基于高校档案管理的档案利用价值研究

●樊振东

基于高校档案管理的档案利用价值研究

●樊振东

档案是专门挑选出来的、经过长期积累的、有特定价值的资料文件，并且在后续利用上具有经济和社会价值。档案提供利用与利用档案是两个不同的概念，文章所涉及的档案利用价值是指档案提供利用所产生的社会经济效益研究方向，结合现代经济学和档案的社会性，引入数学方法和管理学方法对档案利用的价值效益进行评价。

高校档案管理 档案利用价值 经济效益

一、档案利用效益概述

档案利用价值的评估必然要涉及到两个概念，即成本与效益，且评估的结果展现为效率和效果。通常效果是效益与成本之差，效率为效益与成本之比，效率与效果是评价档案利用价值的两个重要量化指标。在高校档案管理的档案利用价值研究中，成本是档案利用中所承担代价或产生副作用的外在表征，是档案利用效益评估的重要考量因素。

从档案管理的本质来看，高校投资并设立档案部门的初衷是保存和开发利用有价值的信息，并非企业性质的赢利目的，并且档案管理的广泛社会性也决定了档案来源于社会并服务于社会，是社会资源的再分配。档案不是现实财务，其所创造的价值和档案利用效益是一种潜在的价值形式。尤其对于高校的档案利用来看，高校本身所具有的的社会性和教育性，使得档案利用所产生的价值是为高校发展、教育发展、人才培养服务的，因此其价值展现是隐性的、长期的。

按通常的效益分类来定义高校档案利用效益并不合适，结合高校特点，以货币效益与非货币效益来描述高校档案利用效益似乎更为现实。比如档案利用所带来的文化发展、教育进步、人才素质培养的提升等均可作为非货币效益来评价。

二、档案利用工作创造价值的理论

就本文所研究的高校档案利用价值而言，其管理及利用范围多以学校为单位，结果展现呈长期性、隐蔽性特点，但按照劳动价值理论，档案利用工作也是置身于生产性劳动的部门，同样也创造价值。

首先，档案利用工作作为服务劳动创造价值。传统经济理论认为商品价值产生于劳动过程中，档案利用是社会资产的再分配形式，这个角度看，档案利用不创造价值，也没有效益。但从现代经济学理论看，随着经济发展和社会进步，人们对商品的需求更加多元化，服务作为无形商品展现了劳动和交换的过程，因此从这一角度看，档案利用创造了价值。档案利用本质是一种服务劳动，服务作为一种独立的商品是有价值和使用价值的，因此可以说档案利用是服务性劳动，能够满足人们的需求，是可以创造价值的。

其次，高校档案是以信息形式存在的，档案信息的收集、整理、编目、加工、维护、利用等都是建立在劳动之上的，同时档案所存储的信息能够满足人们的需要，也有自己的使用价值，因此档案利用在信息劳动中是可以创造价值的。

再次，档案利用作为知识劳动创造价值。从知识劳动理论看，高校档案利用处于知识的转移者角色，档案作为知识的载体在提供者和需求者之间进行交换，说明其具有作为商品交换的价值，这也从侧面印证了知识也是商品的理论。

三、档案利用经济效益评价

（一）对经济效益各评价指标的确定

根据国家档案局的相关规定文件，档案利用效益的计算基本公式为：

其中：J-档案利用经济效益量；α-档案利用效益系数；S-档案利用后增加的经济效益；C-档案利用成本。

由公式1可知，档案利用效益进行量化的主要指标是α，α是用来表示档案利用中产生经济效益程度的，档案性质属性不同、利用方式和条件不同都会影响到α值，因此在高校档案利用劳动中，α值一般可通过专家调查法结合平均数法、专家调查法结合加权平均数法两种方式。两种方法公式分别为：

其中：n-评估专家数量；Di-结合专家地位给出的加权值。

专家的选取结合档案利用的情况来定，一般涉及利用部门、形成部门、和管理部门的专家，人数10人左右为宜，α值的计算可采用模糊数学中关于隶属度的取值方法。

高校档案利用类型一般可分为三类，一类是起凭证、复用或套用作用的，一类是起提高劳动者综合素质的，最后一类是提升高校综合教学素质及人才培养质量作用的。确定高校档案利用后增加的经济效益S，第一类较为直接，带来的经济效益是显而易见的。第二类和第三类的确定较为复杂，档案利用后产生的经济效益是隐性的、长期的，因此对于S的确定也应进行加权计算，以长久影响为评价基础。

