 新时期加强事业单位会计档案管理的必要性

首先，加强事业单位财务管理是单位内部管理工作的必然需要。我国当前事业单位根据相关资料统计具有126万个，有三千多万名职工，我国每年在这方面耗费大量的资金。但目前我国财力与现实事业单位需要还相差甚远。对会计档案管理工作的加强能如实记录和分档财政收支，为事业单位科学编制预算提供可靠的依据。其次，加强事业单位会计档案管理是法治管理的必然要求。我国在某段时期曾发布过《会计档案方法》相关条例，针对会计档案管理有明确和具体的规定。事业单位作为国家机构的分支，更应起到带头作用，遵守法律法规，做好会计档案管理工作。

2 新时期事业单位会计档案管理中存在的问题

2.1 档案管理人员素质有待提升，思想意识淡薄

目前，有的档案管理职能部门或兼职管理档案的人员积极性不高，对会计档案管理工作的知识及制度不能正确认识，档案管理者自身的综合素质不达标，没能及时补充、掌握新知识，采用传统的管理方法，造成档案管理工作开展效率低下。有的认为事业单位账目较为简单，对会计档案无所谓，有的会计档案管理人员认为会计仅仅有报表核算、会计凭证及账簿等资料即可，不需要太过复杂的财务资料，导致本单位有的部门没有预决算资料、基建资料及合同协议书等资料，最终没有归入会计档案，造成会计资料收集不齐。还有的相关管理人员没有对档案管理形成保密意识，肆意地将档案信息往外泄露，影响这些因素的产生都是由于档案管理人员的业务素质没有达到相关的要求。

2.2 信息资源投入不足

首先，会计档案之所以跟不上现代社会发展的脚步，主要是因为设备问题。各地区使用的储存设备规格与型号因为地区与时代发展的不等性都大有不同；对电子档案的重视程度各个事业单位也没有做到。因此，对实施档案现代化管理所需的设备，投入资金比例也有很大的出入，配备的存储设备都不一样，甚至有的事业单位为了节省资金而选择购买老式的设备来进行电子档案的管理，这些阻碍了会计档案现代化管理的发展。有的事业单位配备了相关具有先进性的设备，但由于对设备操作的不熟悉，也导致设备闲置于此，降低了利用率。其次，没有制定一套系统的电子档案管理规范，一些音视频、文书格式的会计电子档案管理不符合要求；缺乏会计电子档案的认证标准，随意更改办公系统上的文件资料，影响了会计电子档案信息的真实性；没能做好会计电子档案光盘、U盘的保护工作，造成存储文件损坏，丢失会计电子档案信息；一些档案管理机构的设备条件较为简陋、条件差，造成档案资料的老化、霉化，导致档案信息有效利用受到影响。

2.3 没有明确的管理和规划目标

一些事业单位虽然在档案建设方面运用了信息化技术，但仅仅只是局限在检索范围，如电子档案归档管理、网络咨询服务、保存档案数字化等，一部分管理人员并没有经过系统的学习，对会计档案信息化建设也没有长远规划，因此对新时期会计档案信息化建设的整体推进形成了不小的阻碍。

3 新时期加强事业单位会计档案管理的对策

3.1 更新会计档案管理思想意识

科学的会计档案管理理念对于现代的会计档案信息利用意义重大，现代会计档案管理工作开展面临了信息技术应用、电子档案形式、新型档案载体保管方式等多方面的挑战，要求档案管理工作者要充分完善个人综合素质，不断进行创新，以全新的观念迎接挑战，突破传统封闭思想束缚，从手工型向现代化管理形式转变。对阻碍会计档案管理工作开展的旧制度进行完善改革，促进会计档案管理新技术的应用，全面提升工作效率、效益。同时改革那些与档案现代化管理发展不相符的工作理论和模式，善于用新的思路来解决会计档案管理中遇到的新问题，把会计档案管理工作提高到一个新的层次。

3.2 实现会计档案管理的现代化

计算机技术的不断普及，是实现会计档案现代化管理的基础条件。电子档案的自动分类、编辑、统计等工作都可以通过计算机技术来有效进行。文件、图像等数据转化产生的电子数据，可通过扫描仪来进行，使计算机技术的使用效率大大提高。电子档案信息的网络化与共享化通过利用互联网所建立的贡献平台来实现。在需要调取会计档案时，只需在相关的平台上对所需会计档案进行检索，相关会计档案信息便可得到。会计档案现代化管理的工作必须要标准化和规范化，这是一个较为漫长的过程，想要实现其标准化和规范化，不是一时之间就可以完成的。如像管理人员的手工操作就可运用到会计档案管理的基础工作中。在进行此项工作时，档案部门所颁布的相关条例条规是档案工作人员必须给予严格参照的。对档案现代化管理有时不一定全依靠档案局，相关部门也应该给予关照和帮助，从而使档案现代化管理可以更快更好地实现标准化和规范化。

3.3 提高会计管理人员的素质

随着社会的发展和科技的不断进步，越来越多的事业单位财务管理工作实现了电算化，电子形式成为了事业单位会计档案管理的主体，会计档案正在走向网络信息化及实现资源共享。这从而也就对事业单位会计档案管理人员提出了相应的要求，应积极参加新技术和业务的培训，对档案信息观念和提高档案信息服务能力着重加强，在学习过程中要充分使理论探索与实践相结合，从而不断提高会计档案的信息化能力。会计档案管理人员自身要具备多种素质，如职业道德素质、业务素质及思想素质。作为会计档案管理人员必须要保证客观公正的立场，严格自律，对自身的职能和权利要正确看待。会计档案具有专业性及广泛性等特点，内容广泛，则要求档案管理人员除了在具备档案管理方面的知识外，还要具备档案管理周边知识体系，使未来档案管理工作更加科学化，更好地适应社会的发展。

4 结 论

综上所述，在新时期加强事业单位会计档案管理不仅是时代的需要，也是历史的必然结果。档案管理人员必须要深刻认识到自身的职责，更新工作观念。在会计档案管理当中最重要的工具就是计算机技术，应积极投入创新计算机管理新设备和技术，最大限度地发挥计算机技术的功能。但也不能忽视传统纸质档案的作用，要充分将两者结合，使之发挥出更为有效的管理效果，更好地服务于社会。

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