做好综合办公室工作之我见

郭丽红

摘 要：综合办公室是厂矿企业组织系统中的神经中枢，它具有上情下达、下情上达和意见反馈的工作机能，是一个不可或缺的机关部门。将复杂繁琐的办公室工作条理化，总结出它的工作规律和经验，有利于提高办公室的工作效率，一改办公室的被动局面为主动。

关键词：企业管理 煤矿企业 办公室 工作效率

中图分类号：TH112.5；TH113 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）09（c）-0115-01

综合办公室在厂矿企业中肩负着承上启下、机关服务、工农关系的功能，是企业领导的参谋和助手，是保障机关事务正常运行的基础力量。如何才能有效地开展工作，最大限度地发挥办公室的作用呢。笔者认为，综合办公室的工作必须体现与时俱进的特点，不同时段要有不同的工作侧重点，有的放矢地开展工作，在不变中适应多变，才能变被动为主动，掌控住综合办公室工作的主动性和稳定性，推动综合办公室工作质量和水平的稳步提升。具体说主要把握以下几个方面。

1 把握好三个原则

一是服务大局的原则。要时刻牢记综合办公室的工作职责，把服务于全局作为一切工作的出发点和落脚点。综合办公室涵盖文秘资料、会议管理、文件印刷、信访稳定、档案管理、后勤服务等工作，工作上千头万绪，纷繁复杂，看似鸡毛蒜皮的小事，一旦酿成大的后果，就会是天大的事情。正如一名老办公室工作人员所说：“办公室的工作都是小事，但是如果出现问题那就是大事。”所以，在办公室工作人员必须牢记肩上责任，胸有全局，把每一项工作都上升到全局的高度，大处着眼，小处着手，竭力做好工作，要有“一字不妥，绕室终日”的敬业精神，力避各类事故。二是主观能动的原则。综合办公室的特性决定了它的工作内容，也就是说综合办公室的工作具有被动性和不可预见性。如何在被动中掌握主动，在被动中做优工作，这就要求工作人员要先知先试的主动性，从工作中寻找规律和经验，在被动中寻找主动，在工作中寻找捷径。要做到这一点，必须改变“领导交办就办”的思维方式，增强“该干什么、怎么去干、怎样干好”的主动性。对一些常规性、规律性、阶段性的工作，要主动着手，提前准备，备足“知识仓库”，才会有主动权。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非常性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，与领导“合拍”，把问题想在前面，把工作做在前头，工作中胆大心细，主动做好超前工作。三是团队整体的原则。木水桶最短的一块板决定着它的容量。综合办公室也是一个整体，在“零碎、多杂性”的基础上搞好工作，单靠一个或几个人的力量难以奏效，必须凝聚全体人员的力量，激励全体人员的热情，形成强有力的整体。在具体实施的过程中，又要做到“既有分工，又有合作”，一方面各司其职，又要形成整体合力。这就要求办公室工作人员在思想上同心、目标上同向、行动上同步，拧成一条绳，发挥整体优势，确保各项工作任务的圆满完成。

2 强化作风建设

综合办公室在服务领导的同时，又要面向基层、面向职工群众开展工作。它是体现综合办公室、机关乃至企业领导形象的“窗口”。工作人员的一句话、一个动作都会给职工群众中留下印象。因此，每个办公室工作人员都要严格要求自己，从小事做起，从具体事做起，努力提高服务质量和办事能力，要把“您辛苦了、稍等、不客气”作为日常工作用语，从根本上杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”现象，通过积极、热情、务实、高效的工作，树立办公室、乃至煤矿企业的形象。执行力建设事关作风的养成。综合办公室的工作人员要加强执行力建设，认真遵守规章制度，做到令行禁止，确保上级要求落到实处。要坚守工作岗位，做到不迟到，不早退。工作中即坚持原则，又要充满感情，让每一个客户和职工都能体会到家的味道。要以事业为重，工作中不分亲疏彼此，做到公平、公正、公开。只有这样，才能经得起领导和职工群众的检查。

3 规范化管理

综合办公室的工作千头万绪、点多线长，要保证办公室的工作有序开展，必须按照工作规范化的要求开展工作。工作规范化，就是要做到规章制度健全、工作重点明确、人员分工合理、工作关系顺畅、整体效能明显。俗话说“没有规矩，不成方圆”。实现规范化，就是要不断加强制度建设，保证各项工作的有效落实和开展。加强制度建设要把握三个方面：一是明确工作职责，要让工作人员明白自己的工作内容，对事情有一个轻重缓急的认识，在纷繁的工作中做到统筹兼顾，先做什么，后做什么，保证本职工作稳扎稳打、有序开展，不受外界干扰。二是完善规章制度，确保办公室的整体工作规范、有效运作，使各项工作有章可循、有规可依。三是加强执行力建设。人人要增强执行上级文件和领导的的自觉性和主动性，要把落实不到位作为事故对待，增强工作的自觉性，不折不扣地将上级要求和领导安排落实到位。

4 注重工作效率

办公室的工作要体现“第一”的要求，即时间第一、质量第一。领导安排的工作要在第一时间内完成，完成的工作标准要有一流的水平。要牢固树立“宜早不宜迟”的办事理念，做到“不拖拉，不怠慢”，今日事今日毕；对于突如其来造成叠加的工作，不能乱了阵脚，要要按照轻重缓急，分类梳理，做到统筹兼顾，对于大的工作任务（或材料），不要忙于下手，要认真分析，勾勒出大的轮廓，逐项安排、检查、落实，推动工作有条不紊的开展。谋划工作，要善于抓住主要矛盾，牵住庞杂工作的“牛鼻子”，尤其是在遇到有难度的工作，一定要冷静思考，找出解决问题的方法，排出时间表逐一落实。要勤于思考、善于思考，不断摸索事务存在和发展的规律，不为其表象所蒙蔽。要善于透过现象看到本质，找到事务的症结，给以有效的解决。

从烦杂的事务堆中解脱出来，并有效地驾驭事务，并非一朝一夕的事情，这就要求办公室工作人员要养成一个好学勤思的习惯，积累自己的知识和阅历，做一个政治强、有思想、作风实、纪律严、懂业务、站起能讲、坐下能写、动手能做的多面手。只有如此，才不失为一名合格的办公室工作人员，也才能够胜任现代企业综合办公室的工作岗位。