（二）档案利用创造经济价值的几种不同情况

a.档案利用于凭证或避免损失、增加收入时的经济效益为：J1=α·B-C，其中B为避免损失或增加的收入值；

b.档案利用于科研开发、成果转让、成果推广时，档案利用的经济效益为：J2=α·Z-C，其中Z为档案利用后所获得的经济效益；

c.档案利用于设计工作时，档案利用效益为：J3=α·E-C，其中E为档案利用后，某项设计所带来的经济收入值；

d.某项经济活动中档案利用带来材料或能源的节省，这种情况下档案利用创造的价值为：J4=α·M·D-C，其中M为节约材料或能源数量单位，D为单位价格；

e.档案利用于某项经济活动时，项目提前完成，此种情况档案利用的价值为：J5=α·T·S-C，其中，T为提前的时间量，S为单位时间的经济效益；

f.高校档案利用于某项活动，提高该活动目标的质量，比如教学质量、科研质量等，此种情况档案利用效益为：J6=α·Q· （D2-D1）-C，其中Q为提高量，D2-D1为档案利用前后的效益或经济量差额；

四、提高高校档案利用效益价值策略

（一）加强档案利用者需求与行为心理研究

档案利用的需求者存在个体差异，高校档案统一的管理方式并没有将潜在利用转变为现实利用，因此需要足够的反馈信息来高效地开展档案利用工作，其中需求者行为心理研究成为主要课题。通常对需求者的心理研究集中在利用者的查档经验、自我形象维护心理、个性差异等方面进行。

从需求者行为心理方面完善高校档案利用工作的方法主要有以下几种：第一，充分发挥需求者心理调研分析结果的作用，有针对性地完善档案利用工作的服务方式，以满足不同需求者对档案利用的要求。比如延长开馆时间、简化查档手续、提供平等公平服务等方式，提高利用者的满意度；通过情绪调节，减轻利用者心理压力等。第二，将档案利用的宣传工作放在重要位置，提高宣传的力度，使潜在需求者能够顺利转变为现实需求者和档案利用者。第三，发挥需求者行为心理分析的作用，根据利用者的心理需求差异性，有针对性地搞好档案编研工作。

（二）通过改善馆藏结构提高档案利用效益

在高校的实际档案管理工作中，档案室保存的档案一般不会直接提供给需求者，档案馆才是档案利用的主要场所，因此改善档案馆藏结构有助于提高高校档案利用效益。档案馆藏结构与档案利用的时代差、供求差、科技差等是其主要影响因素。

（三）建立信息反馈机制提高档案利用效益

随着经济的发展和科技的进步，在日新月异的社会面前，社会信息化已经成为社会发展的大趋势，档案管理同样紧随信息发展的脚步，这些都使得档案利用日趋复杂化、社会化和多元化，这也重新定义了档案利用的社会价值和经济价值。档案价值的展现要求档案管理适应社会变化和需求的不断变化，建立信息反馈机制，及时获取社会需求信息，有针对性地建设档案事业，才能最大限度的发挥档案利用的价值。

高校档案管理信息反馈具有三个方面的含义，其一，档案管理部门对整个档案工作的反馈；其二，档案利用者对整个档案利用工作的反馈；其三，高校及社会对档案利用工作的反馈。

针对高校档案管理，建立高校档案利用信息反馈机制的方法有：①结合档案利用者的信息登记情况，有目的地进行随访，获取有效反馈信息；②对每位档案利用者进行信息登记，登记的内容要有目的性，比如利用目的、方式、期望值、效果、要求、评价等；③结合宣传工作，对档案利用者进行信息反馈的对接；④跟踪式的档案利用，针对目的性强的利用者，进行后续档案利用推荐，并追踪询问反馈信息。

结语

档案利用是档案管理工作的核心环节，是实现档案效益和体现档案价值的关键所在，因此对档案利用所产生的社会价值和经济价值评价需更为客观和详细，对高校档案利用价值进行更为深层的研究，将有利于高校建设的顺利进行，有利于高校教育事业的蓬勃发展，有利于高校专业高素质人才培养模式的完善。档案利用价值的研究是一个漫长的道路，需要多方关注和投入更大精力，才能推进高校档案管理工作的进一步发展，为高校建设和社会建设贡献应有的力量。

[1]刘玲.从档案的利用价值来看高校档案管理工作——以高校评估中的档案利用为例[J].云南档案.2008.3

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[3]乔君华.浅谈档案的利用价值[J].黑龙江档案.2013.12

[4]余浠婉.对实现档案利用价值的探讨[J].哈尔滨金融高等专科学校学报.

（作者单位：太原理工大学 山西太原 030024）

（责编：若佳）

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