浅谈建筑施工合同管理

梁福辉

摘要：合同管理作为合同实施过程中合同各方的核心工作之一，对合同目的最终实现有着重要的意义。对承包商合同管理的内涵、与工程结算、风险、索赔管理的关系进行较为详细的叙述。

关键词：合同管理、承包商、合同文件、协调精神、工程结算、索赔、风险

中图分类号： D923.6 文献标识码： A

1引言

1.1随着建筑市场的不断发展和建筑市场管理体制的逐步完善，各种企业性质的建筑施工队伍的涌入，建筑施工企业队伍日趋庞大，之间的竞争也日趋严峻，加上业主方管理水平的提高，建筑企业的利润空间已很有限，一般项目都是以合理低价中标。因此，完善和提高施工企业内部的合同管理体制，是建筑业走向市场、提高企业竞争力、自我完善、自我调节、提高工程建设管理的有利保障。

1.2合同文件的组成及解释顺序合同文件一般包括以下内容：合同协议书、中标通知书、投标书及附件、专用条款、通用条款、标准、规范及有关技术文件、图纸、工程量清单、工程报价单或预算书、双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件等等。

1.3合同管理指参与项目各方均应在合同实施过程中自觉的、认真严格的遵守所签订的合同各项规定和要求，按照各自的职责，行使各自的权利、履行各自的义务、维护各方的权利，发扬协作精神，处理好“伙伴关系”，做好各项管理工作，使项目目标得到完整的体现。

2承包商的合同管理

承包商的合同管理主要包括以下三部分：合同签订前的准备工作；合同实施阶段的工作以及协作精神。

2.1合同签订前的准备工作

合同签订之前的准备工作分投标阶段和合同谈判阶段。

投标文件确定了合同的三大目标，工期、价格、工程质量、规模和范围。合同管理就是要保证这些目标的实现，因为在制定这三大目标时，要考虑企业的承受力，考虑合同签订后其履行能力的可行性。

投标工作是确定合同管理目标的工作，是合同管理的基础工作，它的水平高低与施工企业盈亏有直接的关系，谈判合同、评审合同，都是减少合同目标风险系数的行为。

2.1.1投标阶段又可分为资格预审和投标报价阶段。

能否通过资格预审是承包商能否参与投标的第一关，应注意的事项如下：注意日常积累企业实力方面的资料；做好递交资格预审表后的跟踪工作。

投标报价阶段应注意问题：投标负责人应将对招标文件研究过程中发现的问题单独写成一份备忘录，其中所包括的问题应分为三类，在投标过程中必须要业主澄清的问题，应及时书面质询；某些合同条件或规范要求过于苛刻或不合理，投标人希望能够修改这些不合理的规定，以便在合同实施阶段使自己处于有利的地位，这些问题应在合同谈判时提出；可以在投标时加以利用或在合同实施阶段用来索赔的。

2.1.2合同谈判阶段：要准备好谈判方案，学会控制谈判进程和谈判气氛，还要准备好回答业主提出的问题。

2.1.3招标文件和合同文件的关系：招标文件是合同文件的一部分内容。

投标文件对招标文件是有响应的，当合同执行过程中出现争执时，合同条款中有明确说法的，应以合同条款为准，因为合同是在中标后签订的，具有优先的解释顺序，当合同条款中无明确规定时，应参见招标文件。

2.2承包商在项目实施阶段的合同管理

施工项目管理是施工企业对一个建筑安装产品的施工过程及成果进行计划、组织、指挥、协调和控制，项目管理与合同管理有着密不可分的关系。工程项目管理以合同管理作为起点，施工合同确定工程项目的质量、工期、价格三个目标值，这三大目标正是项目经理部控制质量、进度、投资的依据，应将施工合同的目标作为项目实施的目的。合同管理是工程项目管理的核心，工程项目管理是围绕着合同管理而进行的。

承包商的施工管理，分为两个方面：一方面是承包商施工现场项目机构内部的各项管理；另一方面是按照合同要求组织项目实施的各项管理。

2.2.1加强施工企业合同管理的措施与方法

2.2.1.1建立施工企业的合同管理体系。施工企业应建立起一支专业合同管理队伍，实行系统管理。各项目经理部设立专职合同管理人员，隶属于企业合同专门管理机构。施工企业应制定施工合同管理办法，将合同管理系统的职责、权利、分工，用内部管理规定的形式确立下来。合同管理系统可分为公司部门级和项目部级两个极别。

2.2.1.2制定施工企业的合同管理制度除了有专门的合同管理体系外，施工企业还必须建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。这些制度包括：(1)合同的审查批准制度施工企业在施工合同签订前还应实行审查、批准制度。即在各业务部门会签后，送交合同专门管理机构或法律顾问审查，再报请法人代表签署意见，明确表示同意对外正式签订合同。这样，通过严格的手续，使合同签订的基础更加牢靠。(2)印章管理制度施工企业的合同专用章是代表企业在经营活动中对外行使权利、承担义务、签订合同的凭证。因此，企业对合同专用章的使用、保管要有严格的规定，要建立合同使用登记记录，合同专用章要由合同管理人员专门保管、签印，实行专章专用，尤其不准在空白合同上加盖印章。凡外出签订合同应由合同专用章的管理人员与办理签约的人一同前往签约。如合同专用章管理人员利用合同专用章谋取个人私利，应追究其行政或法律责任。 (3)合同统计考查制度合同统计考查制度就是利用科学方法、利用统计数字反馈合同订立、履行情况。通过对统计数字的分析，总结经验，找出教训，为企业经营决策提供重要的依据。合同统计的内容一般包括中标率、谈判成功率、合同履行率等等指标。(4)合同信息管理制度施工企业的合同由于种类多，数量大，变更频繁，人为管理效率低，可能还会出错，必须借助先进的手段建立计算机信息系统来管理，才能达到档案化、信息化。计算机信息系统能保证正确分析合同管理情况，适应中国经济的发展趋势。

2.3协调精神

“伙伴关系”是指在为了合同的标的——完成工程项目这一共同目标，合同有关各方应该尽可能密切配合，相互支持，相互谅解、友好的解决矛盾与争端，是工程项目能按时保质的完成。

2.3.1矛盾处理：要一手持“矛”，就是在合同中自己一方可以利用的条款和规定，一手持“盾”，就是要有防范风险的思想，防范对方一切不合理的苛刻的要求和做法。正确的斗争方法就是学会利用合同来防范风险并保护和争取合理和权益。

2.3.2按照伙伴关系解决矛盾的正当途经是依靠合同和事实进行说理，讲究公关技巧和方式方法。

2.3.3工作中应注意的问题：

在平日注意要相互尊重，尊重对方的职权，不干预不该管的工作。

要相互信任，建立个人友谊，平日多交流，以便相互理解。

3合同管理与工程结算的关系

3.1对外结算是很重要的工作，也是企业实现收回成本、盈利的关键工作之一。加强合同文件日程处理工作，可为顺利与各方结算打下良好的基础。

3.2对于洽商，应在洽商文件签署之前，对其进行技术、经济分析，明确对工程工期、质量的影响，按照合同规定的程序做出经济处理文件，随同洽商文件报请业主或监理方确认。

3.3对于变更通知，应在收到通知后尽快分析对工期、质量、经济等方面的影响，向监理、业主阐明我方对变更通知的建议，以便其做出决策。

3.4及时办理现场签证，做好经济出理工作办报请审批。

3.5做好材料、设备的报验、报价工作。

3.6按照合同约定方式，对已完成工作量进行计量、报审。

4做好风险管理和措施防范

4.1充分利用合同条款，如在投标阶段及时发现招标文件中可能招致风险的问题、争取在合同谈判阶段，通过修改、补充合同中有关规定或条款来解决，并增设风险防范条款、增设有关支付条款。

4.2减少资金垫付进行，承包商除使用公司原有的设备材料外，还可以采用当地租赁，指令分包商自带设备等措施来减少自身资金垫付。

4.3向分包商转移风险，通过要求分报商接受主合同文件中的各项合同条款，使分包商分担一部分风险。

4.4分析物价上涨与价格调整风险。对于总价合同，应该在投标阶段充分考虑到物价的波动因素。

4.5考察业主支付能力情况，付款情况。

4.6工程师的拖延或扣减：由于工程师工作效率低，拖延签署支付；或是工程师过于苛刻，有意拖延支付；或以各种借口减扣应支付的工程款。

4.7分包。

承包商作为总包商，选择分包商可能会遇到分包商违约，不能按时完成分包工程而使整个工程进展受到影响的风险，或者对分包商协调、组织工作做的不好而影响全局。

如果一个工程的分包商比较多，则容易引起许多干扰和连锁反应。如分包商工序的不合理搭接和配合；个别分包商违约或破产。从而局部工程影响到整个工程。

所以，在进行分包之前，应对分包商进行详细的考察工作，对其的企业实力、履约状况等进行分析。一旦进行了分包，就应该对其进行管理、协调和组织，并尽到总包方的应尽的义务，为其提供必备的施工条件，以便顺利的完成分包工作，并未会素的工序提供必备的条件。

5、施工索赔管理

工程索赔是在合同履行过程中，合同当事人一方因为对方不履行合同或没有全面地履行合同所设定的义务而遭受损失时，向对方提出的赔偿要求或补偿要求。

5.1建立精干而稳定的索赔管理小组

对于一个工程项目来说，索赔是个自始至终不可中断的工作，一定要组织成立一个索赔管理小组，做到小组成员精干而稳定，不能经常调动，以便系统的进行该项工作并积累经验。

5.2组织项目管理人员学习合同文件，使每个人都建立索赔意识

学习合同文件的目的之一是为了承包商自己认真履行合同，另一目的是培养每个管理人员的索赔意识，使他们会依据合同抓住每一个索赔的机遇。

5.3加强文档管理，注意保存索赔资料和证据

索赔工作成败的关键之一是索赔依据。一方面，项目经理部的整个文档保管要有专人负责，从项目开工就加强这方面的管理，另一方面，则是索赔小组和各有关部门对索赔依据的资料和证据都要专门建档保管，对于业主方和各个分包商、供应商的有关索赔资料都应分别建档，同时应采用合同管理信息系统进行辅助管理。

5.4抓住索赔机遇，及时申请索赔

最好的索赔机遇就是业主要求变更以及按照合同规定进行价格调整。

5.5做好索赔报告、重视索赔额计算和证据

原则是实事求是，以事实和合同规定为依据，抓住主要矛盾，说理性强。

5.6注意索赔谈判的策略和技巧

结束语：

综上所述，我们可以看出，合同管理是工程项目管理的核心，工程项目管理应围绕着合同管理而进行。学好和用好合同是管理好工程项目的关键，是项目建设成败的关键。学会用“伙伴关系”和“双赢”思想来解决矛盾是一种素质修养，也是一种行为艺术。

参考文献：

1、建设工程施工合同示范文本（北京）

2、菲迪克合同条件——施工合同条件，机械工业出版社

3、国际工程合同与合同管理，中国建筑工业出版社